¿Qué es un sistema POS y cómo funciona?

Los sistemas POS (puntos de venta) modernos pueden reducir los tiempos de transacción hasta en un 30 %. Además, estos dispositivos son más que simples cajas registradoras. Se conectan a un sistema centralizado, lo que permite una gestión empresarial integral, que incluye el inventario en tiempo real, la gestión de empleados y la gestión de las relaciones con los clientes. Estos sistemas reducen los errores, mejoran la experiencia del cliente y proporcionan información valiosa para la toma de decisiones.

Los orígenes de los sistemas TPV se remontan a la década de 1970, con el "Cajero Incorruptible de Ritty". Fue una de las primeras cajas registradoras que automatizaba transacciones sencillas. Posteriormente, la tecnología evolucionó con la introducción de los códigos de barras en la década de 1980. El formato moderno ahora ofrece acceso remoto a datos, análisis en tiempo real y funciones basadas en IA para mejorar la eficiencia. Este artículo explicará los sistemas TPV y su funcionamiento. Destacará las características clave que debe buscar en los sistemas TPV. ¡Comencemos!

¿Qué es un sistema POS?

Definición y componentes principales

Todos hemos ido a una tienda minorista. Tras seleccionar los artículos, el cliente se dirige a la salida, donde un cajero registra los artículos y le ayuda con la compra. Las máquinas que utiliza el cajero para calcular el importe total, imprimir recibos y escanear/deslizar tarjetas forman parte del sistema TPV.

Por definición, un sistema POS es una combinación de hardware y software que procesa las transacciones de venta en el punto de venta. En resumen, el hardware de un sistema POS incluye pantallas, procesadores y periféricos como escáneres e impresoras. Estos dispositivos permiten la recopilación de datos reales. Luego está el software, que se comunica constantemente con el ordenador principal para actualizar el inventario y los pagos en tiempo real. Así pues, existen los siguientes componentes principales:

✔️El sistema central

✔️Periféricos de transacción y pago

✔️Dispositivos de entrada y salida

Tipos de empresas que utilizan sistemas POS

El sistema POS es útil en cualquier lugar que requiera servicios transaccionales. Estos sistemas suelen instalarse en lugares como:

Distinciones clave con respecto a las cajas registradoras tradicionales

Es importante diferenciar los sistemas TPV de las cajas registradoras tradicionales. El sistema TPV es una combinación de dispositivos de alta tecnología que funcionan a la velocidad del rayo para realizar múltiples procesos simultáneamente. Estos dispositivos operan digitalmente e informan en tiempo real sobre los artículos comprados, creando una base de datos. Además, ofrecen múltiples métodos de pago, incluyendo tarjetas de crédito (chip EMV) , pagos sin contacto NFC, facturación digital con códigos QR, tarjetas de regalo y efectivo.

Propósito de un sistema POS

Hemos abordado brevemente el propósito de las máquinas POS en diversos tipos de negocios. Para comprender completamente su propósito...

¿Cómo funciona un sistema POS? Paso a paso

Podemos desglosar el funcionamiento del sistema TPV en un sencillo proceso paso a paso. Comprender el proceso puede ayudarle a comprender cómo funciona el sistema TPV:

Paso 1: Escanear artículos y totalizar

El primer paso es escanear los artículos. Consideremos una tienda minorista como Target, Walmart o Best Buy. El cliente se acerca al mostrador con el TPV. El cajero escanea los artículos con un escáner de código de barras. El sistema TPV compara rápidamente el código de barras con los datos del inventario y proporciona el nombre y el precio del artículo. Simultáneamente, calcula el precio total, aplica impuestos, descuentos y promociones. Durante todo el proceso, en un sistema TPV de doble pantalla, el cliente puede usar una pantalla independiente para supervisar todos los datos transaccionales en una interfaz intuitiva.

Paso 2: Iniciar la solicitud de pago y autorización

El segundo y más crucial paso, que comienza después de que el cliente acepta el total y los artículos seleccionados para la compra, es iniciar el pago. El sistema TPV incluye diversos métodos de pago (tarjetas, efectivo, NFC, etc.). El TPV encripta los datos de pago y los envía a la pasarela de pago segura. El TPV envía los detalles cifrados de la transacción (importe, número de tarjeta, fecha de caducidad) a la pasarela de pago. La solicitud se envía al banco para su autorización. El banco verifica los fondos/crédito y envía una respuesta de aprobación o rechazo.

Paso 3: Procesamiento de pagos y generación de recibos

Tras la aprobación del banco, el mensaje se devuelve al sistema TPV. Todo este proceso requiere una conexión a internet. Un hardware de red más rápido para el TPV se traduce en respuestas más rápidas.

A continuación, se inicia una solicitud de liquidación de fondos, transfiriendo el importe de la cuenta del cliente a la cuenta del comerciante. El proceso tarda de 1 a 2 días hábiles. Posteriormente, el TPV registra la transacción como completada. La impresora de recibos, que suele ser térmica para mayor eficiencia, imprime el recibo. Este proceso tarda entre 2 y 5 segundos, dependiendo de la velocidad de internet.

Paso 4: Actualizaciones posteriores a la transacción del inventario y los registros

El TPV descuenta automáticamente del inventario el artículo vendido inmediatamente después de completar la transacción. Además, registra la venta en el perfil del cliente y sincroniza los datos con la nube en tiempo real. Como se mencionó anteriormente, también activa activadores basados ​​en el inventario.

Paso 5: Integración con sistemas backend

La recopilación de datos permite a las empresas generar informes diarios de ventas y monitorear las tendencias del mercado. Todo esto se realiza mediante un software que se integra con los sistemas POS. La red se conecta al software ERP (Planificación de Recursos Empresariales), lo que permite una planificación empresarial integral. Además, comparte los datos de los clientes con el CRM (Gestión de Relaciones con los Clientes). Los datos fluyen fluidamente entre plataformas mediante conexiones wifi o LAN.

Paso 6: Operaciones en la nube vs. locales

Finalmente, los datos generados por el sistema TPV se almacenan en la nube o en un servidor local con capacidad offline. Algunos sistemas TPV ofrecen modelos híbridos que permiten el acceso tanto online como offline, con copias de seguridad. El uso de las operaciones en la nube está en auge gracias a las masivas redes de internet y las actualizaciones automáticas. Sin embargo, en zonas con internet inestable, el modelo híbrido funciona mejor.

Hardware y software necesarios para configurar un sistema POS

Ahora que sabemos cómo funciona el sistema POS , podemos ver por qué necesitamos software y hardware específicos para completar la configuración.

Software POS necesario

Hardware POS necesario

Características a considerar en los sistemas POS

Para lograr una alta tasa de satisfacción del cliente, es fundamental contar con un sistema TPV rápido y eficiente. En esta sección, analizaremos las características que permiten un sistema TPV rápido y de alto rendimiento.

Es fundamental garantizar que el hardware pueda gestionar transacciones rápidas sin ralentizar la interfaz de software. Necesita una pantalla táctil de alto rendimiento. Además, el procesador debe ser potente para gestionar la carga de procesamiento. Debe tener una amplia capacidad de conexión, ya sea por cable o inalámbrica. A continuación, se presentan algunos aspectos a considerar en el hardware del sistema POS:

Además, considere que el sistema TPV viene con el sistema operativo más reciente: Windows, Linux o Android. El sistema TPV debe ser compatible con cifrado PCI DSS, NFC, lector de huellas dactilares, lector de códigos QR y debe ser capaz de ejecutar eficientemente una API abierta integrada para la sincronización de CRM, ERP y comercio electrónico.

Por seguridad, considere las copias de seguridad automáticas y el modo sin conexión con gran capacidad de almacenamiento. Asegúrese de que cumpla con las normas PCI DSS e ISO.

Conclusión: Cómo elegir el sistema POS adecuado a sus necesidades

Para los dueños de negocios que necesitan agilizar sus transacciones y aumentar la satisfacción de sus clientes, los sistemas TPV son la solución ideal. Ofrecen amplias funciones que agilizan todos los pasos, desde el escaneo, el cálculo, el pago y la gestión de datos. Pueden proporcionar información útil sobre el negocio, como las tendencias de ventas y la gestión del inventario. Sin embargo, antes de realizar una compra, considere el tamaño de la empresa, los requisitos de hardware, la compatibilidad del software y el presupuesto. Si su software es ligero, opte por sistemas ligeros. Considere el retorno de la inversión (ROI) para la eficiencia.

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