O que é um sistema POS e como ele funciona?

Os modernos sistemas de PDV (Ponto de Venda) podem reduzir o tempo de transação em até 30%. Além disso, esses dispositivos são mais do que simples caixas registradoras. Eles se conectam a um sistema centralizado, permitindo a gestão completa do negócio, incluindo controle de estoque em tempo real, gestão de funcionários e relacionamento com o cliente. Esses sistemas reduzem erros, aprimoram a experiência do cliente e fornecem informações valiosas para a tomada de decisões.

As origens dos sistemas POS remontam à década de 1970, com o "Ritty's Incorruptible Cashier". Foi um dos primeiros caixas registradoras a automatizar transações simples. A tecnologia evoluiu com a introdução dos códigos de barras na década de 1980. O formato moderno agora oferece acesso remoto a dados, análises em tempo real e recursos baseados em IA para aumentar a eficiência. Este artigo explicará os sistemas POS e como eles funcionam, destacando os principais recursos a serem considerados. Vamos começar!

O que é um sistema POS?

Definição e componentes principais

Todo mundo já foi a uma loja. Depois de escolher os itens que deseja comprar, o cliente se dirige ao caixa, onde um operador registra os produtos e o auxilia na compra. As máquinas que o operador usa para calcular o valor total, imprimir recibos e ler/passar cartões fazem parte do sistema de PDV (Ponto de Venda).

Por definição, um sistema POS é uma combinação de hardware e software que processa transações de venda no ponto de compra. Em termos simples, o hardware de um sistema POS inclui monitores, processadores e periféricos como leitores de código de barras e impressoras. Esses dispositivos permitem a coleta de dados em tempo real. Já o software se comunica constantemente com o computador central para atualizar o estoque e os pagamentos em tempo real. Portanto, os componentes principais são os seguintes:

✔️O Sistema Central

✔️Periféricos de transação e pagamento

✔️Dispositivos de entrada e saída

Tipos de empresas que utilizam sistemas de PDV (Ponto de Venda)

O sistema POS é útil para qualquer local que necessite de serviços transacionais. Esses sistemas geralmente são instalados em locais como:

Principais diferenças em relação às caixas registradoras tradicionais

É importante diferenciar os sistemas POS dos caixas registradoras comuns. O sistema POS é uma combinação de dispositivos de alta tecnologia que funcionam com extrema rapidez para executar múltiplos processos simultaneamente. Esses dispositivos operam digitalmente e registram em tempo real os itens comprados, criando um banco de dados. Além disso, oferecem diversos métodos de pagamento, incluindo cartões de crédito (com chip EMV) , pagamentos por aproximação NFC, notas fiscais digitais com códigos QR, cartões-presente e dinheiro.

Objetivo de um sistema POS

Já mencionamos brevemente a finalidade das máquinas de ponto de venda (PDV) em diversos tipos de negócios. Para compreender plenamente seu propósito, é necessário aprofundar o tema.

Como funciona um sistema POS? Passo a passo

Podemos explicar o funcionamento do sistema POS em um processo simples, passo a passo. Compreender esse processo pode ajudá-lo a entender como o sistema POS funciona:

Etapa 1: Escanear itens e totalizar

O primeiro passo é a leitura dos itens. Vamos considerar uma loja de varejo como a Target, Walmart ou Best Buy. O cliente se dirige ao caixa com a máquina de ponto de venda (PDV). O caixa escaneia os itens usando um leitor de código de barras. O sistema de PDV verifica rapidamente o código de barras em relação aos dados do estoque e fornece o nome e o preço do item. Simultaneamente, calcula o preço total, aplica impostos, descontos e promoções. Ao longo de todo o processo, em um sistema de PDV com tela dupla, o cliente pode usar uma tela separada para monitorar todos os dados da transação em uma interface amigável.

Etapa 2: Iniciar o pagamento e a solicitação de autorização

O segundo e mais crucial passo, que começa após o cliente concordar com o valor total e os itens selecionados para compra, é iniciar o pagamento. O sistema POS inclui uma variedade de métodos de pagamento (cartões, dinheiro, NFC, etc.). O POS criptografa os dados do pagamento e os envia para o gateway de pagamento seguro. O POS envia os detalhes criptografados da transação (valor, número do cartão, data de validade) para o gateway de pagamento. A solicitação é enviada ao banco para autorização. O banco verifica os fundos/crédito e envia uma resposta de aprovação ou recusa.

Etapa 3: Processamento de Pagamento e Geração de Recibo

Após a aprovação do banco, a mensagem é devolvida ao sistema POS. Todo esse processo requer uma conexão com a internet. Um hardware de rede mais rápido para o POS resultará em respostas mais rápidas.

Em seguida, é iniciada uma solicitação de liquidação de fundos, transferindo o valor da conta do cliente para a conta do comerciante. O processo leva de 1 a 2 dias úteis. Depois disso, o sistema de ponto de venda (PDV) registra a transação como concluída. A impressora de recibos imprime o comprovante, geralmente uma impressora térmica para maior eficiência. Esse processo leva de 2 a 5 segundos, dependendo da velocidade da internet.

Etapa 4: Atualizações pós-transação no inventário e nos registros

O sistema de PDV deduz automaticamente o item vendido do estoque imediatamente após a conclusão da transação. Ele também registra a venda no perfil do cliente e sincroniza os dados com a nuvem em tempo real. Como mencionado anteriormente, ele também aciona alertas com base no estoque.

Etapa 5: Integração com os sistemas de back-end

A coleta de dados permite que as empresas gerem relatórios de vendas diários e monitorem as tendências de mercado. Tudo isso é feito por meio de um software que se integra aos sistemas de PDV (Ponto de Venda). A rede se conecta ao software ERP (Planejamento de Recursos Empresariais), o que possibilita um planejamento de negócios abrangente. Além disso, compartilha dados de clientes com o CRM (Gestão de Relacionamento com o Cliente). Os dados fluem perfeitamente entre as plataformas via conexões Wi-Fi ou LAN.

Etapa 6: Operações na Nuvem vs. Operações Locais

Por fim, os dados gerados pelo sistema POS são armazenados na nuvem ou em um servidor local com capacidade de operação offline. Alguns sistemas POS possuem modelos híbridos que permitem acesso online e offline, com backup. O uso de operações em nuvem está crescendo devido às extensas redes de internet e às atualizações automáticas. No entanto, em áreas com internet instável, o modelo híbrido é a melhor opção.

Hardware e software necessários para configurar um sistema POS

Agora que sabemos como funciona o sistema POS , podemos entender por que precisamos de software e hardware específicos para concluir a configuração.

Software de PDV necessário

Hardware necessário para o ponto de venda (PDV)

Funcionalidades a considerar em sistemas de PDV (Ponto de Venda)

Para alcançar um alto índice de satisfação do cliente, é fundamental garantir um sistema de PDV rápido e eficiente. Nesta seção, analisaremos os recursos que possibilitam um sistema de PDV ágil e de alto desempenho.

Garantir que o hardware suporte transações rápidas sem comprometer o desempenho da interface do software é fundamental. Ele precisa de uma tela sensível ao toque de alto desempenho. Além disso, o processador precisa ser potente para suportar a carga de processamento. O sistema deve oferecer ampla capacidade de conectividade, seja com fio ou sem fio. Aqui estão alguns aspectos a serem considerados no hardware de um sistema POS:

Além disso, considere que o sistema POS deve vir com o sistema operacional mais recente: Windows, Linux ou Android. O sistema POS deve suportar criptografia compatível com PCI DSS, NFC, MSR, impressão digital e código QR. Ademais, o sistema POS deve ser capaz de executar com eficiência uma API aberta integrada para sincronização com CRM, ERP e e-commerce.

Para maior segurança, considere backups automáticos e modo offline com grande capacidade de armazenamento. Verifique a conformidade com os padrões PCI DSS e ISO.

Conclusão: Como escolher o sistema de PDV certo para as suas necessidades

Para empresários que precisam agilizar suas transações e aumentar a satisfação do cliente, os sistemas de PDV (Ponto de Venda) são a solução ideal. Eles oferecem recursos abrangentes que aceleram todas as etapas, desde a leitura do código de barras e o cálculo até o pagamento e o gerenciamento de dados. Podem fornecer informações valiosas sobre o negócio, como tendências de vendas e gestão de estoque. No entanto, antes de comprar, considere o tamanho da empresa, os requisitos de hardware, a compatibilidade do software e o orçamento disponível. Se o seu software for leve, opte por sistemas mais simples. Considere o retorno sobre o investimento (ROI) para garantir a eficiência.

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