कैश रजिस्टर और पीओएस सिस्टम में क्या अंतर है?

किसी व्यवसाय का प्रबंधन करने में धन, बिक्री और ग्राहक जानकारी के साथ काम करना शामिल होता है।   दुकान मालिक दशकों से बिक्री दर्ज करने और बकाया भुगतान करने के लिए कैश रजिस्टर का उपयोग करते आ रहे हैं। लेकिन प्रौद्योगिकी के विकास के साथ, एक नई प्रणाली, " पीओएस सिस्टम ", ने इसकी जगह ले ली है। दोनों का उपयोग बिक्री प्रबंधन के लिए किया जाता है, लेकिन वे बहुत अलग-अलग तरीकों से काम करते हैं।

इस लेख में हम जानेंगे कि ये सभी क्या हैं, इनमें क्या अंतर है, प्रत्येक के क्या फायदे और नुकसान हैं और कब एक दूसरे से अधिक उपयुक्त होता है।

कैश रजिस्टर क्या होता है?

कैश रजिस्टर एक इलेक्ट्रॉनिक उपकरण है जो दुकान के मालिकों को बिक्री का रिकॉर्ड रखने, रसीदें छापने और पैसे को सुरक्षित दराज में रखने में सहायता करता है।   दुकानों, रेस्तरां और छोटे स्टोरों में इसका 100 साल से अधिक का लंबा इतिहास है।

कैश रजिस्टर कैसे काम करता है

एक बार जब कैशियर द्वारा किसी वस्तु की कीमत दर्ज कर दी जाती है, तो मशीन कुल राशि की गणना करेगी, फिर उसमें कर शामिल करेगी और अंतिम बिल प्रदर्शित करेगी।   जब ग्राहक भुगतान करता है, तो दराज खुलती है, कैशियर छुट्टे पैसे देता है, और एक रसीद छप जाती है।

इसके मुख्य कार्य हैं:

• वस्तुओं की कीमत दर्ज करना (मैन्युअल रूप से या पूर्व निर्धारित कुंजियों द्वारा)
  
• कर या कुल राशि की गणना करना (अधिक उन्नत मॉडलों में)
  
• भुगतान स्वीकार हो जाने पर कैश ड्रॉअर खोलना
  
• मुद्रित रसीद तैयार करना
  
• नकदी और सिक्कों को सुरक्षित रूप से संग्रहित करना

विशिष्ट विशेषताएं और सीमाएं

कैश रजिस्टर को सरलता को ध्यान में रखकर डिज़ाइन किया गया है, इसलिए इनकी क्षमताएँ काफी सीमित होती हैं। यहाँ कुछ विशिष्ट विशेषताएँ और सीमाएँ दी गई हैं:

विशेषताएँ:

• खुदरा दुकानों के काउंटरों के लिए डिज़ाइन किया गया टिकाऊ हार्डवेयर
  
• बुनियादी सुविधाओं के साथ उपयोग में आसान
  
• पूर्ण पीओएस सेटअप की तुलना में शुरुआती लागत कम होती है।

सीमाएँ:

• इन्वेंट्री ट्रैकिंग बहुत सीमित (या बिलकुल भी नहीं) है।
  
• ग्राहक ट्रैकिंग, लॉयल्टी प्रोग्राम या डेटा एनालिटिक्स का बहुत कम या न के बराबर उपयोग
  
• आमतौर पर यह केवल नकदी या कार्ड (यदि अतिरिक्त हार्डवेयर जोड़ा गया हो) को ही संभालता है।
  
• अक्सर नेटवर्क या क्लाउड से कनेक्टेड नहीं होते, इसलिए डेटा स्थानीय रूप से ही फंसा रहता है।
  
• जैसे-जैसे व्यवसाय बढ़ता है (अधिक उत्पाद, अधिक स्थान), उसका प्रबंधन करना कठिन हो जाता है।

जब कैश रजिस्टर ही पर्याप्त हो सकता है

जब आपका छोटा व्यवसाय हो, कुछ ही उत्पाद/सेवाएं हों, ज्यादातर नकद में लेन-देन होता हो, और आप निकट भविष्य में इसे बढ़ाने की योजना नहीं बना रहे हों, तो कैश रजिस्टर एक किफायती विकल्प है।   ऐसे मामलों में आपको पूर्ण पीओएस सिस्टम की जटिलता और लागत की आवश्यकता नहीं हो सकती है।

पीओएस सिस्टम क्या है?

पीओएस सिस्टम (पॉइंट ऑफ सेल सिस्टम) एक स्मार्ट कैश रजिस्टर है, लेकिन डिजिटल रूप में।   यह हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर का एक संयोजन है जिसका उपयोग बिक्री दर्ज करने, इन्वेंट्री को ट्रैक करने, विभिन्न प्रकार के भुगतानों को संसाधित करने और यहां तक ​​कि डेटा का विश्लेषण करने के लिए किया जाता है।

पीओएस सिस्टम कैसे काम करता है

जब कोई ग्राहक कुछ खरीदता है, तो कैशियर बारकोड स्कैनर का उपयोग करके उस वस्तु को स्कैन करेगा।   यह सिस्टम स्वचालित रूप से स्टॉक दर्ज करता है, भुगतान स्वीकार करता है (नकद, कार्ड या डिजिटल वॉलेट के माध्यम से), और लेन-देन से संबंधित सभी जानकारी एक ही स्थान पर रखता है।

एक पीओएस सिस्टम में सामान्यतः निम्नलिखित शामिल होते हैं:

• एक टचस्क्रीन टर्मिनल, टैबलेट या कंप्यूटर
  
• कैश ड्रॉअर, रसीद प्रिंटर, बारकोड स्कैनर, कार्ड रीडर
  
• ऐसा सॉफ्टवेयर जो वास्तविक समय में बिक्री को ट्रैक करता है
  
• इन्वेंट्री प्रबंधन मॉड्यूल
  
• रिपोर्टिंग और विश्लेषण उपकरण
  
• संभवतः ग्राहक निष्ठा, कर्मचारी समय/उपस्थिति, बहु-स्थान समर्थन

पीओएस सिस्टम के फायदे

निम्नलिखित कुछ प्रमुख लाभ हैं:

• त्वरित और कुशल चेकआउट प्रक्रिया (कम त्रुटियां)
  
• आपमें से किसी को भी इन्वेंट्री को मैन्युअल रूप से जांचने की आवश्यकता नहीं है (क्योंकि यह स्वचालित रूप से अपडेट हो जाती है)।
  
• विस्तृत रिपोर्ट तैयार करने और बिक्री के रुझानों को समझने की क्षमता।
  
• लचीलापन: कई प्रकार के भुगतान स्वीकार करना, मोबाइल/रिमोट चेकआउट, क्लाउड एक्सेस
  
• विस्तार के लिए बेहतर: कई स्थान, अनेक उत्पाद, जटिल संचालन
  
• अन्य व्यावसायिक उपकरणों के साथ एकीकरण, जिससे मैन्युअल कार्य कम हो जाता है

विचारणीय बातें और संभावित कमियां

हालांकि पीओएस सिस्टम अधिक सुविधाएँ प्रदान करता है, लेकिन इसके कुछ नुकसान भी हैं:

• प्रारंभिक लागत अधिक : हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर लाइसेंसिंग, कभी-कभी मासिक शुल्क भी शामिल होते हैं।
  
• अधिक जटिलता : इसके लिए कर्मचारियों के प्रशिक्षण, सेटअप और रखरखाव की आवश्यकता होती है।
  
• सॉफ्टवेयर/हार्डवेयर की विश्वसनीयता पर निर्भरता : डाउनटाइम, इंटरनेट संबंधी समस्याएं संचालन को प्रभावित कर सकती हैं (हालांकि कई आधुनिक प्रणालियों में ऑफलाइन मोड होते हैं)।
  
• क्षमता से अधिक उपयोग की संभावना : यदि आपका व्यवसाय वास्तव में बहुत छोटा और सरल है, तो अतिरिक्त सुविधाओं का उपयोग नहीं हो सकता है (इसलिए आप उन चीजों के लिए भुगतान करते हैं जिनकी आपको आवश्यकता नहीं है)।

कैश रजिस्टर और पीओएस सिस्टम के बीच मुख्य अंतर

यहां कुछ ऐसे क्षेत्र दिए गए हैं जहां कैश रजिस्टर और पीओएस सिस्टम दोनों अलग-अलग भूमिका निभाते हैं।

कार्यक्षमता का दायरा

• A कैश रजिस्टर का मुख्य फोकस खरीदारी की प्रक्रिया पर होता है: खरीदारी करना, पैसे प्राप्त करना, दराज खोलना और रसीद प्रिंट करना।
  
• पीओएस प्रणाली   इसमें इन्वेंट्री ट्रैकिंग, ग्राहक जानकारी, रिपोर्टिंग, मल्टी-लोकेशन और इंटीग्रेशन जैसी सभी सुविधाएं मौजूद हैं।

सूची प्रबंधन

• कैश रजिस्टर केवल नकदी और रसीदों का साधारण मिलान ही कर सकते हैं; इन्वेंट्री में होने वाले बदलावों को मैन्युअल रूप से किया जाना चाहिए।
  
• पीओएस सिस्टम   सेल के दौरान स्टॉक लेवल को स्वचालित रूप से अपडेट करें, स्वचालित रूप से ऑर्डर कर सकते हैं और उत्पाद के प्रदर्शन की निगरानी कर सकते हैं।

डेटा और विश्लेषण

• कैश रजिस्टर बुनियादी बिक्री योग और दिन के अंत की रिपोर्ट तो प्रदान करते हैं, लेकिन रुझानों या ग्राहक व्यवहार की कोई जानकारी नहीं देते हैं।
  
• पीओएस सिस्टम   डैशबोर्ड, ट्रेंड रिपोर्ट, सबसे ज्यादा बिकने वाले आइटम, बिक्री का इतिहास, कर्मचारियों का प्रदर्शन आदि जैसी जानकारी प्रदान करें।

भुगतान के प्रकार और लचीलापन

• कैश रजिस्टर पारंपरिक रूप से नकदी पर केंद्रित होते थे, शायद चेक पर भी; कार्ड के लिए अतिरिक्त हार्डवेयर और एकीकरण की आवश्यकता होती है।
  
• पीओएस सिस्टम   नकद, कार्ड और मोबाइल वॉलेट स्वीकार किए जाते हैं।

स्केलेबिलिटी और बहु-स्थान तत्परता

• जब जगह छोटी हो और उत्पादों की रेंज सीमित हो, तो कैश रजिस्टर आदर्श होते हैं ; क्योंकि ऐसे मामलों में गिनती मैन्युअल होती है और त्रुटियों की संभावना अधिक होती है।
  
• पीओएस सिस्टम को कई टर्मिनलों, कई शाखाओं, केंद्रीय नियंत्रण और क्लाउड-आधारित रिमोट प्रबंधन का समर्थन करने के लिए डिज़ाइन किया गया है ।

लागत और जटिलता

• कैश रजिस्टर की शुरुआती लागत कम होती है, इसे स्थापित करना सरल होता है और इसके लिए न्यूनतम प्रशिक्षण की आवश्यकता होती है।
  
• पीओएस सिस्टम की लागत अधिक होती है (हार्डवेयर + सॉफ्टवेयर + प्रशिक्षण), सेटअप अधिक जटिल होता है और रखरखाव भी निरंतर करना पड़ता है। लेकिन यदि आप इसकी सभी क्षमताओं का उपयोग करते हैं तो इससे बेहतर निवेश पर लाभ मिलता है।

तुलना को आसानी से समझने के लिए, यहां एक सरल डेटा शीट दी गई है जो मुख्य अंतरों को दर्शाती है।

किसी विश्वसनीय पीओएस सिस्टम आपूर्तिकर्ता के साथ काम करना जैसेTCANG इसका मतलब है कि आपको सिर्फ मशीन ही नहीं मिल रही है, बल्कि एक ऐसा इकोसिस्टम मिल रहा है जो आपके व्यवसाय के विकास में सहायक है।

अपने व्यवसाय के लिए सही मार्ग चुनना (और पीओएस सिस्टम आपूर्तिकर्ता की भूमिका)

कोई भी निर्णय लेने से पहले, अपने आप से ये प्रश्न पूछें:

• क्या आप कार्ड से भुगतान, मोबाइल वॉलेट से भुगतान या केवल नकद भुगतान स्वीकार करेंगे?
  
• आप कितने उत्पाद या सेवाएं बेचते हैं?   क्या इन्वेंट्री एक जटिल इकाई है या एक सरल इकाई?
  
• क्या आप अन्य स्थानों पर भी अपनी सेवाएं बढ़ाएंगे या आप और अधिक चेकआउट पॉइंट खोलने जा रहे हैं?
  
• क्या आपको रीयल-टाइम जानकारी, क्लाइंट मॉनिटरिंग, कर्मचारी नियंत्रण या एकीकरण की आवश्यकता है?
  
• आप हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर पर कितना खर्च करने की योजना बना रहे हैं?
  
• क्या आपके कर्मचारी अधिक परिष्कृत प्रणालियों को सीखने और उनके साथ काम करने में सक्षम हैं?

यदि आपने इनमें से कई सवालों का जवाब "हां" में दिया है, तो पीओएस सिस्टम उपयुक्त रहेगा; यदि "नहीं" में जवाब दिया है, तो कैश रजिस्टर पर्याप्त हो सकता है।

पीओएस सिस्टम आपूर्तिकर्ता के साथ काम करना

जब आप पीओएस सिस्टम का चयन करते हैं, तो आप एक आपूर्तिकर्ता के साथ (हार्डवेयर, सॉफ्टवेयर और समर्थन के संबंध में) सहयोग करते हैं।   सही चुनाव करने के लिए अपने पीओएस सिस्टम आपूर्तिकर्ता से ये प्रश्न पूछें:

• इसमें कौन-कौन से हार्डवेयर शामिल हैं (टर्मिनल, पेरिफेरल, कैश ड्रॉअर, प्रिंटर)?
  
• कौन-कौन से सॉफ्टवेयर फ़ंक्शन उपलब्ध हैं (इन्वेंटरी मॉड्यूल, एनालिटिक्स, सीआरएम)?
  
• क्या यह क्लाउड-आधारित प्रणाली है या ऑफलाइन प्रणाली? डेटा कैसे संग्रहीत किया जाता है?
  
• वे किस प्रकार का प्रशिक्षण, इंस्टॉलेशन और ग्राहक सहायता प्रदान करते हैं?
  
• आपके कर्मचारियों के लिए यह सिस्टम कितना उपयोगकर्ता-अनुकूल है?
  
• सिस्टम का विस्तार करते समय भविष्य के लिए उसकी सुरक्षा का स्तर क्या है?

यदि आपूर्तिकर्ता इनमें से अधिकांश प्रश्नों के उत्तर आपकी इच्छानुसार देते हैं, तो उस आपूर्तिकर्ता का चयन करें।

आप कब कैश रजिस्टर से शुरुआत करके पीओएस (POS) की ओर बढ़ सकते हैं?

आपको हमेशा पीओएस सिस्टम या कैश रजिस्टर में से किसी एक पर ही टिके रहने की ज़रूरत नहीं है। कई व्यवसाय कैश रजिस्टर से शुरू होते हैं और जैसे-जैसे बढ़ते हैं, पीओएस सिस्टम पर चले जाते हैं। यह कुछ इस तरह दिख सकता है:

• चरण 1 : छोटी दुकान, कुछ ही सामान, ज्यादातर नकद भुगतान, सरल संचालन: कैश रजिस्टर ही पर्याप्त है।
  
• चरण 2 : व्यवसाय बढ़ता है (कार्ड स्वीकार करना, अधिक वस्तुएं, इन्वेंट्री ट्रैकिंग की आवश्यकता); पीओएस सिस्टम पर स्विच करने पर विचार करें।
  
• चरण 3 : कई स्थान, उत्पादों की विस्तृत श्रृंखला, ऑनलाइन उपस्थिति, पूर्ण डेटा और विश्लेषण की आवश्यकता: एक आपूर्तिकर्ता से पूर्ण पीओएस प्रणाली।TCANG समझ में आता है।

धीरे-धीरे आगे बढ़ने से जोखिम और शुरुआती लागत कम हो सकती है, साथ ही आपके व्यवसाय को भविष्य की जरूरतों के लिए तैयार किया जा सकता है।

निष्कर्ष

कैश रजिस्टर और पीओएस सिस्टम के बीच का अंतर केवल हार्डवेयर का नहीं है: यह इस बारे में है कि आपका व्यवसाय बिक्री के बाद क्या करना चाहता है।   कैश रजिस्टर का उपयोग बिक्री को रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है; पीओएस सिस्टम बिक्री के दौरान, इन्वेंट्री प्रबंधन में, ग्राहक संतुष्टि बढ़ाने में आदि में आपकी मदद करेगा।

कैश रजिस्टर या पीओएस सिस्टम के लिए आपूर्तिकर्ता का चयन करते समय, सुनिश्चित करें कि इसकी विशेषताएं आपकी वर्तमान और भविष्य की व्यावसायिक आवश्यकताओं के अनुरूप हों।   योजना बनाकर और यह जानकर कि आप क्या हासिल करना चाहते हैं, आप पैसे और समय की बचत करेंगे और अनावश्यक अपग्रेड से बचेंगे।