Quelle est la différence entre une caisse enregistreuse et un système de point de vente (POS) ?

Gérer une entreprise implique de travailler avec de l'argent, des ventes et des informations clients.   Depuis des décennies, les commerçants utilisent des caisses enregistreuses pour enregistrer les ventes et rendre la monnaie. Mais avec les progrès technologiques, un nouveau système, le système de point de vente (POS ), l'a remplacé. Bien que les deux servent à gérer les ventes, leur fonctionnement est très différent.

Dans cet article, nous allons détailler ce qu'est chaque option, en quoi elles diffèrent, les avantages et les inconvénients de chacune et dans quels cas l'une est plus judicieuse que l'autre.

Qu'est-ce qu'une caisse enregistreuse ?

La caisse enregistreuse est un appareil électronique qui aide les propriétaires du magasin à tenir les registres des ventes, à imprimer les reçus et à sécuriser l'argent dans le tiroir-caisse.   Elle possède une longue histoire de plus de 100 ans, présente dans les boutiques, les restaurants et les petits commerces.

Comment fonctionne une caisse enregistreuse ?

Une fois que le prix d'un article est saisi par le caissier, la machine calcule le montant total, inclut la taxe et affiche la facture finale.   Lorsque le client paie, le tiroir-caisse s'ouvre, le caissier rend la monnaie et un reçu est imprimé.

Ses tâches principales sont :

• Saisie du prix des articles (manuellement ou par touches prédéfinies)
  
• Calcul des taxes ou des totaux (dans les modèles plus avancés)
  
• Ouvrir le tiroir-caisse une fois le paiement accepté
  
• Production d'un reçu imprimé
  
• Stocker l'argent liquide et les pièces de monnaie en toute sécurité

Caractéristiques et limitations typiques

Les caisses enregistreuses étant conçues pour être simples d'utilisation, leurs fonctionnalités sont assez limitées. Voici quelques caractéristiques et limitations typiques :

Caractéristiques:

• Matériel durable conçu pour les comptoirs de vente au détail
  
• Facile à utiliser grâce à ses fonctions de base
  
• Coût initial inférieur à celui des systèmes de point de vente complets.

Limites:

• Suivi des stocks très limité (ou inexistant)
  
• Peu ou pas de suivi client, de programmes de fidélité ou d'analyse de données.
  
• Généralement, il ne traite que les espèces ou éventuellement les cartes (si du matériel supplémentaire est ajouté).
  
• Souvent non connectés au réseau ou au cloud, les données restent donc stockées localement.
  
• À mesure que l'activité se développe (plus de produits, plus de points de vente), sa gestion devient plus difficile.

Quand une caisse enregistreuse peut suffire

Lorsque vous avez une petite entreprise, peu de produits/services, que vous traitez principalement en espèces et que vous ne prévoyez pas de vous développer dans un avenir proche, une caisse enregistreuse est une option abordable.   Dans de tels cas, vous n'aurez peut-être pas besoin de la complexité et du coût d'un système de point de vente complet.

Qu'est-ce qu'un système de point de vente (POS) ?

Un système de point de vente (POS) est une caisse enregistreuse intelligente, mais sous forme numérique.   Il s'agit d'une combinaison de matériel et de logiciels utilisée pour enregistrer les ventes, suivre les stocks, traiter différents types de paiements et même analyser les données.

Comment fonctionne un système de point de vente ?

Lorsqu'un client achète un article, le caissier le scanne à l'aide d'un lecteur de codes-barres.   Le système enregistre automatiquement les stocks, accepte les paiements (espèces, carte ou portefeuille numérique) et conserve toutes les informations relatives aux transactions en un seul endroit.

Un système de point de vente (POS) comprend généralement :

• Un terminal à écran tactile, une tablette ou un ordinateur
  
• tiroir-caisse, imprimante de reçus, lecteur de codes-barres, lecteur de cartes
  
• Logiciel permettant de suivre les ventes en temps réel
  
• Modules de gestion des stocks
  
• Outils de reporting et d'analyse
  
• Fidélisation de la clientèle, temps de travail/présence des employés, soutien multisite (éventuellement)

Avantages d'un système de point de vente

Voici quelques-uns des principaux avantages :

• Procédure de passage en caisse rapide et efficace (moins d'erreurs)
  
• Vous n'avez plus besoin de vérifier l'inventaire manuellement (car il est mis à jour automatiquement).
  
• Capacité à rédiger des rapports détaillés et à comprendre les tendances de vente.
  
• Flexibilité : acceptation de plusieurs modes de paiement, paiements mobiles/à distance, accès au cloud
  
• Idéal pour la mise à l'échelle : plusieurs sites, de nombreux produits, des opérations complexes
  
• L'intégration avec d'autres outils d'entreprise réduit le travail manuel.

Considérations et inconvénients potentiels

Bien qu'un système de point de vente offre plus de fonctionnalités, il présente des inconvénients :

• Coût initial plus élevé : matériel et licences logicielles, parfois frais mensuels
  
• Complexité accrue : nécessite la formation du personnel, la mise en place et la maintenance
  
• Dépendance à la fiabilité des logiciels et du matériel : les interruptions de service et les problèmes de connexion Internet peuvent affecter les opérations (bien que de nombreux systèmes modernes disposent de modes hors ligne).
  
• Surcapacité possible : Si votre entreprise est vraiment très petite et simple, les fonctionnalités supplémentaires risquent de ne pas être utilisées (vous payez donc pour ce dont vous n'avez pas besoin).

Principales différences entre une caisse enregistreuse et un système de point de vente

Voici quelques domaines où une caisse enregistreuse et un système de point de vente divergent.

Étendue des fonctionnalités

• A La caisse enregistreuse se concentre sur le processus d'encaissement : effectuer un achat, recevoir l'argent, ouvrir le tiroir-caisse et imprimer le reçu.
  
• Système de point de vente   Il possède toutes ces fonctionnalités : suivi des stocks, informations clients, rapports, gestion multi-sites et intégrations.

Gestion des stocks

• Les caisses enregistreuses ne peuvent effectuer qu'un simple comptage des espèces et des reçus ; les modifications d'inventaire doivent être effectuées manuellement.
  
• Systèmes de point de vente   Mise à jour automatique des niveaux de stock pendant les soldes, possibilité de passer des commandes automatiquement et suivi des performances des produits.

Données et analyses

• Les caisses enregistreuses fournissent les totaux de ventes de base et les rapports de fin de journée, mais aucune information sur les tendances ou le comportement des clients.
  
• Systèmes de point de vente   Nous proposons des tableaux de bord, des rapports de tendances, les articles les plus vendus, l'historique des ventes, les performances des employés, etc.

Types de paiement et flexibilité

• Historiquement, les caisses enregistreuses étaient principalement axées sur les espèces, et éventuellement les chèques ; les cartes nécessitent du matériel supplémentaire et une intégration.
  
• Systèmes de point de vente   Nous acceptons les espèces, les cartes et les portefeuilles mobiles.

Évolutivité et capacité de déploiement multisite

• Les caisses enregistreuses sont idéales lorsque l'espace est réduit et la gamme de produits limitée ; le pesage est manuel et plus sujet aux erreurs.
  
• Les systèmes de point de vente sont conçus pour prendre en charge plusieurs terminaux, plusieurs succursales, un contrôle centralisé et une gestion à distance basée sur le cloud.

Coût et complexité

• Les caisses enregistreuses ont un coût initial moins élevé, sont plus simples à installer et nécessitent une formation minimale.
  
• Les systèmes de point de vente ont un coût plus élevé (matériel, logiciel et formation), une installation plus complexe et nécessitent une maintenance continue. Cependant, ils offrent un meilleur retour sur investissement si vous exploitez pleinement leurs fonctionnalités.

Pour faciliter la comparaison, voici une fiche technique simple qui présente les principales différences.

Travailler avec un fournisseur de systèmes de point de vente fiable commeTCANG Cela signifie que vous n'obtenez pas seulement la machine, mais un écosystème qui soutient la croissance de votre entreprise.

Choisir la bonne voie pour votre entreprise (et le rôle d'un fournisseur de système de point de vente)

Avant de prendre une décision, posez-vous les questions suivantes :

• Acceptez-vous les paiements par carte, par portefeuille mobile ou uniquement en espèces ?
  
• Combien de produits ou de services vendez-vous ?   L'inventaire est-il une entité complexe ou simple ?
  
• Prévoyez-vous d'étendre votre service à d'autres endroits ou d'ouvrir davantage de points de vente ?
  
• Avez-vous besoin d'informations en temps réel, d'un suivi client, de contrôles des employés ou d'intégrations ?
  
• Quel budget prévoyez-vous consacrer au matériel et aux logiciels ?
  
• Votre personnel est-il capable d'apprendre et de travailler avec des systèmes plus sophistiqués ?

Si vous avez répondu « oui » à plusieurs de ces questions, un système de point de vente est judicieux ; si vous avez répondu « non », une caisse enregistreuse pourrait suffire.

Collaborer avec un fournisseur de systèmes de point de vente

Lorsque vous choisissez un système de point de vente, vous collaborez avec un fournisseur (en ce qui concerne le matériel, les logiciels et l'assistance).   Posez ces questions à votre fournisseur de systèmes de point de vente pour faire le bon choix :

• Quel matériel est inclus (terminaux, périphériques, tiroir-caisse, imprimantes) ?
  
• Quelles sont les fonctionnalités logicielles disponibles (module d'inventaire, analyse, CRM) ?
  
• S'agit-il d'un système basé sur le cloud ou hors ligne ? Comment les données sont-elles stockées ?
  
• Quels types de formation, d'installation et d'assistance clientèle proposent-ils ?
  
• Le système est-il facile à utiliser pour votre personnel ?
  
• Quel est le niveau de pérennité du système lors de son expansion ?

Si les fournisseurs répondent à la plupart de ces questions de la manière dont vous le souhaitez, choisissez ce fournisseur.

Quand commencer avec une caisse enregistreuse et passer à un système de point de vente (PDV) ? Quand commencer avec une caisse enregistreuse et passer à un PDV ?

Il n'est pas toujours nécessaire d'utiliser soit un système de point de vente (POS), soit une caisse enregistreuse. De nombreuses entreprises commencent avec une caisse enregistreuse et passent à un système POS à mesure qu'elles se développent. Voici un exemple :

• Étape 1 : Petit magasin, peu d'articles, principalement en espèces, opérations simples : une caisse enregistreuse suffit.
  
• Étape 2 : L'activité se développe (acceptation des cartes, augmentation du nombre d'articles, besoin de suivi des stocks) ; envisagez de passer à un système de point de vente.
  
• Étape 3 : Plusieurs points de vente, large gamme de produits, présence en ligne, besoin de données et d’analyses complètes : un système de point de vente complet fourni par un prestataire commeTCANG C'est logique.

Une transition progressive permet de réduire les risques et les coûts initiaux, tout en préparant votre entreprise aux besoins futurs.

Conclusion

La différence entre une caisse enregistreuse et un système de point de vente ne réside pas seulement dans le matériel : elle concerne aussi ce que votre entreprise souhaite faire après la vente.   Une caisse enregistreuse sert à enregistrer une vente ; un système de point de vente (POS) vous aidera pendant la vente, en gérant les stocks, en augmentant la satisfaction client, etc.

Lors du choix d'un fournisseur pour une caisse enregistreuse ou un système de point de vente , assurez-vous que ses fonctionnalités correspondent aux besoins de votre entreprise, aujourd'hui comme demain.   En planifiant et en sachant ce que vous voulez réaliser, vous économiserez de l'argent et du temps, et vous éviterez les mises à niveau inutiles.