Что такое POS-система и как она работает?

Краткий ответ: POS-система (система учета продаж) — это комбинация аппаратного и программного обеспечения, используемая предприятием для совершения продажи: терминал, принтер чеков, сканер штрих-кодов и денежный ящик на прилавке, на которых работает кассовое программное обеспечение, регистрирующее транзакцию и обновляющее данные об остатках на складе. Аппаратное обеспечение — это физический уровень, с которым взаимодействуют покупатель и кассир; программное обеспечение, выбираемое и устанавливаемое оператором отдельно, управляет ценообразованием, отчетностью и платежами.

Каждая касса в розничном магазине, каждый заказ в ресторане и каждая стойка регистрации в отеле работают на той или иной системе учета продаж (POS-системе). Этот термин охватывает как физические устройства на прилавке, так и программное обеспечение, которое ими управляет. Поскольку эти два компонента приобретаются, заменяются и обслуживаются отдельно, понимание того, где заканчивается аппаратное обеспечение и начинается программное обеспечение, является первым шагом к выбору подходящего оборудования. В этом руководстве объясняется, что такое POS-система, как через нее проходит транзакция и какие характеристики оборудования важны при выборе оборудования.

Происхождение POS-система История этой технологии восходит к 1970-м годам и «Неподкупному кассиру Ритти», одному из первых кассовых аппаратов, автоматизирующих простые операции. Технология развивалась с внедрением штрихкодов в 1980-х годах, и современное оборудование теперь поддерживает удаленный доступ к данным, отчетность в режиме реального времени и бесконтактную оплату.

Что такое POS-система?

POS-система — это комбинация аппаратного и программного обеспечения, которая обрабатывает торговые транзакции в точке покупки. В розничном магазине покупатель приносит товары к кассе, где кассир регистрирует каждый товар и завершает оплату. Устройства, которые кассир использует для подсчета суммы, печати чека и считывания платежной карты, являются POS-оборудованием.

Аппаратная часть включает в себя дисплей, внутренний процессор и подключенные периферийные устройства, такие как сканеры и принтеры — физические устройства, которые фиксируют каждую продажу. Программное обеспечение, которое выбирается и устанавливается оператором или системным интегратором самостоятельно, взаимодействует с этими устройствами для записи транзакций и обновления данных об инвентаре. Полная конфигурация включает три аппаратных уровня:

• Основной терминал — это процессор и сенсорный экран, обеспечивающие работу интерфейса кассового аппарата.
• Периферийные устройства для проведения транзакций и платежей — считыватель карт, принтер чеков и денежный ящик.
• Устройства ввода и вывода — сканер штрихкодов и дисплей для покупателей.

Типы предприятий, использующих POS-системы

POS-система полезна везде, где совершаются транзакции. В таблице ниже приведено краткое описание наиболее распространенных условий и типичной конфигурации оборудования в каждом из них.

Основные отличия от традиционного кассового аппарата

POS-система отличается от обычного кассового аппарата скоростью и возможностями подключения. В то время как кассовый аппарат просто хранит наличные и выводит итоговую сумму, POS-оборудование выполняет несколько процессов одновременно, записывает каждую операцию в цифровом виде и формирует базу данных транзакций в режиме реального времени. Оно также поддерживает множество способов оплаты, включая чиповые карты EMV, бесконтактную оплату NFC, оплату по QR-коду, подарочные карты и наличные. Для более полного сравнения двух категорий устройств см. наше руководство по... кассовые аппараты против POS-систем .

Что делает POS-система

В этих средах оборудование поддерживает четыре основные функции:

• Обработка заказа : сканер считывает штрихкоды, терминал подсчитывает общую сумму заказа, применяет налоги и скидки, а также принимает оплату через подключенный считыватель карт.
• Отслеживание запасов — каждая отсканированная продажа обновляет данные о наличии товара на складе, которые программное обеспечение оператора может использовать для запуска оповещений о необходимости повторного заказа.
• Улучшение обслуживания клиентов — терминал с двумя экранами отображает клиенту его заказ и общую сумму, а принтер чеков формирует распечатанный или отправленный по электронной почте отчет, что сокращает время ожидания в очереди и количество ошибок.
• Бизнес-отчетность — данные о транзакциях, полученные на терминале, используются для формирования отчетов о продажах и анализа тенденций, которые генерирует программное обеспечение оператора.

Как работает POS-система? Пошаговая инструкция.

Одна транзакция проходит шесть этапов, от сканирования до записи. В таблице ниже приведено краткое описание каждого этапа; подробная информация приведена ниже.

Шаг 1: Сканирование товаров и подсчет итогов.

Кассир сканирует каждый товар с помощью сканера штрихкодов. Терминал сопоставляет штрихкод с названием и ценой товара, затем подсчитывает общую сумму заказа и применяет налоги, скидки и акции. На терминале с двумя экранами покупатель видит итоговую сумму на отдельном дисплее, обращенном к покупателю.

Шаг 2: Инициирование платежа и авторизация

После подтверждения заказа клиент оплачивает его картой, наличными или с помощью NFC. При оплате картой терминал шифрует данные транзакции и отправляет их в платежный шлюз, который пересылает запрос в банк. Банк проверяет наличие средств и возвращает подтверждение или отказ.

Шаг 3: Обработка платежа и формирование квитанции.

После подтверждения платеж возвращается на терминал — обычно в течение двух-пяти секунд, в зависимости от скорости сети, поэтому надежное сетевое оборудование имеет большое значение. Затем в течение следующих одного-двух рабочих дней средства переводятся на счет продавца, и термопринтер чеков печатает чек.

Шаг 4: Обновление складских запасов после совершения сделки

По завершении сделки проданный товар списывается со склада, и информация о продаже регистрируется. Если оператор использует облачное программное обеспечение, эти данные синхронизируются в режиме реального времени, поэтому уровень запасов остается актуальным во всех точках продаж.

Шаг 5: Интеграция с внутренними системами

Данные о транзакциях могут передаваться в другие бизнес-системы оператора — такие как ERP и CRM-платформы — по Wi-Fi или локальной сети. Эта интеграция осуществляется с помощью выбранного оператором программного обеспечения; роль оборудования заключается в надежном сборе данных и обеспечении сетевого подключения для их передачи.

Шаг 6: Облачные или локальные решения

Данные хранятся либо в облаке, либо на локальном сервере с возможностью работы в автономном режиме. Облачная модель подходит для мест со стабильным интернет-соединением и обеспечивает автоматические обновления; гибридная модель, которая продолжает работу в автономном режиме и синхронизируется позже, лучше подходит для мест с ненадежным подключением. Терминальное оборудование с локальным хранилищем поддерживает оба подхода.

Необходимое оборудование и программное обеспечение для настройки POS-системы

Рабочая конфигурация предполагает сопряжение физического оборудования с совместимой программной платформой. Оператор или системный интегратор выбирает и лицензирует программное обеспечение отдельно; оборудование — это то, что вы указываете и приобретаете.

• POS-терминал (настольный, планшетный или мобильный)
• Платежный терминал / считыватель карт
• сканер штрихкодов
• Термопринтер чеков
• Денежный ящик
• Надежное сетевое оборудование (маршрутизатор/коммутатор)

Что касается программного обеспечения, платформа оператора обычно включает в себя интерфейс продаж, управление запасами, отчетность, а также управление клиентами и персоналом. Это программное обеспечение выбирается в соответствии с потребностями бизнеса и устанавливается на оборудование с открытой операционной системой — оно не поставляется вместе с самим оборудованием.

Технические характеристики POS-оборудования, которые следует учитывать.

Поскольку скорость и надежность транзакций зависят от аппаратного обеспечения, при выборе оборудования наиболее важны указанные ниже характеристики.

Для более подробного ознакомления с категориями терминалов и ценовыми диапазонами, см. наше руководство. Что такое POS-терминал и как его выбрать? .

Заключение: Выбор правильного POS-оборудования

POS-система ускоряет транзакции, снижает количество ошибок и собирает данные, необходимые предприятию для анализа продаж. При выборе оборудования следует учитывать среду развертывания, уровень аппаратного обеспечения и — что крайне важно — совместимость операционной системы оборудования с программным обеспечением, которое оператор планирует использовать. Выбор оборудования промышленного класса с открытыми ОС обеспечивает гибкость выбора на протяжении всего срока службы оборудования.

TCANG — производитель оборудования, специализирующийся на коммерческих POS-терминалах, киосках и периферийных устройствах, предоставляющий услуги OEM/ODM для дистрибьюторов и системных интеграторов. Выбор и интеграция программного обеспечения осуществляются оператором или его интегратором. Ознакомьтесь с нашим ассортиментом. Ассортимент POS-оборудования или связаться с нами Для получения ценовой информации.

Часто задаваемые вопросы

Что такое POS-система простыми словами?

POS-система — это аппаратное и программное обеспечение, которое предприятие использует для совершения продажи: терминал, сканер, принтер и денежный ящик на кассе, на которых работает программное обеспечение, регистрирующее транзакцию и обновляющее данные об остатках на складе.

В чём разница между POS-оборудованием и POS-программным обеспечением?

POS-оборудование — это физическое оборудование: терминал, считыватель карт, сканер, принтер, денежный ящик. POS-программное обеспечение — это приложение, работающее на нем для обработки продаж и управления данными. Они приобретаются отдельно: производитель поставляет оборудование, а оператор выбирает и лицензирует совместимое программное обеспечение.

Как POS-система обрабатывает платеж?

Терминал шифрует данные карты и отправляет их на платежный шлюз, который пересылает запрос в банк для авторизации. Банк одобряет или отклоняет транзакцию, подтверждение возвращается на терминал через несколько секунд, и распечатывается чек. Средства поступают на счет продавца в течение одного-двух рабочих дней.

Какое оборудование мне понадобится для POS-системы?

Для типичной конфигурации требуется POS-терминал, считыватель карт, сканер штрихкодов, термопринтер чеков, денежный ящик и надежное сетевое оборудование. Мобильные конфигурации могут объединять несколько из этих устройств в одном портативном POS-терминале.

Может ли POS-система работать без интернета?

Да. Оборудование с локальным хранилищем, работающее в автономном или гибридном режиме, может продолжать запись продаж во время сбоя и синхронизировать данные после восстановления соединения. Для авторизации карт в режиме реального времени обычно требуется активное соединение.