Qual è la differenza tra un registratore di cassa e un sistema POS?

Gestire un'azienda significa lavorare con denaro, vendite e informazioni sui clienti.   I proprietari di negozi hanno utilizzato i registratori di cassa per documentare le vendite e dare il resto nel corso dei decenni. Ma con l'avanzare della tecnologia, un nuovo sistema, il " POS ", ha preso il suo posto. Entrambi vengono utilizzati per gestire le vendite, ma funzionano in modi molto diversi.

In questo articolo analizzeremo nel dettaglio cosa sono ciascuna di queste opzioni, in cosa differiscono, quali sono i pro e i contro di ciascuna e quando una è più sensata dell'altra.

Cos'è un registratore di cassa?

Il registratore di cassa è un dispositivo elettronico che aiuta i proprietari del negozio a tenere traccia delle vendite, stampare le ricevute e mettere al sicuro il denaro nel cassetto di sicurezza.   Ha una lunga storia di oltre 100 anni nei negozi, nei ristoranti e nei piccoli esercizi commerciali.

Come funziona un registratore di cassa

Una volta che il cassiere ha digitato il prezzo di un articolo, la macchina calcolerà l'importo totale, includerà le tasse e visualizzerà il conto finale.   Quando il cliente paga, il cassetto si apre, il cassiere dà il resto e viene stampata una ricevuta.

I suoi compiti fondamentali sono:

• Inserimento del prezzo degli articoli (manualmente o tramite tasti preimpostati)
  
• Calcolo delle tasse o dei totali (nei modelli più avanzati)
  
• Apertura del cassetto contanti una volta accettato il pagamento
  
• Produzione di una ricevuta stampata
  
• Conservare denaro e monete in modo sicuro

Caratteristiche e limitazioni tipiche

Poiché i registratori di cassa sono stati progettati per essere semplici, le loro funzionalità sono piuttosto limitate. Ecco alcune caratteristiche e limitazioni tipiche:

Caratteristiche:

• Hardware durevole progettato per i banconi della vendita al dettaglio
  
• Facile da usare con funzioni di base
  
• Costi iniziali inferiori rispetto alle configurazioni POS complete

Limitazioni:

• Monitoraggio dell'inventario molto limitato (o nullo)
  
• Monitoraggio dei clienti, programmi fedeltà o analisi dei dati scarsi o assenti
  
• Di solito gestisce solo contanti o forse carte (se è stato aggiunto hardware extra)
  
• Spesso non sono in rete o connessi al cloud, quindi i dati rimangono bloccati localmente
  
• Man mano che l'attività cresce (più articoli, più sedi) diventa più difficile da gestire

Quando un registratore di cassa può bastare

Se hai una piccola attività, con pochi prodotti/servizi, gestisci principalmente denaro contante e non hai intenzione di espanderti nel prossimo futuro, un registratore di cassa è una soluzione conveniente.   In questi casi potresti non aver bisogno della complessità e del costo di un sistema POS completo.

Cos'è un sistema POS?

Un sistema POS (Point of Sale System) è un registratore di cassa intelligente, ma in formato digitale.   Si tratta di una combinazione di hardware e software utilizzata per registrare le vendite, tenere traccia dell'inventario, elaborare varie forme di pagamento e persino analizzare i dati.

Come funziona un sistema POS

Quando un cliente acquista qualcosa, il cassiere scannerizza l'articolo utilizzando uno scanner di codici a barre.   Il sistema inserisce automaticamente le scorte, accetta pagamenti (contanti, carte o portafoglio digitale) e conserva tutte le informazioni relative alle transazioni in un'unica posizione.

Un sistema POS normalmente comprende:

• Un terminale touchscreen, un tablet o un computer
  
• Cassetto contanti, stampante per ricevute, scanner per codici a barre, lettore di carte
  
• Software che monitora le vendite in tempo reale
  
• Moduli di gestione dell'inventario
  
• Strumenti di reporting e analisi
  
• Possibilmente fedeltà dei clienti, gestione delle presenze dei dipendenti, supporto multi-sede

Vantaggi di un sistema POS

Ecco alcuni dei principali vantaggi:

• Procedura di pagamento rapida ed efficiente (meno errori)
  
• Nessuno di voi dovrà controllare manualmente l'inventario (perché viene aggiornato automaticamente).
  
• Capacità di creare report dettagliati e comprendere le tendenze di vendita.
  
• Flessibilità: accetta più tipi di pagamento, pagamenti mobili/remoti, accesso al cloud
  
• Migliore per la scalabilità: più sedi, molti prodotti, operazioni complesse
  
• Integrazione con altri strumenti aziendali, che riduce il lavoro manuale

Considerazioni e potenziali svantaggi

Sebbene un sistema POS offra di più, ci sono dei compromessi:

• Costi iniziali più elevati : hardware più licenze software, a volte canoni mensili
  
• Maggiore complessità : richiede formazione del personale, installazione e manutenzione
  
• Dipendenza dall'affidabilità del software/hardware : tempi di inattività, problemi di Internet possono influire sulle operazioni (anche se molti sistemi moderni dispongono di modalità offline)
  
• Possibile sovracapacità : se la tua attività è davvero molto piccola e semplice, le funzionalità extra potrebbero non essere utilizzate (quindi pagherai per ciò di cui non hai bisogno)

Principali differenze tra un registratore di cassa e un sistema POS

Ecco alcuni ambiti in cui un registratore di cassa e un sistema POS si differenziano.

Ambito di funzionalità

• A la cassa si concentra sul processo di pagamento: effettuare un acquisto, ricevere il denaro, aprire il cassetto e stampare la ricevuta.
  
• Sistema POS   ha tutto questo: monitoraggio dell'inventario, informazioni sui clienti, reporting, sedi multiple e integrazioni.

Gestione dell'inventario

• I registratori di cassa possono effettuare solo il semplice conteggio del denaro contante e delle ricevute; le variazioni di inventario devono essere effettuate manualmente.
  
• Sistemi POS   aggiornare automaticamente i livelli delle scorte durante la vendita, effettuare ordini automaticamente e monitorare le prestazioni del prodotto.

Dati e analisi

• I registratori di cassa forniscono totali di vendita di base e report di fine giornata, ma non forniscono alcuna informazione sulle tendenze o sul comportamento dei clienti.
  
• Sistemi POS   offrire dashboard, report sulle tendenze, articoli più venduti, cronologia delle vendite, prestazioni dei dipendenti e così via.

Tipi di pagamento e flessibilità

• In passato, i registratori di cassa si concentravano sul denaro contante, forse sugli assegni; le carte richiedono hardware e integrazione aggiuntivi.
  
• Sistemi POS   accetta contanti, carte e portafogli elettronici.

Scalabilità e predisposizione per più sedi

• I registratori di cassa sono ideali quando la sede è piccola e la gamma di prodotti è limitata; la regolazione è manuale e più soggetta a errori.
  
• I sistemi POS sono progettati per supportare più terminali, più filiali, controllo centrale e gestione remota basata su cloud.

Costo e complessità

• I registratori di cassa hanno un costo iniziale inferiore, sono più semplici da installare e richiedono una formazione minima.
  
• I sistemi POS hanno un costo più elevato (hardware + software + formazione), una configurazione più complessa e una manutenzione continua. Ma offrono un ROI maggiore se sfruttate appieno le loro potenzialità.

Per rendere il confronto più semplice da comprendere, ecco una semplice scheda tecnica che mostra le differenze principali.

Lavorare con un fornitore affidabile di sistemi POS comeTCANG significa che non riceverai solo la macchina, ma un ecosistema che supporta la crescita della tua attività.

Scegliere il percorso giusto per la tua attività (e il ruolo di un fornitore di sistemi POS)

Prima di prendere una decisione, poniti queste domande:

• Accetteresti pagamenti con carta, portafoglio mobile o solo contanti?
  
• Quanti prodotti o servizi vendi?   L'inventario è un'entità complessa o semplice?
  
• Verrà esteso ad altri luoghi o saranno previsti più punti di pagamento?
  
• Hai bisogno di informazioni in tempo reale, monitoraggio dei clienti, controllo dei dipendenti o integrazioni?
  
• Quanto pensi di spendere in hardware e software?
  
• Il tuo personale è in grado di apprendere e lavorare con sistemi più sofisticati?

Se hai risposto "sì" a molte di queste domande, un sistema POS ha senso; in caso contrario, potrebbe bastare un registratore di cassa.

Collaborare con un fornitore di sistemi POS

Quando si sceglie un sistema POS, si collabora con un fornitore (per quanto riguarda hardware, software e supporto).   Per fare la scelta giusta, poni queste domande al tuo fornitore di sistemi POS:

• Quale hardware è incluso (terminali, periferiche, cassetto contanti, stampanti)?
  
• Quali funzioni software sono disponibili (modulo inventario, analisi, CRM)?
  
• Si tratta di un sistema basato su cloud o offline? Come vengono archiviati i dati?
  
• Che tipo di formazione, installazione e assistenza clienti offrono?
  
• Quanto è intuitivo il sistema per il tuo personale?
  
• Qual è il livello di sicurezza futura del sistema quando si espande?

Se i fornitori rispondono alla maggior parte di queste domande nel modo in cui vorresti che rispondessero, seleziona quel fornitore.

Quando iniziare con un registratore di cassa e passare al POS

Non è sempre necessario limitarsi al sistema POS o al registratore di cassa. Molte aziende iniziano con un registratore di cassa e passano al sistema POS man mano che crescono. Ecco come potrebbe essere:

• Fase 1 : Piccolo negozio, pochi articoli, per lo più contanti, operazioni semplici: è sufficiente la cassa.
  
• Fase 2 : l'attività cresce (accettazione delle carte, più articoli, necessità di tracciamento dell'inventario); valutare il passaggio a un sistema POS.
  
• Fase 3 : più sedi, grandi linee di prodotti, presenza online, necessità di dati e analisi completi: un sistema POS completo da un fornitore comeTCANG ha senso.

Procedere gradualmente può ridurre i rischi e i costi iniziali, preparando al contempo la tua attività alle esigenze future.

Conclusione

La differenza tra un registratore di cassa e un sistema POS non riguarda solo l'hardware: riguarda ciò che la tua azienda vuole fare dopo la vendita.   Un registratore di cassa viene utilizzato per registrare una vendita; un sistema POS ti aiuterà durante la vendita, gestendo l'inventario, aumentando la soddisfazione del cliente e così via.

Quando si sceglie un fornitore per un registratore di cassa o un sistema POS , bisogna assicurarsi che le sue caratteristiche siano adatte alle esigenze attuali e future della propria attività.   Pianificando e sapendo cosa vuoi ottenere, risparmierai denaro, tempo ed eviterai aggiornamenti non necessari