Was ist ein Kassensystem und wie funktioniert es?

Moderne Kassensysteme (Point of Sale, POS) können Transaktionszeiten um bis zu 30 % verkürzen. Darüber hinaus sind diese Geräte weit mehr als nur Kassensysteme. Sie sind mit einem zentralen System verbunden und ermöglichen so ein umfassendes Geschäftsmanagement, inklusive Echtzeit-Bestands-, Mitarbeiter- und Kundenbeziehungsmanagement. Diese Systeme reduzieren Fehler, verbessern das Kundenerlebnis und liefern wertvolle Erkenntnisse für fundierte Entscheidungen.

Die Ursprünge von Kassensystemen reichen bis in die 1970er-Jahre zurück, zur „Ritty’s Incorruptible Cashier“. Sie war eine der ersten Registrierkassen, die einfache Transaktionen automatisierte. Mit der Einführung von Barcodes in den 1980er-Jahren entwickelte sich die Technologie weiter. Moderne Kassensysteme bieten heute Fernzugriff auf Daten, Echtzeitanalysen und KI-gestützte Funktionen zur Effizienzsteigerung. Dieser Artikel erklärt Kassensysteme und ihre Funktionsweise und hebt wichtige Merkmale hervor, auf die Sie bei der Auswahl eines Kassensystems achten sollten. Los geht’s!

Was ist ein Kassensystem?

Definition und Kernkomponenten

Jeder kennt das: Man geht in ein Geschäft. Nachdem man die gewünschten Artikel ausgewählt hat, geht man zum Ausgang, wo ein Kassierer die Artikel erfasst und beim Bezahlvorgang hilft. Die Geräte, mit denen der Kassierer den Gesamtbetrag berechnet, Belege druckt und Karten scannt/durchzieht, gehören zum Kassensystem.

Per Definition ist ein Kassensystem eine Kombination aus Hardware und Software, die Verkaufstransaktionen direkt am Point of Sale abwickelt. Vereinfacht gesagt, umfasst die Hardware eines Kassensystems Displays, Prozessoren und Peripheriegeräte wie Scanner und Drucker. Diese Geräte ermöglichen die Erfassung von Echtzeitdaten. Die Software kommuniziert permanent mit dem Hauptrechner, um Lagerbestand und Zahlungen in Echtzeit zu aktualisieren. Die Kernkomponenten sind also:

✔️Das Kernsystem

✔️Transaktions- und Zahlungsperipheriegeräte

✔️Eingabe- und Ausgabegeräte

Arten von Unternehmen, die Kassensysteme nutzen

Das Kassensystem ist überall dort nützlich, wo Transaktionsdienste benötigt werden. Diese Systeme werden üblicherweise an Orten wie diesen installiert:

Wesentliche Unterschiede zu herkömmlichen Registrierkassen

Es ist wichtig, Kassensysteme von herkömmlichen Kassen zu unterscheiden. Ein Kassensystem kombiniert hochmoderne Geräte, die blitzschnell mehrere Prozesse gleichzeitig ausführen. Diese Geräte arbeiten digital und erfassen in Echtzeit die gekauften Artikel, wodurch eine Datenbank entsteht. Darüber hinaus bieten sie verschiedene Zahlungsmethoden, darunter Kreditkarten (EMV-Chip) , kontaktlose NFC-Zahlungen, digitale Rechnungen mit QR-Codes, Geschenkkarten und Barzahlung.

Zweck eines Kassensystems

Wir haben den Zweck von Kassensystemen in verschiedenen Branchen bereits kurz angesprochen. Um ihren Zweck vollständig zu verstehen, müssen wir uns näher damit befassen.

Wie funktioniert ein Kassensystem? Schritt für Schritt

Wir können die Funktionsweise des Kassensystems in einen einfachen Schritt-für-Schritt-Prozess unterteilen. Das Verständnis dieses Prozesses hilft Ihnen, die Funktionsweise des Kassensystems zu verstehen:

Schritt 1: Artikel scannen und summieren

Der erste Schritt ist das Scannen der Artikel. Nehmen wir ein Einzelhandelsgeschäft wie Target, Walmart oder Best Buy. Der Kunde geht mit dem Kassengerät zur Kasse. Der Kassierer scannt die Artikel mit einem Barcode-Scanner. Das Kassensystem gleicht den Barcode umgehend mit den Lagerdaten ab und zeigt Artikelname und Preis an. Gleichzeitig berechnet es den Gesamtpreis und wendet Steuern, Rabatte und Sonderangebote an. Bei einem Kassensystem mit zwei Bildschirmen kann der Kunde während des gesamten Vorgangs alle Transaktionsdaten auf einem separaten Bildschirm in einer benutzerfreundlichen Oberfläche verfolgen.

Schritt 2: Zahlungs- und Autorisierungsanfrage einleiten

Der zweite und wichtigste Schritt, der nach der Bestätigung des Gesamtbetrags und der ausgewählten Artikel durch den Kunden erfolgt, ist die Zahlungsabwicklung. Das Kassensystem bietet verschiedene Zahlungsmethoden (Karte, Bargeld, NFC usw.). Es verschlüsselt die Zahlungsdaten und sendet sie an das sichere Zahlungsportal. Die verschlüsselten Transaktionsdetails (Betrag, Kartennummer, Ablaufdatum) werden vom Kassensystem an das Zahlungsportal übermittelt. Die Anfrage wird zur Autorisierung an die Bank weitergeleitet. Die Bank prüft die Deckung/das Guthaben und sendet eine Genehmigung oder Ablehnung.

Schritt 3: Zahlungsabwicklung und Belegerstellung

Nach der Genehmigung durch die Bank wird die Nachricht an das Kassensystem zurückgesendet. Dieser gesamte Vorgang erfordert eine Internetverbindung. Schnellere Netzwerkhardware für das Kassensystem führt zu kürzeren Reaktionszeiten.

Anschließend wird eine Zahlungsanforderung ausgelöst, wodurch der Betrag vom Kundenkonto auf das Händlerkonto überwiesen wird. Dieser Vorgang dauert ein bis zwei Werktage. Danach registriert das Kassensystem die Transaktion als abgeschlossen. Der Belegdrucker, in der Regel ein Thermodrucker, druckt den Beleg. Dieser Vorgang dauert je nach Internetgeschwindigkeit etwa zwei bis fünf Sekunden.

Schritt 4: Aktualisierung des Inventars und der Datensätze nach der Transaktion

Das Kassensystem bucht den verkauften Artikel nach Abschluss der Transaktion automatisch aus dem Lagerbestand. Es protokolliert den Verkauf außerdem im Kundenprofil und synchronisiert die Daten in Echtzeit mit der Cloud. Wie bereits erwähnt, löst es auch bestandsabhängige Aktionen aus.

Schritt 5: Integration mit Backend-Systemen

Die Datenerfassung ermöglicht es Unternehmen, tägliche Verkaufsberichte zu erstellen und Markttrends zu beobachten. Dies geschieht mithilfe einer Software, die in die Kassensysteme integriert ist. Das Netzwerk ist mit der ERP-Software (Enterprise Resource Planning) verbunden und ermöglicht so eine umfassende Geschäftsplanung. Darüber hinaus werden Kundendaten mit dem CRM-System (Customer Relationship Management) ausgetauscht. Der Datenaustausch zwischen den Plattformen erfolgt nahtlos über WLAN- oder LAN-Verbindungen.

Schritt 6: Cloud- vs. On-Premise-Betrieb

Die vom Kassensystem generierten Daten werden entweder in der Cloud oder auf einem lokalen Server mit Offline-Funktionalität gespeichert. Einige Kassensysteme bieten Hybridmodelle, die sowohl Online- als auch Offline-Zugriff mit Datensicherung ermöglichen. Die Nutzung von Cloud-Lösungen nimmt aufgrund der großen Internetnetze und automatischer Updates stetig zu. In Gebieten mit unzuverlässiger Internetverbindung ist das Hybridmodell jedoch die beste Lösung.

Notwendige Hardware und Software zur Einrichtung eines Kassensystems

Nachdem wir nun wissen, wie das Kassensystem funktioniert, können wir nachvollziehen, warum wir spezielle Software und Hardware benötigen, um die Einrichtung abzuschließen.

Erforderliche POS-Software

Erforderliche POS-Hardware

Zu berücksichtigende Merkmale von Kassensystemen

Um eine hohe Kundenzufriedenheit zu erreichen, ist ein schnelles und effizientes Kassensystem unerlässlich. In diesem Abschnitt analysieren wir die Merkmale, die ein solches System ermöglichen.

Es ist entscheidend, dass die Hardware schnelle Transaktionen verarbeiten kann, ohne die Software-Schnittstelle zu verlangsamen. Sie benötigt einen leistungsstarken Touchscreen. Darüber hinaus muss der Prozessor ausreichend dimensioniert sein, um die Verarbeitungslast zu bewältigen. Umfassende Anschlussmöglichkeiten, sowohl kabelgebunden als auch drahtlos, sind ebenfalls erforderlich. Im Folgenden sind einige Aspekte aufgeführt, die bei der Auswahl der Hardware für Kassensysteme zu berücksichtigen sind:

Darüber hinaus sollte das Kassensystem mit dem neuesten Betriebssystem (Windows, Linux oder Android) ausgestattet sein. Es sollte PCI-DSS-konforme Verschlüsselung, NFC, MSR, Fingerabdruck und QR-Code unterstützen. Außerdem sollte es eine integrierte offene API für die Synchronisierung von CRM-, ERP- und E-Commerce-Systemen effizient ausführen können.

Aus Sicherheitsgründen empfiehlt sich die Einrichtung automatischer Backups und eines Offline-Modus mit großer Speicherkapazität. Achten Sie auf die Einhaltung der PCI-DSS- und ISO-Standards.

Fazit: Das richtige Kassensystem für Ihre Bedürfnisse auswählen

Für Geschäftsinhaber, die ihre Transaktionen beschleunigen und die Kundenzufriedenheit steigern möchten, sind Kassensysteme die ideale Lösung. Sie bieten umfangreiche Funktionen, die alle Schritte vom Scannen über die Berechnung und Bezahlung bis hin zur Datenverwaltung beschleunigen. Zudem liefern sie wertvolle Einblicke in Ihr Unternehmen, beispielsweise in Verkaufstrends und die Bestandsverwaltung. Vor dem Kauf sollten Sie jedoch die Unternehmensgröße, die Hardwareanforderungen, die Softwarekompatibilität und Ihr Budget berücksichtigen. Wenn Ihre Software ressourcenschonend ist, wählen Sie ein schlankes System. Achten Sie auf den ROI für mehr Effizienz.

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