Qu'est-ce qu'un système de point de vente (POS) et comment fonctionne-t-il ?

Les systèmes de point de vente (PDV) modernes permettent de réduire les temps de transaction jusqu'à 30 %. Bien plus que de simples caisses enregistreuses, ces appareils se connectent à un système centralisé, offrant une gestion d'entreprise intégrée, incluant le suivi en temps réel des stocks, des employés et de la relation client. Ces systèmes réduisent les erreurs, améliorent l'expérience client et fournissent des informations précieuses pour la prise de décision.

Les systèmes de point de vente (POS) remontent aux années 1970, avec la « caisse incorruptible Ritty's ». Ce fut l'une des premières caisses enregistreuses à automatiser les transactions simples. La technologie a ensuite évolué avec l'introduction des codes-barres dans les années 1980. Aujourd'hui, les systèmes POS offrent un accès aux données à distance, des analyses en temps réel et des fonctionnalités basées sur l'intelligence artificielle pour une efficacité accrue. Cet article explique le fonctionnement des systèmes POS et met en lumière les principales caractéristiques à prendre en compte. C'est parti !

Qu'est-ce qu'un système de point de vente (POS) ?

Définition et composantes essentielles

Tout le monde a déjà fait ses courses dans un magasin. Après avoir choisi ses articles, le client se dirige vers la sortie, où un caissier enregistre ses achats et l'assiste. Les machines utilisées par le caissier pour calculer le total, imprimer les tickets de caisse et scanner/passer les cartes font partie du système de point de vente (PDV).

Par définition, un système de point de vente (PDV) est une combinaison de matériel et de logiciel qui traite les transactions de vente au moment de l'achat. Concrètement, le matériel d'un système PDV comprend des écrans, des processeurs et des périphériques tels que des scanners et des imprimantes. Ces appareils permettent la collecte de données réelles. Le logiciel, quant à lui, communique en permanence avec l'ordinateur central pour mettre à jour les stocks et les paiements en temps réel. Voici donc les principaux composants :

✔️Le système central

✔️Périphériques de transaction et de paiement

✔️Dispositifs d'entrée et de sortie

Types d'entreprises utilisant des systèmes de point de vente

Le système de point de vente (POS) est utile pour tout lieu nécessitant des services transactionnels. Ces systèmes sont généralement installés dans des endroits comme :

Principales différences par rapport aux caisses enregistreuses traditionnelles

Il est important de distinguer les systèmes de point de vente (PDV) des caisses enregistreuses classiques. Un système PDV est un ensemble d'appareils de haute technologie qui fonctionnent à une vitesse fulgurante pour effectuer simultanément de multiples opérations. Ces appareils fonctionnent numériquement et transmettent en temps réel les informations relatives aux articles achetés, constituant ainsi une base de données. De plus, ils offrent de multiples modes de paiement, notamment les cartes de crédit (puce EMV) , les paiements sans contact NFC, la facturation électronique avec codes QR, les cartes-cadeaux et les espèces.

Objectif d'un système de point de vente

Nous avons brièvement abordé l'utilité des terminaux de point de vente (TPV) dans différents types d'entreprises. Pour bien comprendre leur utilité, il convient de consulter la section suivante.

Comment fonctionne un système de point de vente (POS) ? Étape par étape

Nous pouvons vous expliquer le fonctionnement du système de point de vente (PDV) en quelques étapes simples. Comprendre ce processus vous permettra de mieux appréhender le fonctionnement du système de PDV :

Étape 1 : Numérisation des articles et totalisation

La première étape consiste à scanner les articles. Prenons l'exemple d'un magasin comme Target, Walmart ou Best Buy. Le client se dirige vers la caisse équipée d'un terminal de point de vente (TPV). Le caissier scanne les articles à l'aide d'un lecteur de codes-barres. Le système de point de vente vérifie rapidement le code-barres par rapport aux données d'inventaire et affiche le nom et le prix de l'article. Il calcule simultanément le prix total, les taxes, les remises et les promotions. Tout au long du processus, grâce à un système de point de vente à double écran, le client peut consulter toutes les données de la transaction sur un écran séparé, via une interface conviviale.

Étape 2 : Lancement de la demande de paiement et d’autorisation

La deuxième étape, cruciale, qui débute après la validation du montant total et des articles sélectionnés par le client, consiste à initier le paiement. Le système de point de vente (PDV) propose différents modes de paiement (cartes, espèces, NFC, etc.). Le PDV chiffre les données de paiement et les transmet à la passerelle de paiement sécurisée. Il envoie ensuite les détails de la transaction chiffrés (montant, numéro de carte, date d'expiration) à la passerelle de paiement. La demande est alors transmise à la banque pour autorisation. La banque vérifie la disponibilité des fonds et envoie une réponse d'autorisation ou de refus.

Étape 3 : Traitement du paiement et génération du reçu

Après validation par la banque, le message est renvoyé au terminal de paiement. Ce processus nécessite une connexion internet. Un matériel réseau plus performant pour le terminal de paiement garantit des réponses plus rapides.

Une demande de règlement est alors initiée, transférant le montant du compte client vers le compte marchand. Ce processus prend 1 à 2 jours ouvrables. Ensuite, le terminal de point de vente (TPV) enregistre la transaction comme terminée. L'imprimante de reçus, généralement une imprimante thermique pour plus d'efficacité, imprime le reçu. Cette opération prend environ 2 à 5 secondes, selon la vitesse de la connexion internet.

Étape 4 : Mises à jour post-transactionnelles des stocks et des enregistrements

Le système de point de vente déduit automatiquement l'article vendu du stock immédiatement après la transaction. Il enregistre également la vente dans le profil du client et synchronise les données avec le cloud en temps réel. Comme indiqué précédemment, il déclenche également des alertes liées à l'inventaire.

Étape 5 : Intégration avec les systèmes backend

La collecte de données permet aux entreprises de générer des rapports de vente quotidiens et de suivre les tendances du marché. Tout cela s'effectue grâce à un logiciel intégré aux systèmes de point de vente (POS). Le réseau se connecte au progiciel de gestion intégré (PGI ou ERP), qui permet une planification commerciale complète. De plus, il partage les données clients avec le logiciel de gestion de la relation client (CRM ou CRM). Les données circulent de manière fluide entre les plateformes via des connexions Wi-Fi ou LAN.

Étape 6 : Opérations dans le cloud vs. sur site

Enfin, les données générées par le système de point de vente sont stockées soit dans le cloud, soit sur un serveur local avec accès hors ligne. Certains systèmes de point de vente proposent des modèles hybrides permettant un accès en ligne et hors ligne, avec sauvegarde. Le recours au cloud est en pleine expansion grâce à l'immensité des réseaux internet et aux mises à jour automatiques. Cependant, dans les zones où la connexion internet est instable, le modèle hybride reste la solution la plus adaptée.

Matériel et logiciels nécessaires à la mise en place d'un système de point de vente

Maintenant que nous savons comment fonctionne le système de point de vente , nous pouvons comprendre pourquoi nous avons besoin de logiciels et de matériels spécifiques pour finaliser l'installation.

Logiciel de point de vente nécessaire

Matériel de point de vente nécessaire

Fonctionnalités à prendre en compte dans les systèmes de point de vente

Pour garantir un taux de satisfaction client élevé, il est essentiel de disposer d'un système de point de vente (PDV) rapide et performant. Dans cette section, nous analyserons les fonctionnalités qui permettent un tel système.

Il est essentiel de s'assurer que le matériel puisse gérer des transactions rapides sans ralentir l'interface logicielle. Il nécessite un écran tactile performant. De plus, le processeur doit être suffisamment puissant pour supporter la charge de traitement. Il doit offrir une connectivité complète, filaire ou sans fil. Voici quelques aspects à prendre en compte pour le matériel d'un système de point de vente :

De plus, assurez-vous que le système de point de vente soit équipé du système d'exploitation le plus récent : Windows, Linux ou Android. Il doit prendre en charge le chiffrement conforme à la norme PCI DSS, la technologie NFC, la reconnaissance de cartes magnétiques, la lecture d'empreintes digitales et la lecture de codes QR. Enfin, il doit être capable d'exécuter efficacement une API ouverte intégrée pour la synchronisation CRM, ERP et e-commerce.

Pour plus de sécurité, privilégiez les sauvegardes automatiques et le mode hors ligne avec une grande capacité de stockage. Vérifiez la conformité aux normes PCI DSS et ISO.

Conclusion : Choisir le système de point de vente adapté à vos besoins

Pour les entreprises souhaitant accélérer leurs transactions et améliorer la satisfaction client, les systèmes de point de vente (POS) sont la solution idéale. Ils offrent de nombreuses fonctionnalités qui simplifient toutes les étapes, de la numérisation au traitement des données, en passant par le calcul et le paiement. Ils fournissent également des informations précieuses sur l'activité, comme les tendances des ventes et la gestion des stocks. Toutefois, avant tout achat, il est important de prendre en compte la taille de l'entreprise, les exigences matérielles, la compatibilité logicielle et le budget. Si votre logiciel est léger, optez pour un système allégé. Pensez au retour sur investissement pour une efficacité optimale.

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