पीओएस सिस्टम क्या है और यह कैसे काम करता है?

आधुनिक पीओएस (पॉइंट ऑफ सेल) सिस्टम लेन-देन के समय को 30% तक कम कर सकता है। इसके अलावा, ये उपकरण केवल कैश रजिस्टर से कहीं अधिक हैं। ये एक केंद्रीकृत सिस्टम से जुड़ते हैं, जिससे वास्तविक समय में इन्वेंट्री, कर्मचारी और ग्राहक संबंध प्रबंधन सहित संपूर्ण व्यवसाय प्रबंधन संभव हो पाता है। ये सिस्टम त्रुटियों को कम करते हैं, ग्राहक अनुभव को बेहतर बनाते हैं और निर्णय लेने के लिए महत्वपूर्ण जानकारी प्रदान करते हैं।

पीओएस सिस्टम की उत्पत्ति 1970 के दशक में "रिट्टी के अटूट कैशियर" से हुई थी। यह उन पहले कैश रजिस्टरों में से एक था जिसने सरल लेन-देन को स्वचालित कर दिया था। फिर, 1980 के दशक में बारकोड के आने से तकनीक का विकास हुआ। आधुनिक पीओएस सिस्टम में अब दक्षता बढ़ाने के लिए रिमोट डेटा एक्सेस, रीयल-टाइम एनालिटिक्स और एआई-आधारित सुविधाएं शामिल हैं। यह लेख पीओएस सिस्टम और उनके काम करने के तरीके के बारे में बताएगा। पीओएस सिस्टम में देखने योग्य प्रमुख विशेषताओं पर प्रकाश डालेगा। चलिए शुरू करते हैं!

पीओएस सिस्टम क्या है?

परिभाषा और मुख्य घटक

हर कोई रिटेल स्टोर में जाने का अनुभव रखता है। खरीदारी के लिए सामान चुनने के बाद, ग्राहक बाहर निकलने के लिए काउंटर की ओर बढ़ता है, जहाँ कैशियर सामान का हिसाब रखता है और खरीदारी में सहायता करता है। कैशियर द्वारा कुल राशि की गणना करने, रसीद छापने और कार्ड स्कैन/स्वाइप करने के लिए उपयोग की जाने वाली मशीनें पीओएस सिस्टम का हिस्सा हैं।

परिभाषा के अनुसार, पीओएस सिस्टम हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर का एक संयोजन है जो खरीद के स्थान पर बिक्री लेनदेन को संसाधित करता है। सरल शब्दों में, पीओएस सिस्टम के हार्डवेयर में डिस्प्ले, प्रोसेसर और स्कैनर और प्रिंटर जैसे परिधीय उपकरण शामिल होते हैं। ये उपकरण वास्तविक डेटा एकत्र करने में सक्षम बनाते हैं। फिर सॉफ्टवेयर होता है, जो इन्वेंट्री और भुगतान को वास्तविक समय में अपडेट करने के लिए मुख्य कंप्यूटर के साथ लगातार संचार करता है। इस प्रकार, इसके निम्नलिखित मुख्य घटक हैं:

✔️कोर सिस्टम

✔️लेनदेन और भुगतान संबंधी सहायक उपकरण

✔️इनपुट और आउटपुट उपकरण

पीओएस सिस्टम का उपयोग करने वाले व्यवसायों के प्रकार

पीओएस सिस्टम उन सभी स्थानों के लिए उपयोगी है जहां लेनदेन संबंधी सेवाओं की आवश्यकता होती है। ये सिस्टम आमतौर पर निम्नलिखित स्थानों पर स्थापित किए जाते हैं:

परंपरागत कैश रजिस्टरों से प्रमुख अंतर

पीओएस सिस्टम और सामान्य कैश रजिस्टर में अंतर समझना महत्वपूर्ण है। पीओएस सिस्टम अत्याधुनिक उपकरणों का एक संयोजन है जो एक साथ कई प्रक्रियाओं को पूरा करने के लिए अत्यंत तीव्र गति से कार्य करते हैं। ये उपकरण डिजिटल रूप से संचालित होते हैं और खरीदे गए सामानों की वास्तविक समय में रिपोर्ट देते हैं, जिससे एक डेटाबेस बनता है। इसके अलावा, ये क्रेडिट कार्ड (ईएमवी चिप) , संपर्क रहित एनएफसी भुगतान, क्यूआर कोड के साथ डिजिटल इनवॉइसिंग, गिफ्ट कार्ड और नकद सहित कई भुगतान विधियां प्रदान करते हैं।

पीओएस सिस्टम का उद्देश्य

हमने विभिन्न प्रकार के व्यवसायों में पीओएस मशीनों के उद्देश्य पर संक्षेप में चर्चा की है। इसके उद्देश्य को पूरी तरह से समझने के लिए, कृपया हमसे संपर्क करें।

पीओएस सिस्टम कैसे काम करता है? चरण-दर-चरण

हम पीओएस सिस्टम की कार्यप्रणाली को एक सरल चरण-दर-चरण प्रक्रिया में विभाजित कर सकते हैं। इस प्रक्रिया को समझने से आपको पीओएस सिस्टम की कार्यप्रणाली को समझने में मदद मिलेगी।

चरण 1: वस्तुओं को स्कैन करना और कुल योग करना

पहला चरण वस्तुओं की स्कैनिंग है। आइए टारगेट, वॉलमार्ट या बेस्ट बाय जैसे किसी रिटेल स्टोर का उदाहरण लें। ग्राहक पीओएस मशीन वाले काउंटर पर जाता है। कैशियर बारकोड स्कैनर का उपयोग करके वस्तुओं को स्कैन करता है। पीओएस सिस्टम तुरंत इन्वेंट्री डेटा के साथ बारकोड का मिलान करता है और वस्तु का नाम और कीमत बताता है। साथ ही, यह कुल कीमत की गणना करता है और टैक्स, छूट और प्रमोशन लागू करता है। इस पूरी प्रक्रिया के दौरान, डुअल-स्क्रीन पीओएस सिस्टम में, ग्राहक एक अलग स्क्रीन का उपयोग करके उपयोगकर्ता के अनुकूल इंटरफ़ेस में सभी लेनदेन संबंधी डेटा देख सकता है।

चरण 2: भुगतान और प्राधिकरण अनुरोध शुरू करना

दूसरा और सबसे महत्वपूर्ण चरण, जो ग्राहक द्वारा कुल राशि और खरीदी जाने वाली वस्तुओं की सहमति देने के बाद शुरू होता है, भुगतान प्रक्रिया है। पीओएस सिस्टम में कई भुगतान विधियां (कार्ड, नकद, एनएफसी आदि) शामिल होती हैं। पीओएस भुगतान डेटा को एन्क्रिप्ट करता है और इसे सुरक्षित भुगतान गेटवे पर भेजता है। पीओएस एन्क्रिप्टेड लेनदेन विवरण (राशि, कार्ड नंबर, समाप्ति तिथि) भुगतान गेटवे को भेजता है। यह अनुरोध बैंक को प्राधिकरण के लिए भेजा जाता है। बैंक धनराशि/क्रेडिट की पुष्टि करता है और स्वीकृति या अस्वीकृति का जवाब भेजता है।

चरण 3: भुगतान प्रक्रिया और रसीद निर्माण

बैंक की स्वीकृति के बाद, संदेश पीओएस सिस्टम को वापस भेज दिया जाता है। इस पूरी प्रक्रिया के लिए इंटरनेट कनेक्शन आवश्यक है। पीओएस के लिए बेहतर नेटवर्किंग हार्डवेयर से त्वरित प्रतिक्रिया मिलेगी।

इसके बाद, फंड सेटलमेंट रिक्वेस्ट शुरू की जाती है, जिससे ग्राहक खाते से व्यापारी खाते में राशि ट्रांसफर हो जाती है। इस प्रक्रिया में 1-2 कार्यदिवस लगते हैं। इसके बाद, पीओएस लेनदेन को पूरा होने के रूप में दर्ज करता है। रसीद प्रिंटर रसीद प्रिंट करता है, जो आमतौर पर दक्षता के लिए थर्मल प्रिंटर होता है। इंटरनेट की गति के आधार पर इस प्रक्रिया में लगभग 2 से 5 सेकंड लगते हैं।

चरण 4: लेन-देन के बाद इन्वेंट्री और रिकॉर्ड में अपडेट करना

POS सिस्टम लेन-देन पूरा होते ही स्टॉक से बेची गई वस्तु को स्वतः घटा देता है। यह ग्राहक की प्रोफ़ाइल में बिक्री को दर्ज करता है और डेटा को क्लाउड पर वास्तविक समय में सिंक करता है। जैसा कि पहले बताया गया है, यह इन्वेंट्री-आधारित ट्रिगर्स को भी सक्रिय करता है।

चरण 5: बैकएंड सिस्टम के साथ एकीकरण

डेटा संग्रह से व्यवसायों को दैनिक बिक्री रिपोर्ट तैयार करने और बाजार के रुझानों पर नज़र रखने में मदद मिलती है। यह सब पीओएस सिस्टम के साथ एकीकृत सॉफ़्टवेयर के माध्यम से किया जाता है। नेटवर्क ईआरपी (एंटरप्राइज रिसोर्स प्लानिंग) सॉफ़्टवेयर से जुड़ा होता है, जिससे व्यापक व्यावसायिक योजना बनाना संभव होता है। इसके अलावा, यह ग्राहक डेटा को सीआरएम (कस्टमर रिलेशनशिप मैनेजमेंट) के साथ साझा करता है। वाईफाई या लैन कनेक्शन के माध्यम से डेटा सभी प्लेटफॉर्म पर आसानी से प्रवाहित होता है।

चरण 6: क्लाउड बनाम ऑन-प्रिमाइसेस संचालन

अंततः, पीओएस सिस्टम द्वारा उत्पन्न डेटा या तो क्लाउड में या ऑफ़लाइन क्षमताओं वाले स्थानीय सर्वर पर संग्रहीत किया जाता है। कुछ पीओएस सिस्टम में हाइब्रिड मॉडल होते हैं जो बैकअप के साथ ऑनलाइन और ऑफ़लाइन दोनों तरह की पहुँच की सुविधा देते हैं। विशाल इंटरनेट नेटवर्क और स्वचालित अपडेट के कारण क्लाउड संचालन का उपयोग बढ़ रहा है। हालांकि, अविश्वसनीय इंटरनेट वाले क्षेत्रों में, हाइब्रिड मॉडल सबसे अच्छा काम करता है।

पीओएस सिस्टम स्थापित करने के लिए आवश्यक हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर

अब जब हम जान चुके हैं कि पीओएस सिस्टम कैसे काम करता है, तो हम समझ सकते हैं कि सेटअप पूरा करने के लिए हमें विशिष्ट सॉफ्टवेयर और हार्डवेयर की आवश्यकता क्यों है।

आवश्यक पीओएस सॉफ्टवेयर

आवश्यक पीओएस हार्डवेयर

पीओएस सिस्टम में विचार करने योग्य विशेषताएं

उच्च ग्राहक संतुष्टि दर प्राप्त करने के लिए, एक तेज़ और कुशल पीओएस सिस्टम सुनिश्चित करना अत्यंत महत्वपूर्ण है। इस अनुभाग में, हम उन विशेषताओं का विश्लेषण करेंगे जो एक त्वरित और उच्च-प्रदर्शन वाले पीओएस सिस्टम को सक्षम बनाती हैं।

यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि हार्डवेयर किसी भी सॉफ़्टवेयर इंटरफ़ेस को धीमा किए बिना तेज़ लेनदेन को संभाल सके। इसके लिए उच्च-प्रदर्शन वाली, स्पर्श-संवेदनशील स्क्रीन की आवश्यकता होती है। साथ ही, प्रोसेसर प्रोसेसिंग लोड को संभालने के लिए शक्तिशाली होना चाहिए। इसमें वायर्ड या वायरलेस, दोनों तरह की व्यापक कनेक्टिविटी क्षमता होनी चाहिए। पीओएस सिस्टम हार्डवेयर में विचार करने योग्य कुछ पहलू इस प्रकार हैं:

इसके अलावा, यह भी ध्यान रखें कि पीओएस सिस्टम नवीनतम ऑपरेटिंग सिस्टम (विंडोज, लिनक्स या एंड्रॉइड) के साथ आता हो। पीओएस सिस्टम पीसीआई डीएसएस-अनुरूप एन्क्रिप्शन, एनएफसी, एमएसआर, फिंगरप्रिंट और क्यूआर कोड को सपोर्ट करता हो। साथ ही, पीओएस सिस्टम सीआरएम, ईआरपी और ई-कॉमर्स सिंक के लिए एकीकृत ओपन एपीआई को कुशलतापूर्वक चलाने में सक्षम होना चाहिए।

सुरक्षा के लिए, ऑटो-बैकअप और ऑफ़लाइन मोड के साथ-साथ बड़ी स्टोरेज क्षमता पर विचार करें। पीसीआई डीएसएस और आईएसओ मानकों के अनुपालन की जांच करें।

निष्कर्ष: अपनी आवश्यकताओं के लिए सही पीओएस सिस्टम का चयन करना

जिन व्यवसाय मालिकों को अपने लेन-देन में तेजी लाने और ग्राहकों की संतुष्टि बढ़ाने की आवश्यकता है, उनके लिए पीओएस सिस्टम सही समाधान है। ये सिस्टम स्कैनिंग, कैलकुलेशन, भुगतान और डेटा प्रबंधन जैसे सभी चरणों को गति प्रदान करते हैं। यह बिक्री के रुझान और इन्वेंट्री प्रबंधन जैसी उपयोगी व्यावसायिक जानकारी भी प्रदान कर सकता है। हालांकि, खरीदारी करने से पहले, व्यवसाय के आकार, हार्डवेयर आवश्यकताओं, सॉफ़्टवेयर अनुकूलता और बजट पर विचार करें। यदि आपका सॉफ़्टवेयर हल्का है, तो हल्के सिस्टम चुनें। दक्षता के लिए निवेश पर लाभ (आरओआई) पर भी विचार करें।

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