В чём разница между кассовым аппаратом и POS-системой?

Управление бизнесом включает в себя работу с деньгами, продажами и информацией о клиентах.   Владельцы магазинов десятилетиями использовали кассовые аппараты для учета продаж и выдачи сдачи. Но с развитием технологий их место заняла новая система — « POS-система ». Обе системы используются для управления продажами, но работают совершенно по-разному.

В этой статье мы рассмотрим, что представляет собой каждый из них, чем они отличаются, каковы их преимущества и недостатки, а также когда один вариант предпочтительнее другого.

Что такое кассовый аппарат?

Кассовый аппарат — это электронное устройство, которое помогает владельцам магазина вести учет продаж, печатать чеки и хранить деньги в сейфе.   Это заведение имеет долгую историю, насчитывающую более 100 лет, и включает в себя магазины, рестораны и небольшие торговые точки.

Как работает кассовый аппарат

После того как кассир введет цену товара, автомат рассчитает общую сумму, добавит налог и отобразит окончательный счет.   Когда покупатель расплачивается, кассовый ящик открывается, кассир выдает сдачу, и печатается чек.

Его основные задачи:

• Ввод цен на товары (вручную или с помощью предустановленных клавиш)
  
• Расчет налогов или итоговых сумм (в более сложных моделях)
  
• Открытие денежного ящика после принятия платежа.
  
• Изготовление печатного чека
  
• Надежное хранение наличных денег и монет.

Типичные характеристики и ограничения

Поскольку кассовые аппараты изначально разрабатывались с учетом простоты конструкции, их возможности довольно ограничены. Вот некоторые типичные особенности и ограничения:

Функции:

• Прочная фурнитура, предназначенная для торговых прилавков.
  
• Простое в использовании, с базовыми функциями.
  
• Более низкие первоначальные затраты по сравнению с полноценными POS-системами.

Ограничения:

• Очень ограниченный (или отсутствующий) учет товарных запасов.
  
• Практически полное отсутствие отслеживания клиентов, программ лояльности и анализа данных.
  
• Обычно принимает только наличные или, возможно, карты (если установлено дополнительное оборудование).
  
• Часто отсутствует сетевое соединение или подключение к облаку, поэтому данные остаются локально.
  
• По мере роста бизнеса (больше товаров, больше филиалов) управлять им становится все сложнее.

Когда кассового аппарата может быть достаточно

Если у вас небольшой бизнес с небольшим количеством товаров/услуг, вы работаете в основном с наличными и не планируете расширяться в ближайшем будущем, кассовый аппарат — это доступный вариант.   В подобных случаях вам может не понадобиться сложная и дорогостоящая POS-система.

Что такое POS-система?

POS-система (система учета продаж) — это «умный» кассовый аппарат, но в цифровом виде.   Это комбинация аппаратного и программного обеспечения, используемая для учета продаж, отслеживания запасов, обработки различных форм платежей и даже анализа данных.

Как работает POS-система

Когда покупатель совершает покупку, кассир сканирует товар с помощью сканера штрихкодов.   Система автоматически вносит данные о наличии товара на складе, принимает платежи (наличными, картой или через электронный кошелек) и хранит всю информацию, связанную с транзакциями, в одном месте.

Обычно POS-система включает в себя:

• Сенсорный терминал, планшет или компьютер
  
• Денежный ящик, принтер чеков, сканер штрих-кодов, считыватель карт.
  
• Программное обеспечение, отслеживающее продажи в режиме реального времени.
  
• Модули управления запасами
  
• Инструменты отчетности и аналитики
  
• Возможно, это касается лояльности клиентов, учета рабочего времени/посещаемости сотрудников, поддержки нескольких филиалов.

Преимущества POS-системы

Ниже перечислены некоторые из основных преимуществ:

• Быстрая и эффективная процедура оформления заказа (меньше ошибок)
  
• Никому из вас не нужно проверять наличие товаров вручную (поскольку данные обновляются автоматически).
  
• Умение составлять подробные отчеты и понимать тенденции продаж.
  
• Гибкость: прием различных типов платежей, оформление заказа через мобильное приложение/удаленно, доступ к облачным сервисам.
  
• Лучше подходит для масштабирования: множество локаций, большой ассортимент продукции, сложные операционные процессы.
  
• Интеграция с другими бизнес-инструментами, что сокращает объем ручной работы.

Соображения и потенциальные недостатки

Хотя POS-система предлагает больше возможностей, есть и компромиссы:

• Более высокие первоначальные затраты : оборудование плюс лицензирование программного обеспечения, иногда ежемесячная плата.
  
• Повышенная сложность : требует обучения персонала, настройки и обслуживания.
  
• Зависимость от надежности программного и аппаратного обеспечения : простои, проблемы с интернетом могут повлиять на работу (хотя многие современные системы имеют автономные режимы).
  
• Возможна избыточная мощность : если ваш бизнес действительно очень маленький и простой, дополнительные функции могут остаться неиспользованными (и вы будете платить за то, что вам не нужно).

Основные различия между кассовым аппаратом и POS-системой

Вот несколько областей, где кассовый аппарат и POS-система расходятся во мнениях.

Объем функциональных возможностей

• A Кассовый аппарат фокусируется на процессе оформления покупки: совершении покупки, получении денег, открытии кассового ящика и печати чека.
  
• POS-система   Включает в себя все это: отслеживание запасов, информацию о клиентах, отчетность, работу с несколькими филиалами и интеграцию.

Управление запасами

• Кассовые аппараты могут выполнять только простую подсчет наличных денег и поступлений; изменения в инвентаризации следует производить вручную.
  
• POS-системы   Автоматическое обновление уровня запасов во время распродажи, возможность автоматического оформления заказов и мониторинг показателей продаж.

Данные и аналитика

• Кассовые аппараты предоставляют базовые данные о продажах и отчеты за конец дня, но не позволяют отслеживать тенденции или поведение покупателей.
  
• POS-системы   Предлагайте панели мониторинга, отчеты о тенденциях, информацию о самых продаваемых товарах, историю продаж, показатели эффективности сотрудников и так далее.

Виды оплаты и гибкость

• Кассовые аппараты исторически были ориентированы на наличные деньги, возможно, чеки; для работы с картами требуется дополнительное оборудование и интеграция.
  
• POS-системы   Принимаем наличные, карты и мобильные кошельки.

Масштабируемость и готовность к работе в нескольких местах

• Кассовые аппараты идеально подходят для небольших помещений с ограниченным ассортиментом товаров; взвешивание осуществляется вручную и более подвержено ошибкам.
  
• POS-системы предназначены для поддержки нескольких терминалов, нескольких филиалов, централизованного управления и удаленного управления на основе облачных технологий.

Стоимость и сложность

• Кассовые аппараты имеют более низкую первоначальную стоимость, проще в настройке и требуют минимального обучения.
  
• POS-системы имеют более высокую стоимость (оборудование + программное обеспечение + обучение), более сложную настройку и текущее обслуживание. Но обеспечивают большую окупаемость инвестиций, если использовать их все возможности.

Для упрощения сравнения, вот простая таблица, показывающая основные различия.

Работа с надежным поставщиком POS-систем, таким как...TCANG Это означает, что вы получаете не просто оборудование, а целую экосистему, которая поддерживает рост вашего бизнеса.

Выбор правильного пути для вашего бизнеса (и роль поставщика POS-систем)

Прежде чем принять решение, задайте себе следующие вопросы:

• Вы принимаете оплату картой, мобильным кошельком или только наличными?
  
• Сколько товаров или услуг вы продаете?   Является ли товарно-материальные запасы сложным или простым понятием?
  
• Планируете ли вы расширить сеть на другие места или открыть больше кассовых пунктов?
  
• Вам необходима информация в режиме реального времени, мониторинг клиентов, контроль за сотрудниками или интеграция с другими системами?
  
• Сколько вы планируете потратить на аппаратное и программное обеспечение?
  
• Способны ли ваши сотрудники осваивать и работать с более сложными системами?

Если вы ответили «да» на несколько из этих вопросов, то POS-система имеет смысл; если «нет», то может быть достаточно кассового аппарата.

Работа с поставщиком POS-систем

При выборе POS-системы вы сотрудничаете с поставщиком (в отношении оборудования, программного обеспечения и технической поддержки).   Задайте эти вопросы своему поставщику POS-систем, чтобы сделать правильный выбор:

• Какое оборудование входит в комплект (терминалы, периферийные устройства, денежный ящик, принтеры)?
  
• Какие функции программного обеспечения доступны (модуль учета запасов, аналитика, CRM)?
  
• Это облачная или автономная система? Как хранятся данные?
  
• Какие виды обучения, установки и технической поддержки они предлагают?
  
• Насколько удобна эта система для ваших сотрудников?
  
• Насколько система защищена от устаревания в будущем при расширении?

Если поставщики ответят на большинство этих вопросов так, как вам бы хотелось, выберите именно этого поставщика.

Когда вы можете начать с кассового аппарата и перейти к POS-системе

Необязательно всегда использовать только POS-систему или кассовый аппарат. Многие предприятия начинают с кассового аппарата, а по мере роста переходят на POS-систему. Вот как это может выглядеть:

• Этап 1 : Небольшой магазин, мало товаров, в основном наличные, простые операции: достаточно кассового аппарата.
  
• Этап 2 : Бизнес растет (прием карт, расширение ассортимента, необходимость в отслеживании запасов); рассматривается возможность перехода на POS-систему.
  
• Этап 3 : Несколько торговых точек, широкий ассортимент продукции, присутствие в интернете, необходимы полные данные и аналитика: полноценная POS-система от такого поставщика, как...TCANG Вполне логично.

Постепенные шаги позволяют снизить риски и первоначальные затраты, а также подготовить бизнес к будущим потребностям.

Заключение

Разница между кассовым аппаратом и POS-системой заключается не только в оборудовании: важно то, что ваш бизнес хочет делать после продажи.   Кассовый аппарат используется для регистрации продажи; POS-система поможет вам во время продажи, в управлении запасами, повышении удовлетворенности клиентов и так далее.

При выборе поставщика кассового аппарата или POS-системы убедитесь, что их функциональные возможности соответствуют потребностям вашего бизнеса сегодня и в будущем.   Планируя и зная, чего вы хотите достичь, вы сэкономите деньги, время и избежите ненужных обновлений.