Qual a diferença entre uma caixa registradora e um sistema POS?

Gerir um negócio envolve lidar com dinheiro, vendas e informações sobre clientes.   Ao longo das décadas, os lojistas têm usado caixas registradoras para registrar vendas e dar troco. Mas, com o avanço da tecnologia, um novo sistema, o " Sistema de PDV " (Ponto de Venda), tomou seu lugar. Ambos são usados ​​para gerenciar vendas, mas funcionam de maneiras muito diferentes.

Neste artigo, vamos analisar o que cada um deles é, como diferem, os prós e os contras de cada um e quando um faz mais sentido do que o outro.

O que é uma caixa registradora?

A caixa registradora é um dispositivo eletrônico que auxilia os proprietários da loja a manter o registro das vendas, imprimir recibos e guardar o dinheiro em um cofre.   Possui uma longa história de mais de 100 anos em lojas, restaurantes e pequenos comércios.

Como funciona uma caixa registradora

Assim que o caixa digitar o preço de um item, a máquina calculará o valor total, incluindo os impostos, e exibirá a conta final.   Quando o cliente paga, a gaveta se abre, o caixa fornece o troco e um recibo é impresso.

Suas tarefas básicas são:

• Inserir o preço dos itens (manualmente ou por meio de teclas predefinidas)
  
• Cálculo de impostos ou totais (em modelos mais avançados)
  
• Abrir a gaveta de dinheiro assim que o pagamento for aceito.
  
• Elaboração de um recibo impresso
  
• Armazenar dinheiro e moedas em segurança

Características e limitações típicas

Como as caixas registradoras foram projetadas para serem simples, elas possuem funcionalidades bastante limitadas. Aqui estão alguns recursos e limitações típicos:

Características:

• Ferragens duráveis ​​projetadas para balcões de varejo.
  
• Fácil de operar com funções básicas.
  
• Custo inicial mais baixo em comparação com a instalação completa de um sistema de PDV (Ponto de Venda).

Limitações:

• Rastreamento de estoque muito limitado (ou inexistente).
  
• Pouco ou nenhum rastreamento de clientes, programas de fidelidade ou análise de dados.
  
• Geralmente só processa dinheiro em espécie ou, talvez, cartões (se houver hardware adicional).
  
• Frequentemente não estão conectados em rede ou à nuvem, portanto os dados ficam presos localmente.
  
• À medida que o negócio cresce (mais itens, mais locais), torna-se mais difícil gerenciá-lo.

Quando uma caixa registradora pode ser suficiente

Quando você tem um pequeno negócio, poucos produtos/serviços, lida principalmente com dinheiro em espécie e não pretende expandir em um futuro próximo, uma caixa registradora é uma opção acessível.   Em tais casos, você pode não precisar da complexidade e do custo de um sistema POS completo.

O que é um sistema POS?

Um sistema POS (Point of Sale System) é uma caixa registradora inteligente, porém em formato digital.   É uma combinação de hardware e software utilizada para registrar vendas, controlar o estoque, processar diversas formas de pagamento e até mesmo analisar dados.

Como funciona um sistema POS

Quando um cliente compra algo, o caixa escaneia o item usando um leitor de código de barras.   O sistema insere automaticamente o estoque, aceita pagamentos (dinheiro, cartão ou carteira digital) e mantém todas as informações relacionadas às transações em um único local.

Um sistema POS normalmente inclui:

• Um terminal com tela sensível ao toque, tablet ou computador.
  
• Gaveta de dinheiro, impressora de recibos, leitor de código de barras, leitor de cartões
  
• Software que monitora as vendas em tempo real.
  
• Módulos de gestão de inventário
  
• Ferramentas de relatórios e análises
  
• Possivelmente fidelização de clientes, controle de ponto/presença de funcionários, suporte a múltiplas localidades.

Vantagens de um sistema POS

A seguir, apresentamos algumas das principais vantagens:

• Procedimento de finalização de compra rápido e eficiente (menos erros)
  
• Ninguém precisa verificar o estoque manualmente (pois ele é atualizado automaticamente).
  
• Capacidade de criar relatórios detalhados e compreender as tendências de vendas.
  
• Flexibilidade: aceite vários tipos de pagamento, finalizações de compra móveis/remotas e acesso à nuvem.
  
• Melhor opção para escalabilidade: várias localizações, muitos produtos, operações complexas.
  
• Integração com outras ferramentas de negócios, o que reduz o trabalho manual.

Considerações e possíveis desvantagens

Embora um sistema POS ofereça mais vantagens, existem desvantagens:

• Custo inicial mais elevado : hardware mais licenciamento de software, por vezes com taxas mensais.
  
• Maior complexidade : requer treinamento da equipe, instalação e manutenção.
  
• Dependência da confiabilidade do software/hardware : períodos de inatividade e problemas de internet podem afetar as operações (embora muitos sistemas modernos possuam modos offline).
  
• Possível excesso de capacidade : Se sua empresa for realmente muito pequena e simples, os recursos extras podem não ser utilizados (ou seja, você paga por algo que não precisa).

Principais diferenças entre uma caixa registradora e um sistema POS

Aqui estão algumas áreas onde uma caixa registradora e um sistema POS divergem.

Âmbito de funcionalidade

• A A caixa registradora concentra-se no processo de finalização da compra: efetuar uma compra, receber o dinheiro, abrir a gaveta e imprimir o recibo.
  
• Sistema POS   Possui tudo isso: rastreamento de estoque, informações do cliente, relatórios, suporte a múltiplas localizações e integrações.

Gestão de estoque

• As caixas registradoras só podem realizar a contagem simples de dinheiro e recibos; as alterações no estoque devem ser feitas manualmente.
  
• sistemas POS   Atualiza automaticamente os níveis de estoque durante a venda, pode fazer pedidos automaticamente e monitora o desempenho do produto.

Dados e análises

• Os caixas registradoras fornecem totais de vendas básicos e relatórios de fechamento do dia, mas não oferecem uma compreensão das tendências ou do comportamento do cliente.
  
• sistemas POS   Oferecem painéis de controle, relatórios de tendências, itens mais vendidos, histórico de vendas, desempenho dos funcionários e muito mais.

Tipos de pagamento e flexibilidade

• Historicamente, as caixas registradoras eram focadas em dinheiro em espécie, talvez cheques; os cartões exigem hardware e integração adicionais.
  
• sistemas POS   Aceitamos dinheiro, cartões e carteiras digitais.

Escalabilidade e prontidão para múltiplas localizações

• As caixas registradoras são ideais quando o local é pequeno e a variedade de produtos é limitada; a pesagem é manual e mais suscetível a erros.
  
• Os sistemas POS são projetados para suportar múltiplos terminais, múltiplas filiais, controle central e gerenciamento remoto baseado em nuvem.

Custo e complexidade

• As caixas registradoras têm um custo inicial menor, são mais fáceis de configurar e exigem treinamento mínimo.
  
• Os sistemas POS têm um custo mais elevado (hardware + software + treinamento), configuração mais complexa e manutenção contínua. No entanto, oferecem um retorno sobre o investimento (ROI) maior se você utilizar todas as suas funcionalidades.

Para facilitar a comparação, aqui está uma tabela de dados simples que mostra as principais diferenças.

Trabalhar com um fornecedor de sistema POS confiável comoTCANG Significa que você não está adquirindo apenas a máquina, mas um ecossistema que apoia o crescimento do seu negócio.

Como escolher o caminho certo para o seu negócio (e o papel de um fornecedor de sistema POS)

Antes de tomar uma decisão, faça a si mesmo estas perguntas:

• Você aceita pagamento com cartão, carteira digital ou somente dinheiro em espécie?
  
• Quantos produtos ou serviços você vende?   O inventário é uma entidade complexa ou simples?
  
• Vocês pretendem expandir para outros lugares ou terão mais pontos de atendimento?
  
• Você precisa de informações em tempo real, monitoramento de clientes, controles de funcionários ou integrações?
  
• Quanto você planeja gastar em hardware e software?
  
• Sua equipe é capaz de aprender e trabalhar com sistemas mais sofisticados?

Se você respondeu “sim” a várias dessas perguntas, um sistema POS faz sentido; se respondeu “não”, uma caixa registradora pode ser suficiente.

Trabalhando com um fornecedor de sistema POS

Ao escolher um sistema POS, você colabora com um fornecedor (em relação a hardware, software e suporte).   Faça estas perguntas ao seu fornecedor de sistemas de PDV para tomar a decisão certa:

• Que hardware está incluído (terminais, periféricos, gaveta de dinheiro, impressoras)?
  
• Quais funcionalidades de software estão disponíveis (módulo de inventário, análises, CRM)?
  
• É um sistema baseado em nuvem ou offline? Como os dados são armazenados?
  
• Que tipo de treinamento, instalação e suporte ao cliente eles oferecem?
  
• Quão fácil é usar o sistema para sua equipe?
  
• Qual é o nível de preparação do sistema para o futuro quando você expande?

Se os fornecedores responderem à maioria dessas perguntas da maneira que você deseja, selecione esse fornecedor.

Quando você pode começar com uma caixa registradora e migrar para um sistema de PDV (Ponto de Venda).

Você não precisa se limitar a um sistema de PDV ou a uma caixa registradora. Muitas empresas começam com uma caixa registradora e migram para um sistema de PDV à medida que crescem. Veja como isso pode funcionar:

• Etapa 1 : Loja pequena, poucos itens, principalmente dinheiro em espécie, operações simples: caixa registradora é suficiente.
  
• Etapa 2 : O negócio cresce (aceita cartões, aumenta o número de itens, exige controle de estoque); considere a possibilidade de migrar para um sistema de PDV (Ponto de Venda).
  
• Etapa 3 : Várias localizações, ampla linha de produtos, presença online, necessidade de dados e análises completas: um sistema de PDV completo de um fornecedor comoTCANG Faz sentido.

Avançar gradualmente pode reduzir o risco e o custo inicial, ao mesmo tempo que prepara sua empresa para as necessidades futuras.

Conclusão

A diferença entre uma caixa registradora e um sistema POS não está apenas no hardware: trata-se do que sua empresa deseja fazer após a venda.   Uma caixa registradora é usada para registrar uma venda; um sistema POS (Ponto de Venda) irá te auxiliar durante a venda, gerenciando o estoque, aumentando a satisfação do cliente e assim por diante.

Ao selecionar um fornecedor para uma caixa registradora ou um sistema POS , certifique-se de que seus recursos atendam às necessidades da sua empresa hoje e no futuro.   Ao planejar e saber o que deseja alcançar, você economizará dinheiro, tempo e evitará atualizações desnecessárias.