ما الفرق بين ماكينة تسجيل المدفوعات النقدية ونظام نقاط البيع؟

تتضمن إدارة الأعمال التعامل مع الأموال والمبيعات ومعلومات العملاء.   لطالما استخدم أصحاب المتاجر آلات تسجيل النقد لتوثيق المبيعات ودفع الباقي على مدى عقود. ولكن مع تطور التكنولوجيا، حلّ نظام جديد، هو " نظام نقاط البيع "، محلها. يُستخدم كلا النظامين لإدارة المبيعات، لكنهما يعملان بطرق مختلفة تمامًا.

سنستعرض في هذه المقالة ماهية كل منها، وكيف تختلف، ومزايا وعيوب كل منها، ومتى يكون أحدهما أكثر منطقية من الآخر.

ما هو جهاز تسجيل النقد؟

جهاز تسجيل النقد هو جهاز إلكتروني يساعد أصحاب المتجر على الاحتفاظ بسجلات المبيعات، وطباعة الإيصالات، وتأمين الأموال في الدرج الآمن.   لها تاريخ طويل يمتد لأكثر من 100 عام في المتاجر والمطاعم والمتاجر الصغيرة.

كيف يعمل جهاز تسجيل النقد

بمجرد أن يقوم أمين الصندوق بإدخال سعر السلعة، ستقوم الآلة بحساب المبلغ الإجمالي، ثم إضافة الضريبة وعرض الفاتورة النهائية.   عندما يدفع العميل، يُفتح الدرج، ويُعطي أمين الصندوق الباقي، ويتم طباعة الإيصال.

وتتمثل مهامها الأساسية فيما يلي:

• إدخال سعر المنتجات (يدويًا أو باستخدام مفاتيح محددة مسبقًا)
  
• حساب الضرائب أو الإجماليات (في النماذج الأكثر تطوراً)
  
• فتح درج النقود بمجرد قبول الدفعة
  
• إصدار إيصال مطبوع
  
• تخزين النقود المعدنية والورقية بأمان

الميزات والقيود النموذجية

نظراً لتصميم آلات تسجيل النقد لتكون بسيطة، فإن إمكانياتها محدودة نوعاً ما. إليك بعض الميزات والقيود النموذجية:

سمات:

• أجهزة متينة مصممة خصيصًا لعدادات البيع بالتجزئة
  
• سهل الاستخدام مع وظائف أساسية
  
• تكلفة أولية أقل مقارنة بإعدادات نقاط البيع الكاملة

القيود:

• تتبع المخزون محدود للغاية (أو معدوم)
  
• لا يوجد تقريبًا أي تتبع للعملاء، أو برامج ولاء، أو تحليلات بيانات
  
• عادةً ما يتعامل فقط مع النقد أو ربما البطاقات (في حالة إضافة أجهزة إضافية).
  
• غالباً ما تكون غير متصلة بالشبكة أو السحابة، لذا تبقى البيانات عالقة محلياً.
  
• مع نمو الأعمال (زيادة المنتجات، وزيادة المواقع)، يصبح من الصعب إدارتها

متى قد يكون جهاز تسجيل النقد كافياً؟

عندما يكون لديك مشروع تجاري صغير، وعدد قليل من المنتجات/الخدمات، وتتعامل في الغالب بالنقد، ولا تتطلع إلى التوسع في المستقبل القريب، فإن آلة تسجيل النقد تُعد خيارًا ميسور التكلفة.   قد لا تحتاج إلى تعقيد وتكلفة نظام نقاط البيع الكامل في مثل هذه الحالات.

ما هو نظام نقاط البيع (POS)؟

نظام نقاط البيع (POS) هو عبارة عن جهاز تسجيل نقدي ذكي ولكن في شكل رقمي.   وهو عبارة عن مزيج من الأجهزة والبرامج المستخدمة لتسجيل المبيعات، وتتبع المخزون، ومعالجة أشكال الدفع المختلفة، وحتى تحليل البيانات.

كيف يعمل نظام نقاط البيع

عندما يشتري أحد العملاء شيئًا ما، يقوم أمين الصندوق بمسح المنتج ضوئيًا باستخدام ماسح الباركود.   يقوم النظام تلقائيًا بإدخال المخزون، ويقبل المدفوعات (نقدًا أو ببطاقة أو محفظة رقمية)، ويحتفظ بجميع المعلومات المتعلقة بالمعاملات في مكان واحد.

يتضمن نظام نقاط البيع عادةً ما يلي:

• جهاز طرفي بشاشة لمس، أو جهاز لوحي، أو جهاز كمبيوتر
  
• درج النقود، طابعة الإيصالات، ماسح الباركود، قارئ البطاقات
  
• برنامج يتتبع المبيعات في الوقت الفعلي
  
• وحدات إدارة المخزون
  
• أدوات إعداد التقارير والتحليلات
  
• ربما ولاء العملاء، وحضور الموظفين/وقتهم، ودعم المواقع المتعددة

مزايا نظام نقاط البيع

فيما يلي بعض المزايا الرئيسية:

• إجراءات دفع سريعة وفعالة (أخطاء أقل)
  
• لا داعي لأن يقوم أي منكم بفحص المخزون يدويًا (لأنه يتم تحديثه تلقائيًا).
  
• القدرة على إعداد تقارير مفصلة وفهم اتجاهات المبيعات.
  
• المرونة: قبول أنواع دفع متعددة، عمليات الدفع عبر الهاتف المحمول/عن بُعد، الوصول إلى السحابة
  
• أفضل للتوسع: مواقع متعددة، منتجات كثيرة، عمليات معقدة
  
• التكامل مع أدوات الأعمال الأخرى، مما يقلل من العمل اليدوي

الاعتبارات والعيوب المحتملة

على الرغم من أن نظام نقاط البيع يقدم مزايا أكثر، إلا أن هناك بعض المقايضات:

• تكلفة أولية أعلى : تشمل الأجهزة بالإضافة إلى ترخيص البرامج، وأحيانًا رسوم شهرية.
  
• زيادة التعقيد : تتطلب تدريب الموظفين، والإعداد، والصيانة
  
• الاعتماد على موثوقية البرامج/الأجهزة : قد يؤثر وقت التوقف ومشاكل الإنترنت على العمليات (على الرغم من أن العديد من الأنظمة الحديثة تحتوي على أوضاع غير متصلة بالإنترنت).
  
• احتمال وجود طاقة فائضة : إذا كان عملك صغيرًا وبسيطًا للغاية، فقد لا يتم استخدام الميزات الإضافية (وبالتالي تدفع مقابل ما لا تحتاجه).

الاختلافات الرئيسية بين ماكينة تسجيل المدفوعات النقدية ونظام نقاط البيع

فيما يلي بعض المجالات التي يختلف فيها كل من جهاز تسجيل النقد ونظام نقاط البيع.

نطاق الوظائف

• A يركز جهاز تسجيل النقد على عملية الدفع: إجراء عملية الشراء، واستلام الأموال، وفتح الدرج، وطباعة الإيصال.
  
• نظام نقاط البيع   يحتوي على كل ذلك، من تتبع المخزون ومعلومات العملاء وإعداد التقارير والمواقع المتعددة والتكاملات.

إدارة المخزون

• لا تستطيع آلات تسجيل النقد سوى إجراء عمليات عد بسيطة للنقد والإيصالات؛ يجب إجراء التغييرات في المخزون يدويًا.
  
• أنظمة نقاط البيع   يقوم النظام بتحديث مستويات المخزون تلقائيًا أثناء فترة التخفيضات، ويمكنه طلب المنتجات تلقائيًا، ومراقبة أداء المنتج.

البيانات والتحليلات

• توفر آلات تسجيل النقد إجمالي المبيعات الأساسية وتقارير نهاية اليوم، ولكنها لا توفر أي فهم للاتجاهات أو سلوك العملاء.
  
• أنظمة نقاط البيع   توفر لوحات المعلومات، وتقارير الاتجاهات، وأفضل المنتجات مبيعًا، وسجل المبيعات، وأداء الموظفين، وما إلى ذلك.

أنواع الدفع ومرونته

• كانت آلات تسجيل النقد تركز تاريخياً على النقد، وربما الشيكات؛ أما البطاقات فتتطلب أجهزة إضافية وتكاملاً.
  
• أنظمة نقاط البيع   نقبل الدفع نقدًا وبطاقات الائتمان والمحافظ الإلكترونية.

قابلية التوسع والاستعداد للعمل في مواقع متعددة

• تعتبر آلات تسجيل النقد مثالية عندما يكون الموقع صغيرًا ومجموعة المنتجات محدودة؛ أما عملية الوزن فهي يدوية وأكثر عرضة للأخطاء.
  
• تم تصميم أنظمة نقاط البيع لدعم محطات متعددة، وفروع متعددة، وتحكم مركزي، وإدارة عن بعد قائمة على السحابة.

التكلفة والتعقيد

• تتميز آلات تسجيل النقد بتكلفة أولية أقل، وهي أسهل في الإعداد، وتتطلب الحد الأدنى من التدريب.
  
• تتميز أنظمة نقاط البيع بتكلفة أعلى (أجهزة + برامج + تدريب)، وإعداد أكثر تعقيدًا، وصيانة مستمرة. لكنها تحقق عائدًا استثماريًا أكبر عند استخدام جميع إمكانياتها.

لتسهيل فهم المقارنة، إليك ورقة بيانات بسيطة توضح الاختلافات الرئيسية.

العمل مع مورد موثوق لأنظمة نقاط البيع مثلTCANG هذا يعني أنك لا تحصل على الآلة فحسب، بل على نظام بيئي يدعم نمو أعمالك.

اختيار المسار الصحيح لعملك (ودور مورد نظام نقاط البيع)

قبل اتخاذ القرار، اسأل نفسك هذه الأسئلة:

• هل تقبل الدفع بالبطاقة، أو المحفظة الإلكترونية، أو نقداً فقط؟
  
• كم عدد المنتجات أو الخدمات التي تبيعها؟   هل المخزون كيان معقد أم بسيط؟
  
• هل ستتوسعون إلى أماكن أخرى أم ستزيدون من نقاط الدفع؟
  
• هل تحتاج إلى معلومات في الوقت الفعلي، أو مراقبة العملاء، أو ضوابط الموظفين، أو عمليات التكامل؟
  
• كم تخطط لإنفاقه على الأجهزة والبرامج؟
  
• هل موظفوك قادرون على التعلم والعمل مع أنظمة أكثر تطوراً؟

إذا أجبت بـ "نعم" على العديد من هذه الأسئلة، فإن نظام نقاط البيع (POS) سيكون منطقياً؛ أما إذا أجبت بـ "لا"، فقد يكون جهاز تسجيل النقد كافياً.

العمل مع مورد نظام نقاط البيع

عند اختيارك لنظام نقاط البيع، فإنك تتعاون مع مورد (فيما يتعلق بالأجهزة والبرامج والدعم).   اطرح هذه الأسئلة على مورد أنظمة نقاط البيع الخاصة بك لاتخاذ القرار الصحيح:

• ما هي الأجهزة المضمنة (المحطات الطرفية، والأجهزة الطرفية، ودرج النقود، والطابعات)؟
  
• ما هي وظائف البرنامج المتاحة (وحدة إدارة المخزون، التحليلات، إدارة علاقات العملاء)؟
  
• هل هو نظام قائم على الحوسبة السحابية أم نظام غير متصل بالإنترنت؟ كيف يتم تخزين البيانات؟
  
• ما نوع التدريب والتركيب ودعم العملاء الذي يقدمونه؟
  
• ما مدى سهولة استخدام النظام بالنسبة لموظفيكم؟
  
• ما هو مستوى ضمان استدامة النظام في المستقبل عند التوسع؟

إذا أجاب الموردون على معظم هذه الأسئلة بالطريقة التي ترغب بها، فاختر ذلك المورد.

متى قد تبدأ باستخدام ماكينة تسجيل المدفوعات النقدية وتنتقل إلى نظام نقاط البيع؟

ليس من الضروري دائمًا الالتزام بنظام نقاط البيع أو جهاز تسجيل النقد. تبدأ العديد من الشركات باستخدام جهاز تسجيل النقد ثم تنتقل إلى نظام نقاط البيع مع نمو أعمالها. إليك كيف يبدو ذلك:

• المرحلة 1 : متجر صغير، عدد قليل من المنتجات، أغلبها نقداً، عمليات بسيطة: يكفي وجود آلة تسجيل النقد.
  
• المرحلة الثانية : ينمو العمل (قبول البطاقات، المزيد من المنتجات، الحاجة إلى تتبع المخزون)؛ فكر في التحول إلى نظام نقاط البيع.
  
• المرحلة الثالثة : مواقع متعددة، خطوط إنتاج واسعة، تواجد إلكتروني، الحاجة إلى بيانات وتحليلات شاملة: نظام نقاط بيع متكامل من مورد مثلTCANG هذا منطقي.

يمكن أن يؤدي التحرك التدريجي إلى تقليل المخاطر والتكاليف الأولية، مع إعداد عملك لتلبية الاحتياجات المستقبلية.

خاتمة

إن الفرق بين جهاز تسجيل النقد ونظام نقاط البيع ليس مجرد اختلاف في الأجهزة: بل يتعلق بما تريد شركتك القيام به بعد البيع.   يُستخدم جهاز تسجيل النقد لتسجيل عملية البيع؛ وسيساعدك نظام نقاط البيع أثناء عملية البيع، وإدارة المخزون، وزيادة رضا العملاء، وما إلى ذلك.

عند اختيار مورد لجهاز تسجيل النقد أو نظام نقاط البيع ، تأكد من أن ميزاته تناسب احتياجات عملك اليوم وفي المستقبل.   من خلال التخطيط ومعرفة ما تريد تحقيقه، ستوفر المال والوقت وتتجنب التحديثات غير الضرورية.