Cos'è un sistema POS e come funziona?

I moderni sistemi POS (Point of Sale) possono ridurre i tempi di transazione fino al 30%. Inoltre, questi dispositivi sono molto più di semplici registratori di cassa. Si collegano a un sistema centralizzato, consentendo una gestione aziendale completa, che include l'inventario in tempo reale, la gestione dei dipendenti e la gestione delle relazioni con i clienti. Questi sistemi riducono gli errori, migliorano l'esperienza del cliente e forniscono informazioni preziose per il processo decisionale.

Le origini dei sistemi POS risalgono agli anni '70, con il "Ritty's Incorruptible Cashier". Fu uno dei primi registratori di cassa ad automatizzare transazioni semplici. Poi, la tecnologia si è evoluta con l'introduzione dei codici a barre negli anni '80. La versione moderna offre ora accesso remoto ai dati, analisi in tempo reale e funzionalità basate sull'intelligenza artificiale per migliorare l'efficienza. Questo articolo spiegherà i sistemi POS e il loro funzionamento. Evidenzierà le caratteristiche chiave da ricercare nei sistemi POS. Iniziamo!

Cos'è un sistema POS?

Definizione e componenti principali

Tutti hanno esperienza di andare in un negozio al dettaglio. Dopo aver selezionato gli articoli da acquistare, il cliente si dirige all'uscita, dove un cassiere registra gli articoli e lo assiste nell'acquisto. Le macchine che il cassiere utilizza per calcolare l'importo totale, stampare le ricevute e scansionare/strisciare le carte fanno parte del sistema POS.

Per definizione, il sistema POS è una combinazione di hardware e software che elabora le transazioni di vendita presso il punto vendita. In parole povere, l'hardware di un sistema POS include display, processori e periferiche come scanner e stampanti. Questi dispositivi consentono la raccolta di dati reali. Poi c'è il software, che comunica costantemente con il computer principale per aggiornare l'inventario e i pagamenti in tempo reale. I componenti principali sono quindi i seguenti:

✔️Il sistema centrale

✔️Periferiche di transazione e pagamento

✔️Dispositivi di input e output

Tipi di attività che utilizzano sistemi POS

Il sistema POS è utile per qualsiasi luogo che richieda servizi transazionali. Questi sistemi sono solitamente installati in luoghi come:

Differenze chiave dai registratori di cassa tradizionali

È importante distinguere i sistemi POS dai normali registratori di cassa. Il sistema POS è una combinazione di dispositivi ad alta tecnologia che lavorano alla velocità della luce per eseguire più processi contemporaneamente. Questi dispositivi operano digitalmente e registrano in tempo reale gli articoli acquistati, creando un database. Inoltre, offrono diversi metodi di pagamento, tra cui carte di credito (chip EMV) , pagamenti contactless NFC, fatturazione digitale con codici QR, carte regalo e contanti.

Scopo di un sistema POS

Abbiamo accennato brevemente allo scopo dei POS in vari tipi di attività. Per comprenderne appieno lo scopo

Come funziona un sistema POS? Passo dopo passo

Possiamo scomporre il funzionamento del sistema POS in un semplice processo passo dopo passo. Comprendere il processo può aiutarti a comprendere il funzionamento del sistema POS:

Fase 1: Scansione degli articoli e calcolo del totale

Il primo passo è la scansione degli articoli. Consideriamo un punto vendita al dettaglio come Target, Walmart o Best Buy. Il cliente si reca al bancone con il POS. Il cassiere scansiona gli articoli utilizzando uno scanner di codici a barre. Il sistema POS confronta rapidamente il codice a barre con i dati di inventario e fornisce il nome e il prezzo dell'articolo. Calcola simultaneamente il prezzo totale, applica tasse, sconti e promozioni. Durante tutto il processo, in un sistema POS a doppio schermo, il cliente può utilizzare uno schermo separato per monitorare tutti i dati transazionali in un'interfaccia intuitiva.

Fase 2: Avvio del pagamento e richiesta di autorizzazione

Il secondo e più importante passaggio, che inizia dopo che il cliente accetta l'importo totale e gli articoli selezionati per l'acquisto, è l'avvio del pagamento. Il sistema POS includerà una varietà di metodi di pagamento (carte, contanti, NFC, ecc.). Il POS crittografa i dati di pagamento e li invia al gateway di pagamento sicuro. Il POS invia i dettagli crittografati della transazione (importo, numero di carta, data di scadenza) al gateway di pagamento. La richiesta viene inviata alla banca per l'autorizzazione. La banca verifica i fondi/credito e invia una risposta di approvazione o di rifiuto.

Fase 3: Elaborazione del pagamento e generazione della ricevuta

Dopo l'approvazione della banca, il messaggio viene restituito al sistema POS. Tutto questo processo richiede una connessione internet. Un hardware di rete più veloce per il POS si tradurrà in risposte più rapide.

Viene quindi avviata una richiesta di liquidazione fondi, trasferendo l'importo dal conto del cliente al conto del commerciante. Il processo richiede 1-2 giorni lavorativi. Successivamente, il POS registra la transazione come completata. La stampante per ricevute, solitamente una stampante termica per maggiore efficienza, stampa la ricevuta. Questo processo richiede dai 2 ai 5 secondi, a seconda della velocità della connessione Internet.

Fase 4: Aggiornamenti post-transazione all'inventario e ai registri

Il POS detrae automaticamente l'articolo venduto dal magazzino subito dopo il completamento della transazione. Registra inoltre la vendita nel profilo del cliente e sincronizza i dati con il cloud in tempo reale. Come accennato in precedenza, attiva anche i trigger basati sull'inventario.

Fase 5: Integrazione con i sistemi backend

La raccolta dati consente alle aziende di generare report giornalieri sulle vendite e monitorare le tendenze del mercato. Tutto ciò avviene tramite un software che si integra con i sistemi POS. La rete si collega al software ERP (Enterprise Resource Planning), che consente una pianificazione aziendale completa. Inoltre, condivide i dati dei clienti con il CRM (Customer Relationship Management). I dati fluiscono senza interruzioni tra le piattaforme tramite connessioni Wi-Fi o LAN.

Fase 6: Operazioni cloud vs. on-premise

Infine, i dati generati dal sistema POS vengono archiviati nel cloud o su un server locale con funzionalità offline. Alcuni sistemi POS dispongono di modelli ibridi che consentono l'accesso sia online che offline, con backup. L'utilizzo del cloud è in aumento grazie alle enormi reti Internet e agli aggiornamenti automatici. Tuttavia, nelle aree con una connessione Internet inaffidabile, il modello ibrido funziona meglio.

Hardware e software necessari per configurare un sistema POS

Ora che sappiamo come funziona il sistema POS , possiamo capire perché abbiamo bisogno di software e hardware specifici per completarne la configurazione.

Software POS necessario

Hardware POS necessario

Caratteristiche da considerare nei sistemi POS

Per raggiungere un elevato tasso di soddisfazione del cliente, è fondamentale garantire un sistema POS veloce ed efficiente. In questa sezione analizzeremo le caratteristiche che consentono di realizzare un sistema POS veloce e performante.

È fondamentale garantire che l'hardware sia in grado di gestire transazioni rapide senza rallentare l'interfaccia software. È necessario uno schermo touch ad alte prestazioni. Inoltre, il processore deve essere potente per gestire il carico di elaborazione. Dovrebbe inoltre disporre di una connettività completa, sia cablata che wireless. Ecco alcuni aspetti da considerare nell'hardware del sistema POS:

Inoltre, è importante che il sistema POS sia dotato del sistema operativo più recente: Windows, Linux o Android. Il sistema POS deve supportare la crittografia conforme allo standard PCI DSS, NFC, MSR, impronte digitali e codice QR. Inoltre, il sistema POS deve essere in grado di gestire in modo efficiente un'API aperta integrata per la sincronizzazione con CRM, ERP ed e-commerce.

Per motivi di sicurezza, valutate la possibilità di backup automatici e modalità offline con un'ampia capacità di archiviazione. Verificate la conformità agli standard PCI DSS e ISO.

Conclusione: scegliere il sistema POS giusto per le tue esigenze

Per gli imprenditori che desiderano velocizzare le transazioni e aumentare la soddisfazione dei clienti, i sistemi POS rappresentano la soluzione ideale. Offrono funzionalità complete che accelerano tutti i passaggi, dalla scansione, al calcolo, al pagamento e alla gestione dei dati. Possono fornire informazioni utili sull'attività, come l'andamento delle vendite e la gestione dell'inventario. Tuttavia, prima di effettuare un acquisto, è importante considerare le dimensioni dell'azienda, i requisiti hardware, la compatibilità del software e il budget. Se il software è leggero, optate per sistemi leggeri. Considerate il ROI per l'efficienza.

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