Worin besteht der Unterschied zwischen einer Registrierkasse und einem Kassensystem?

Die Führung eines Unternehmens beinhaltet den Umgang mit Geld, Verkäufen und Kundendaten.   Ladenbesitzer nutzen seit Jahrzehnten Registrierkassen, um Verkäufe zu erfassen und Wechselgeld herauszugeben. Mit dem technologischen Fortschritt hat jedoch ein neues System, das Kassensystem ( POS-System ), diese ersetzt. Beide Systeme dienen der Verkaufsverwaltung, funktionieren aber sehr unterschiedlich.

In diesem Artikel werden wir die einzelnen Varianten erläutern, die Unterschiede aufzeigen, die jeweiligen Vor- und Nachteile aufzeigen und erklären, wann die eine Variante sinnvoller ist als die andere.

Was ist eine Registrierkasse?

Die Registrierkasse ist ein elektronisches Gerät, das den Inhabern des Geschäfts hilft, die Verkaufsdaten zu erfassen, Belege auszudrucken und das Geld im Tresorfach sicher zu verwahren.   Es blickt auf eine über 100-jährige Geschichte als Ladenlokal, Restaurant und kleiner Laden zurück.

Wie eine Registrierkasse funktioniert

Sobald der Preis eines Artikels von einem Kassierer eingegeben wurde, berechnet die Maschine den Gesamtbetrag, fügt die Steuer hinzu und zeigt die Endrechnung an.   Wenn der Kunde bezahlt, öffnet sich die Kasse, der Kassierer gibt Wechselgeld heraus und ein Kassenbon wird ausgedruckt.

Seine grundlegenden Aufgaben sind:

• Eingabe des Preises von Artikeln (manuell oder über voreingestellte Tasten)
  
• Berechnung von Steuern oder Gesamtsummen (in fortgeschritteneren Modellen)
  
• Öffnen der Kassenschublade nach Zahlungseingang
  
• Erstellung einer gedruckten Quittung
  
• Bargeld und Münzen sicher aufbewahren

Typische Merkmale und Einschränkungen

Da Registrierkassen auf Einfachheit ausgelegt sind, verfügen sie nur über recht begrenzte Funktionen. Hier einige typische Merkmale und Einschränkungen:

Merkmale:

• Robuste Beschläge, speziell für Ladentheken entwickelt.
  
• Einfache Bedienung mit grundlegenden Funktionen
  
• Geringere Anschaffungskosten im Vergleich zu kompletten Kassensystemen

Einschränkungen:

• Sehr eingeschränkte (oder keine) Bestandsverfolgung
  
• Kaum oder gar keine Kundennachverfolgung, Treueprogramme oder Datenanalyse
  
• Akzeptiert üblicherweise nur Bargeld oder gegebenenfalls Kartenzahlung (bei Installation zusätzlicher Hardware).
  
• Oftmals nicht vernetzt oder mit der Cloud verbunden, sodass die Daten lokal gespeichert bleiben.
  
• Mit dem Wachstum des Unternehmens (mehr Artikel, mehr Standorte) wird die Verwaltung schwieriger.

Wann eine Registrierkasse ausreichen kann

Wenn Sie ein kleines Unternehmen mit wenigen Produkten/Dienstleistungen haben, hauptsächlich mit Bargeld arbeiten und in naher Zukunft keine Expansion planen, ist eine Registrierkasse eine kostengünstige Option.   In solchen Fällen benötigen Sie möglicherweise nicht die Komplexität und die Kosten eines kompletten Kassensystems.

Was ist ein Kassensystem?

Ein POS-System (Point of Sale System) ist eine intelligente Kasse, allerdings in digitaler Form.   Es handelt sich um eine Kombination aus Hardware und Software, die zur Erfassung von Verkäufen, zur Bestandsverfolgung, zur Abwicklung verschiedener Zahlungsarten und sogar zur Datenanalyse verwendet wird.

Wie ein Kassensystem funktioniert

Wenn ein Kunde etwas kauft, scannt der Kassierer den Artikel mit einem Barcode-Scanner.   Das System erfasst automatisch den Lagerbestand, akzeptiert Zahlungen (Bargeld, Karte oder digitale Geldbörse) und speichert alle Informationen zu den Transaktionen an einem zentralen Ort.

Ein Kassensystem umfasst normalerweise:

• Ein Touchscreen-Terminal, Tablet oder Computer
  
• Kassenschublade, Belegdrucker, Barcode-Scanner, Kartenleser
  
• Software zur Echtzeit-Verkäufenverfolgung
  
• Bestandsverwaltungsmodule
  
• Berichts- und Analysetools
  
• Möglicherweise Kundenbindung, Zeiterfassung der Mitarbeiter, Unterstützung mehrerer Standorte

Vorteile eines Kassensystems

Im Folgenden sind einige der wichtigsten Vorteile aufgeführt:

• Schneller und effizienter Bezahlvorgang (weniger Fehler)
  
• Keiner von Ihnen muss den Lagerbestand manuell überprüfen (da er automatisch aktualisiert wird).
  
• Die Fähigkeit, detaillierte Berichte zu erstellen und die Verkaufstrends zu verstehen.
  
• Flexibilität: Akzeptanz verschiedener Zahlungsarten, mobile/Fernzahlung, Cloud-Zugriff
  
• Besser geeignet für die Skalierung: mehrere Standorte, viele Produkte, komplexe Abläufe
  
• Die Integration mit anderen Geschäftstools reduziert die manuelle Arbeit.

Überlegungen und mögliche Nachteile

Ein Kassensystem bietet zwar mehr Funktionen, aber es gibt auch Nachteile:

• Höhere Anschaffungskosten : Hardware plus Softwarelizenzen, manchmal monatliche Gebühren
  
• Höhere Komplexität : Erfordert Schulung des Personals, Einrichtung und Wartung
  
• Abhängigkeit von der Zuverlässigkeit der Software/Hardware : Ausfallzeiten und Internetprobleme können den Betrieb beeinträchtigen (obwohl viele moderne Systeme über Offline-Modi verfügen).
  
• Mögliche Überkapazität : Wenn Ihr Unternehmen tatsächlich sehr klein und einfach ist, bleiben die zusätzlichen Funktionen möglicherweise ungenutzt (Sie bezahlen also für etwas, das Sie nicht benötigen).

Hauptunterschiede zwischen einer Registrierkasse und einem Kassensystem

Hier sind einige Bereiche, in denen sich Kasse und Kassensystem unterscheiden.

Funktionsumfang

• A Die Kasse konzentriert sich auf den Bezahlvorgang: den Kauf tätigen, das Geld entgegennehmen, die Kassenschublade öffnen und den Kassenbon ausdrucken.
  
• Kassensystem   Es bietet all das: Bestandsverfolgung, Kundeninformationen, Berichtswesen, Unterstützung mehrerer Standorte und Integrationen.

Bestandsverwaltung

• Kassensysteme können lediglich eine einfache Zählung von Bargeld und Belegen durchführen; Bestandsänderungen müssen manuell vorgenommen werden.
  
• Kassensysteme   Automatische Aktualisierung der Lagerbestände während des Verkaufs, automatische Bestellabwicklung und Überwachung der Produktleistung.

Daten und Analysen

• Kassensysteme liefern zwar grundlegende Umsatzsummen und Tagesabschlussberichte, ermöglichen aber kein Verständnis von Trends oder Kundenverhalten.
  
• Kassensysteme   Sie bieten Dashboards, Trendberichte, Bestsellerlisten, Verkaufshistorie, Mitarbeiterleistungsdaten und so weiter an.

Zahlungsarten und Flexibilität

• Historisch gesehen konzentrierten sich Registrierkassen auf Bargeld, vielleicht noch auf Schecks; Kartenzahlungen erfordern zusätzliche Hardware und Integration.
  
• Kassensysteme   Wir akzeptieren Bargeld, Karten und mobile Geldbörsen.

Skalierbarkeit und Bereitschaft für mehrere Standorte

• Kassensysteme sind ideal, wenn der Laden klein ist und die Produktpalette begrenzt ist; das Wiegen erfolgt manuell und ist fehleranfälliger.
  
• POS-Systeme sind so konzipiert, dass sie mehrere Terminals, mehrere Filialen, eine zentrale Steuerung und eine cloudbasierte Fernverwaltung unterstützen.

Kosten und Komplexität

• Kassensysteme haben geringere Anschaffungskosten, sind einfacher einzurichten und erfordern nur minimalen Schulungsaufwand.
  
• POS-Systeme sind zwar teurer (Hardware + Software + Schulung), komplexer in der Einrichtung und erfordern laufende Wartung, bieten aber einen höheren ROI, wenn sie alle Funktionen nutzen.

Um den Vergleich verständlicher zu machen, finden Sie hier ein einfaches Datenblatt, das die wichtigsten Unterschiede aufzeigt.

Die Zusammenarbeit mit einem zuverlässigen POS-Systemanbieter wieTCANG Das bedeutet, dass Sie nicht nur die Maschine erhalten, sondern ein Ökosystem, das Ihr Unternehmenswachstum unterstützt.

Den richtigen Weg für Ihr Unternehmen wählen (und die Rolle eines POS-Systemanbieters)

Bevor Sie eine Entscheidung treffen, stellen Sie sich folgende Fragen:

• Akzeptieren Sie Kartenzahlung, mobile Geldbörse oder nur Barzahlung?
  
• Wie viele Produkte oder Dienstleistungen verkaufen Sie?   Ist der Lagerbestand eine komplexe oder eine einfache Angelegenheit?
  
• Werden Sie das Angebot auf andere Orte ausweiten oder werden Sie weitere Check-in-Punkte einrichten?
  
• Benötigen Sie Echtzeitinformationen, Kundenüberwachung, Mitarbeiterkontrollen oder Integrationen?
  
• Wie viel planen Sie für Hardware und Software auszugeben?
  
• Sind Ihre Mitarbeiter in der Lage, komplexere Systeme zu erlernen und damit zu arbeiten?

Wenn Sie mehrere dieser Fragen mit „Ja“ beantwortet haben, ist ein Kassensystem sinnvoll; wenn Sie „Nein“ gesagt haben, reicht möglicherweise eine Registrierkasse aus.

Zusammenarbeit mit einem POS-Systemanbieter

Wenn Sie sich für ein Kassensystem entscheiden, arbeiten Sie mit einem Anbieter zusammen (in Bezug auf Hardware, Software und Support).   Stellen Sie Ihrem POS-Systemlieferanten diese Fragen, um die richtige Wahl zu treffen:

• Welche Hardware ist im Lieferumfang enthalten (Terminals, Peripheriegeräte, Kassenschublade, Drucker)?
  
• Welche Softwarefunktionen stehen zur Verfügung (Inventarmodul, Analysen, CRM)?
  
• Handelt es sich um ein Cloud-basiertes oder ein Offline-System? Wie werden die Daten gespeichert?
  
• Welche Art von Schulung, Installation und Kundensupport bieten sie an?
  
• Wie benutzerfreundlich ist das System für Ihre Mitarbeiter?
  
• Wie zukunftssicher ist das System bei einer Erweiterung?

Wenn die Lieferanten die meisten dieser Fragen so beantworten, wie Sie es sich wünschen, wählen Sie diesen Lieferanten aus.

Wann Sie mit einer Registrierkasse beginnen und zu einem Kassensystem wechseln könnten

Sie müssen nicht unbedingt bei einem Kassensystem oder einer Registrierkasse bleiben. Viele Unternehmen beginnen mit einer Registrierkasse und steigen mit dem Wachstum auf ein Kassensystem um. So könnte das aussehen:

• Phase 1 : Kleiner Laden, wenige Artikel, hauptsächlich Bargeld, einfache Abläufe: Eine Registrierkasse genügt.
  
• Phase 2 : Das Geschäft wächst (Akzeptanz von Karten, mehr Artikel, Bedarf an Bestandsverfolgung); Überlegung zum Wechsel auf ein Kassensystem.
  
• Phase 3 : Mehrere Standorte, große Produktlinien, Online-Präsenz, Bedarf an umfassenden Daten und Analysen: ein komplettes Kassensystem von einem Anbieter wieTCANG Das macht Sinn.

Ein schrittweiser Übergang kann Risiken und Vorlaufkosten reduzieren und gleichzeitig Ihr Unternehmen auf zukünftige Bedürfnisse vorbereiten.

Abschluss

Der Unterschied zwischen einer Registrierkasse und einem Kassensystem liegt nicht nur in der Hardware: Es geht vielmehr darum, was Ihr Unternehmen nach dem Verkauf tun möchte.   Eine Registrierkasse dient der Erfassung von Verkäufen; ein Kassensystem unterstützt Sie während des Verkaufs, bei der Bestandsverwaltung, der Steigerung der Kundenzufriedenheit usw.

Bei der Auswahl eines Lieferanten für eine Registrierkasse oder ein Kassensystem sollten Sie darauf achten, dass die Funktionen des Systems Ihren heutigen und zukünftigen Geschäftsanforderungen entsprechen.   Durch Planung und das Wissen um Ihre Ziele sparen Sie Geld und Zeit und vermeiden unnötige Upgrades.