Что такое POS-система и как она работает?

Современные POS-системы (системы учета продаж) позволяют сократить время транзакций до 30%. Более того, эти устройства — это не просто кассовые аппараты. Они подключаются к централизованной системе, обеспечивая комплексное управление бизнесом, включая учет запасов в режиме реального времени, управление персоналом и взаимоотношениями с клиентами. Эти системы снижают количество ошибок, улучшают качество обслуживания клиентов и предоставляют ценную информацию для принятия решений.

Истоки POS-систем восходят к 1970-м годам, к «Неподкупному кассиру Ритти». Это был один из первых кассовых аппаратов, автоматизировавших простые транзакции. Затем технология развивалась с появлением штрих-кодов в 1980-х годах. Современные системы теперь включают удаленный доступ к данным, аналитику в реальном времени и функции на основе искусственного интеллекта для повышения эффективности. В этой статье мы расскажем о POS-системах и принципах их работы. Выделим ключевые особенности, на которые следует обратить внимание при выборе POS-систем. Давайте начнем!

Что такое POS-система?

Определение и основные компоненты

Каждый хоть раз ходил в розничный магазин. Выбрав товары для покупки, покупатель направляется к выходу, где кассир регистрирует покупки и помогает с оплатой. Терминалы, используемые кассиром для подсчета общей суммы, печати чеков и сканирования/считывания карт, являются частью POS-системы.

По определению, POS-система — это комбинация аппаратного и программного обеспечения, обрабатывающая торговые транзакции в точке покупки. Проще говоря, аппаратная часть POS-системы включает в себя дисплеи, процессоры и периферийные устройства, такие как сканеры и принтеры. Эти устройства позволяют собирать данные в режиме реального времени. Затем есть программное обеспечение, которое постоянно взаимодействует с главным компьютером для обновления информации о запасах и платежах в режиме реального времени. Таким образом, основные компоненты следующие:

✔️Основная система

✔️Периферийные устройства для транзакций и платежей

✔️Устройства ввода и вывода

Типы предприятий, использующих POS-системы

POS-система полезна для любого места, где требуются транзакционные услуги. Эти системы обычно устанавливаются в таких местах, как:

Основные отличия от традиционных кассовых аппаратов

Важно отличать POS-системы от обычных кассовых аппаратов. POS-система — это комбинация высокотехнологичных устройств, работающих с молниеносной скоростью и выполняющих множество процессов одновременно. Эти устройства работают в цифровом формате и в режиме реального времени передают информацию о приобретенных товарах, формируя базу данных. Кроме того, они предлагают множество способов оплаты, включая кредитные карты (с EMV-чипом) , бесконтактные NFC-платежи, цифровые счета с QR-кодами, подарочные карты и наличные.

Назначение POS-системы

Мы лишь кратко затронули тему назначения POS-терминалов в различных видах бизнеса. Для полного понимания их предназначения необходимо следующее:

Как работает POS-система? Пошаговая инструкция.

Мы можем разбить принцип работы POS-системы на простой пошаговый процесс. Понимание этого процесса поможет вам понять, как работает POS-система:

Шаг 1: Сканирование товаров и подсчет итогов.

Первый шаг — сканирование товаров. Рассмотрим розничный магазин, такой как Target, Walmart или Best Buy. Покупатель подходит к кассе с POS-терминалом. Кассир сканирует товары с помощью сканера штрихкодов. POS-система быстро сверяет штрихкод с данными инвентаризации и предоставляет название товара и цену. Одновременно рассчитывается общая стоимость, применяются налоги, скидки и акции. На протяжении всего процесса в POS-системе с двумя экранами покупатель может использовать отдельный экран для отслеживания всех данных транзакции в удобном для пользователя интерфейсе.

Шаг 2: Инициирование платежа и запроса на авторизацию

Второй и наиболее важный шаг, который начинается после того, как покупатель соглашается с общей суммой и выбранными товарами для покупки, — это инициирование платежа. POS-система будет включать в себя различные способы оплаты (карты, наличные, NFC и т. д.). POS-система шифрует данные платежа и отправляет их в защищенный платежный шлюз. POS-система отправляет зашифрованные данные транзакции (сумма, номер карты, срок действия) в платежный шлюз. Запрос поступает в банк для авторизации. Банк проверяет наличие средств/кредита и отправляет ответ об одобрении или отклонении.

Шаг 3: Обработка платежа и формирование квитанции.

После одобрения банком сообщение возвращается в POS-систему. Весь этот процесс требует подключения к интернету. Более быстрое сетевое оборудование для POS-системы обеспечит более быструю реакцию.

Затем инициируется запрос на расчет средств, переводящий сумму со счета клиента на счет продавца. Процесс занимает 1-2 рабочих дня. После этого POS-терминал регистрирует транзакцию как завершенную. Принтер чеков печатает чек, обычно это термопринтер для повышения эффективности. Этот процесс занимает от 2 до 5 секунд, в зависимости от скорости интернета.

Шаг 4: Обновление данных об инвентаре и учетных записях после совершения транзакции.

POS-система автоматически списывает проданный товар со склада сразу после завершения транзакции. Она также регистрирует продажу в профиле клиента и синхронизирует данные с облаком в режиме реального времени. Как упоминалось ранее, она также запускает триггеры, основанные на данных об остатках на складе.

Шаг 5: Интеграция с внутренними системами

Сбор данных позволяет предприятиям формировать ежедневные отчеты о продажах и отслеживать рыночные тенденции. Все это осуществляется с помощью программного обеспечения, интегрированного с POS-системами. Сеть подключается к ERP-системе (системе планирования ресурсов предприятия), что обеспечивает комплексное бизнес-планирование. Кроме того, она обменивается данными о клиентах с CRM-системой (системой управления взаимоотношениями с клиентами). Данные бесперебойно передаются между платформами через Wi-Fi или LAN-соединения.

Шаг 6: Облачные и локальные операции

Наконец, данные, генерируемые POS-системой, хранятся либо в облаке, либо на локальном сервере с возможностью работы в автономном режиме. Некоторые POS-системы имеют гибридные модели, позволяющие осуществлять как онлайн, так и офлайн доступ, а также резервное копирование. Использование облачных операций растет благодаря масштабным интернет-сетям и автоматическим обновлениям. Однако в районах с нестабильным интернетом гибридная модель работает лучше всего.

Необходимое оборудование и программное обеспечение для настройки POS-системы

Теперь, когда мы знаем, как работает POS-система , мы понимаем, зачем нам нужно специальное программное и аппаратное обеспечение для завершения настройки.

Необходимое программное обеспечение для POS-систем

Необходимое POS-оборудование

Функции, которые следует учитывать при выборе POS-систем.

Для достижения высокого уровня удовлетворенности клиентов крайне важно обеспечить быструю и эффективную POS-систему. В этом разделе мы проанализируем функции, которые позволяют создать быструю и высокопроизводительную POS-систему.

Ключевым моментом является обеспечение возможности аппаратного обеспечения обрабатывать быстрые транзакции без замедления работы программного интерфейса. Необходим высокопроизводительный сенсорный экран. Кроме того, процессор должен быть достаточно мощным, чтобы справляться с вычислительной нагрузкой. Он должен обладать широкими возможностями подключения, как проводного, так и беспроводного. Вот некоторые аспекты, которые следует учитывать при выборе оборудования для POS-системы:

Кроме того, следует учитывать, что POS-система должна поставляться с новейшей операционной системой: Windows, Linux или Android. POS-система должна поддерживать шифрование, соответствующее стандарту PCI DSS, NFC, MSR, считывание отпечатков пальцев и QR-кодов. Более того, POS-система должна эффективно работать с интегрированным открытым API для синхронизации с CRM, ERP и электронной коммерцией.

В целях безопасности рассмотрите возможность автоматического резервного копирования и работы в автономном режиме при наличии большого объема хранилища. Проверьте соответствие стандартам PCI DSS и ISO.

Заключение: Выбор подходящей POS-системы для ваших нужд

Для владельцев бизнеса, которым необходимо ускорить транзакции и повысить удовлетворенность клиентов, POS-системы — это правильное решение. Они предлагают широкий спектр функций, ускоряющих все этапы: сканирование, расчеты, оплата и управление данными. Системы могут предоставлять полезную информацию о бизнесе, например, о тенденциях продаж и управлении запасами. Однако, прежде чем совершить покупку, следует учитывать размер бизнеса, требования к оборудованию, совместимость программного обеспечения и бюджет. Если ваше программное обеспечение нетребовательно к ресурсам, выбирайте облегченные системы. Для повышения эффективности учитывайте рентабельность инвестиций (ROI).

Если вы ищете высококачественные POS-системы с полным спектром услуг OEM/ODM, то обратите внимание на следующие варианты:TCANG Их услуги включают в себя настройку, прототипирование, тестирование, руководство по установке, а также постоянное обучение и поддержку для оптимизации внедрения в бизнесе. Для получения дополнительной информации посетите веб-сайт TCANG.