POS-система для малого бизнеса: что нужно знать перед покупкой

Выбор правильной POS-системы может повлиять на успех вашего бизнеса. Вам нужно решение, которое соответствует вашим потребностям и позволяет избежать распространённых ошибок. Многие владельцы упускают из виду такие факторы, как масштабируемость, интеграция и долгосрочные затраты. В таблице ниже перечислены подводные камни, на которые следует обратить внимание при выборе оборудования или производителя POS-терминалов .

Вам не нужны технические знания, чтобы сделать разумный выбор. Обладая чёткой информацией, вы сможете обойти эти проблемы и выбрать систему, которая подходит именно вам.

Ключевые выводы

• Прежде чем выбрать POS-систему, определите потребности своего бизнеса. Подумайте, какие функции лучше всего подойдут для вашей работы.
• Ищите удобный интерфейс. Простой дизайн поможет вашим сотрудникам быстро освоиться и снизит количество ошибок.
• Оцените общую стоимость владения. Учитывайте первоначальные взносы, ежемесячные платежи и возможные скрытые расходы.
• Убедитесь, что система масштабируется вместе с вашим бизнесом. Выберите решение, которое адаптируется к росту ваших потребностей.
• Отдайте приоритет эффективной поддержке клиентов и функциям безопасности. Надежная поддержка и защита данных необходимы для бесперебойной работы.

Возможности POS-системы

Современная POS-система предлагает ряд функций, которые помогут вам эффективнее управлять своим бизнесом. Ведущие бренды, такие как Square, Loyverse, eHopper и TCANG, предлагают инструменты, выходящие за рамки простых транзакций. Понимание этих функций поможет вам выбрать решение, подходящее именно вам.

Отслеживание продаж

Отслеживание продаж — основа любой POS-системы. Вам необходимо знать, что продаётся, когда продаётся и кто это покупает. Такие системы, как Square и Loyverse, предоставляют вам доступ к подробным данным о продажах. В таблице ниже представлены некоторые из наиболее важных функций отслеживания продаж :

Вы можете использовать эту информацию для корректировки ассортимента, планирования акций и принятия более взвешенных решений. Например, знание самых продаваемых товаров поможет вам сосредоточиться на том, чего больше всего хотят ваши клиенты.

Инвентарь

Управление запасами обеспечивает бесперебойную работу вашего бизнеса и помогает поддерживать запасы на полках. Качественная POS-система отслеживает запасы в режиме реального времени. Вы всегда знаете, что у вас есть в наличии, а что нужно заказать. TCANG предоставляет промышленные POS-терминалы, которые без проблем работают с таким программным обеспечением, как eHopper, обеспечивая обновление запасов в режиме реального времени и эффективную работу.

Платежи

Обработка платежей — ключевая функция любой POS-системы. Вам необходимо принимать различные способы оплаты, включая наличные, кредитные карты и мобильные платежи. Square выделяется своей способностью обрабатывать широкий спектр типов платежей. TCANG также поддерживает безопасные и быстрые транзакции. С помощью этих систем вы можете быстро обрабатывать платежи и сокращать время ожидания для своих клиентов. Это улучшает качество обслуживания и стимулирует повторные покупки.

Клиенты

Управление взаимоотношениями с клиентами помогает вам повысить лояльность и развивать бизнес. Многие POS-системы включают функции управления взаимоотношениями с клиентами. Эти инструменты позволяют отслеживать историю покупок, предпочтения и контактную информацию. В таблице ниже показано, как POS-системы поддерживают управление взаимоотношениями с клиентами :

Вы можете использовать эти функции для создания программ лояльности, отправки персонализированных предложений и улучшения обслуживания клиентов. Это поможет вам выделиться среди конкурентов и побудит клиентов возвращаться снова и снова.

Отчетность

Инструменты отчётности дают вам чёткую картину эффективности вашего бизнеса. Square предлагает расширенные программные функции для анализа продаж, запасов и данных о клиентах. TCANG дополняет их надёжным POS-оборудованием, которое обеспечивает бесперебойный сбор данных и совместимость с ведущими платформами отчётности. В таблице ниже представлены некоторые ключевые функции отчётности:

Расширенная отчётность помогает выявлять тенденции, понимать поведение клиентов и эффективнее управлять запасами. Преимущества подробной отчётности включают:

• Определение тенденций продаж и наиболее эффективных продуктов
• Анализ моделей покупок клиентов для целевого маркетинга
• Получение информации об уровнях запасов для сокращения отходов

Вы можете просматривать отчёты ежедневно, ежемесячно или ежегодно для принятия обоснованных решений. Полезная информация из этих отчётов поможет вам развивать бизнес и опережать конкурентов.

Выбор POS-системы

Выбор подходящей POS-системы начинается с понимания вашего бизнеса . У каждого предприятия свои уникальные потребности, поэтому вам следует уделить время оценке того, что наиболее важно для вашей деятельности. Правильный выбор поможет вам эффективно работать сегодня и адаптироваться по мере роста вашего бизнеса.

Бизнес-потребности

Начните с определения целей и задач вашего бизнеса. Этот шаг поможет вам найти систему, которая соответствует вашим ежедневным операциям. Чтобы принять решение, ответьте на следующие вопросы:

• Что вы продаёте? Убедитесь, что система поддерживает ваши товары или услуги.
• С какими трудностями вы сталкиваетесь? Ищите функции, которые решают ваши самые серьёзные проблемы.
• Сколько магазинов у вас в управлении? Выберите систему, которая может управлять одним или несколькими магазинами.
• Насколько комфортно ваша команда использует технологии? Если у ваших сотрудников ограниченный опыт работы с технологиями, выберите удобный вариант.
• Вам нужны отраслевые функции? Некоторым компаниям требуются инструменты, адаптированные под их сферу деятельности.

Программное обеспечение против оборудования

Любое POS-решение состоит из двух основных компонентов: программного и аппаратного. Программное обеспечение отвечает за такие задачи, как отслеживание продаж, инвентаризация и составление отчётности. Аппаратное обеспечение включает в себя такие устройства, как кассовые аппараты, сканеры штрихкодов и принтеры чеков.

Некоторые системы предлагают комплексные пакеты, в то время как другие позволяют комбинировать их. Облачное программное обеспечение часто работает на планшетах и ​​смартфонах, что позволяет сэкономить на оборудовании. Прежде чем принять решение, проверьте совместимость программного обеспечения с вашими устройствами. Это поможет вам избежать дополнительных расходов.

Масштабируемость

Ваш бизнес может со временем расти, поэтому вам нужна система, способная идти в ногу со временем. Облачные POS-системы позволяют легко добавлять новые кассы , устройства и даже торговые точки. Вы можете управлять всем из одной учётной записи и отслеживать продажи и запасы в режиме реального времени. Эти системы также обеспечивают автоматические обновления, поэтому у вас всегда будут самые последние функции без простоев.

Облачные решения помогают вам адаптироваться к новым вызовам. Они сокращают расходы на оборудование и обслуживание, что может увеличить вашу прибыль. Вы также получаете доступ к аналитическим данным , которые помогут вам принимать обоснованные решения по мере развития вашего бизнеса.

Интеграция

Эффективная POS-система должна хорошо взаимодействовать с другими вашими бизнес-инструментами. Интеграция экономит время и снижает количество ошибок за счет синхронизации данных между платформами. Обратите внимание на следующие функции интеграции:

• Подключите программное обеспечение для управления запасами, бухгалтерского учета и программ лояльности клиентов.
• Синхронизируйте продажи, расходы, данные о клиентах и ​​уровни запасов в режиме реального времени.
• Избавьтесь от ручного ввода данных и поддерживайте актуальность информации.

Выбирая систему, проверьте, поддерживает ли она интеграцию со сторонними программами и работает ли она с вашим текущим программным обеспечением. Это поможет вам избежать дорогостоящих обновлений или замен в будущем.

Стоимость POS-системы

Понимание стоимости POS-системы поможет вам сделать разумное вложение в свой бизнес. Не ограничивайтесь указанной ценой и учитывайте все сопутствующие расходы.

Авансовые платежи

При покупке POS-системы вы столкнётесь с рядом первоначальных расходов. Они могут включать:

• Оборудование, такое как терминалы, сканеры штрихкодов, денежные ящики, принтеры и подставки для планшетов . Традиционные системы часто стоят от 1500 до 5000 долларов за один терминал, в зависимости от ваших потребностей.
• Соглашения об обслуживании или расширенные гарантии, которые увеличивают ваши первоначальные инвестиции.
• Лицензионные сборы и плата за настройку серверных систем. Облачные решения могут изначально предоставляться бесплатно, но универсальное устройство, такое как Square Register, стоит 799 долларов.

Выбор правильной комбинации аппаратного и программного обеспечения может помочь вам контролировать эти расходы.

Ежемесячные платежи

Ежемесячная плата зависит от поставщика и выбранных функций. Большинство малых предприятий платят от 60 до 150 долларов США в месяц за программное обеспечение для POS-терминалов. Некоторые поставщики предлагают бесплатные базовые тарифы, а расширенные тарифы могут стоить до 400 долларов США в месяц. Перед покупкой ознакомьтесь с тем, что входит в каждый тариф.

Скрытые затраты

После первой покупки вы можете столкнуться с непредвиденными расходами. Обратите внимание на:

• Частая замена оборудования из-за износа.
• Обновления программного обеспечения, открывающие доступ к основным функциям.
• Плата за интеграцию со сторонними компонентами.
• Комиссии за транзакции, которые уменьшают вашу прибыль, особенно если вы обрабатываете много платежей.
• Непрозрачное ценообразование, скрывающее важные функции за дополнительными расходами.
• Расходы на обучение персонала могут возрасти из-за высокой текучести кадров.

Ценить

Сравнение ценности подразумевает рассмотрение не только цены. Необходимо учитывать, какие функции предлагает каждая система и как они поддерживают ваш бизнес. В таблице ниже представлены предложения разных поставщиков:

Комиссия за обработку платежей также влияет на стоимость. Некоторые провайдеры взимают переменные комиссии в зависимости от способа оплаты, в то время как другие используют фиксированные комиссии. Тарифы Interchange Plus обеспечивают большую прозрачность и предсказуемость.

Вам следует взвесить все за и против, чтобы найти наиболее подходящий вариант для вашего бизнеса.

Настройка и использование

Интерфейс

Вы взаимодействуете с интерфейсом каждый день, поэтому он должен быть простым и эффективным. Многие владельцы малого бизнеса предпочитают системы с понятным дизайном и понятной навигацией. Такие функции, как управление запасами в режиме реального времени и простая обработка платежей, облегчают вашу работу. В таблице ниже представлены удобные функции интерфейса, которые помогут вам сэкономить время и сократить количество ошибок:

Обучение

Вы хотите, чтобы ваши сотрудники уверенно работали с системой? Ведущие поставщики предлагают разнообразные обучающие ресурсы для поддержки вашей команды. Вы можете получить доступ к базам знаний с руководствами и советами по устранению неполадок. Многие компании предлагают подробные программы адаптации и интерактивные модули электронного обучения. Ваши сотрудники получат пользу от обучающих видео , вебинаров и семинаров. Онлайн-сообщества и форумы также полезны для обмена опытом и решениями. Учебные пособия и разделы часто задаваемых вопросов дадут вам быстрые ответы на часто задаваемые вопросы.

• База знаний с практическими руководствами
• Справочник сотрудника по обзору системы
• Модули электронного обучения для самостоятельного обучения
• Обучающие видео для визуального руководства
• Вебинары и семинары для живой поддержки
• Онлайн-сообщества для консультаций со сверстниками
• Учебные пособия с подробными инструкциями
• Часто задаваемые вопросы для быстрых решений
• Облачное хранилище для легкого доступа к документам
• Защищенные паролем сайты для безопасных материалов

Установка

Настроить систему можно за несколько простых шагов. Начните с подключения устройств, например, сканеров штрихкодов, к планшету или смартфону по Bluetooth. Для некоторых систем требуется специальный маршрутизатор, например, AirPort Express для iPad. Войдите в свою учётную запись и настройте параметры, включая чеки, ставки налога с продаж и инвентаризацию. Добавьте сотрудников и назначьте им роли и разрешения. Вы можете вводить данные о товарах вручную или загружать их пакетно с помощью CSV-файла.

Для успешной установки выполните следующие действия:

• Определите требования вашего бизнеса и необходимые функции.
• Установите бюджет на оборудование, программное обеспечение и текущие расходы.
• Привлекайте свою команду для внесения вклада и согласования.
• Сравните поставщиков и выберите наиболее подходящего.
• Составьте план действий и распределите обязанности.
• Обучите сотрудников эффективному использованию.
• Составьте график развертывания, чтобы избежать сбоев.

Поддержка и безопасность

Служба поддержки клиентов

Вы полагаетесь на службу поддержки клиентов, когда сталкиваетесь с техническими проблемами или нуждаетесь в помощи с вашей POS-системой. Качественная поддержка может сэкономить ваше время и предотвратить дорогостоящие простои. Многие поставщики предлагают круглосуточную поддержку по телефону, электронной почте или в онлайн-чате. Некоторые компании также предоставляют онлайн-ресурсы, такие как раздел часто задаваемых вопросов и видеоуроки, которые помогут вам быстро решить проблемы. Вам следует проверить, предлагает ли ваш поставщик специализированную поддержку по настройке, устранению неполадок и текущему обслуживанию. Быстрая и квалифицированная поддержка поможет вам обеспечить бесперебойную работу вашего бизнеса.

Безопасность данных

Защита информации о вашем бизнесе и клиентах крайне важна. Необходимо принять меры для защиты вашей POS-системы от киберугроз и несанкционированного доступа. Большинство современных систем используют несколько уровней защиты:

• Внедрите сквозное шифрование для защиты конфиденциальных данных во время транзакций.
• Защитите свою систему с помощью надежного антивирусного программного обеспечения для блокировки вредоносных программ.
• Заблокируйте свои устройства и ограничьте доступ только авторизованным пользователям.
• Во избежание рисков не подключайте систему к внешним сетям.
• Обеспечьте соответствие PCI для соблюдения отраслевых стандартов безопасности.

Ключевые компоненты безопасности POS-терминалов включают в себя:

• Белый список и подпись кода для разрешения использования только доверенного программного обеспечения.
• Соответствие стандарту PCI DSS, которое требует использования межсетевых экранов, надежных паролей, шифрования данных, антивирусной защиты и ограниченного доступа к данным платежных карт.
• Многофакторная аутентификация для дополнительного уровня безопасности.

Регулярно проверяйте настройки безопасности и обучайте сотрудников распознавать угрозы. Надёжная система безопасности защищает вашу репутацию и укрепляет доверие клиентов.

Обновления

Для обеспечения безопасности и эффективности вашей POS-системы необходимы регулярные обновления. Поставщики выпускают обновления для исправления ошибок, добавления новых функций и улучшения совместимости с другими инструментами. Большинство экспертов рекомендуют обновлять систему не реже одного раза в шесть месяцев . Крупномасштабным компаниям могут потребоваться более частые обновления для обеспечения безопасности и производительности.

• Регулярные обновления помогут вам интегрировать расширенные функции и улучшить функциональность.
• Обновления гарантируют работу вашей системы с новым программным обеспечением и оборудованием.
• Следуя обновлениям, вы обеспечиваете соответствие своего бизнеса отраслевым стандартам.

Преимущества POS-системы

Эффективность

Вы можете рассчитывать на более эффективную работу вашего бизнеса после внедрения POS-системы. Автоматизированные процессы сокращают количество ошибок, связанных с ручным вводом данных, и экономят время. Вы увидите повышение скорости транзакций, управления запасами и оптимизации кадрового состава. В таблице ниже показано, как повышается эффективность в нескольких областях:

Точность

Используя POS-систему, вы получаете более точную информацию о каждой транзакции. Автоматизированный сбор данных мгновенно фиксирует продажи. Централизованный учёт хранит все данные в одном месте. Встроенная аналитика помогает проверять данные перед аудитом. Автоматизированные расчёты и проверки сокращают количество ошибок. Точные налоговые расчёты обеспечивают соблюдение нормативных требований вашего бизнеса.

• Автоматизированный сбор данных регистрирует каждую продажу без ручного ввода.
• Централизованное ведение учета предотвращает потерю данных и облегчает поиск информации.
• Оптимизированная отчетность позволяет быстро проверять цифры.
• Автоматизированные проверки снижают риск ошибок.
• Точные налоговые расчеты соответствуют вашим обязательствам.

Рост

Выбирая POS-систему, вы готовите свой бизнес к росту. Инструменты управления запасами автоматизируют повторные заказы и предоставляют подробные отчёты. Ускоренные процессы оформления заказов повышают удовлетворенность клиентов. Хранение данных клиентов помогает отслеживать покупки и управлять программами лояльности. Функции управления сотрудниками упрощают планирование. Удобные отчёты помогают принимать взвешенные решения. Интеграция с другим программным обеспечением повышает эффективность. Сокращение ошибок в транзакциях и управлении запасами приводит к улучшению финансовых результатов.

Вам нужна POS-система, которая отвечает целям вашего бизнеса. Ознакомьтесь с таблицей ниже, чтобы определить наиболее важные моменты:

Выполните следующие шаги, чтобы сравнить варианты, такие как TCANG:

• Системы исследований и составления коротких списков .
• Сравните характеристики и цены.
• Проверьте удобство использования и поддержку.

Запросите демонстрацию, чтобы узнать, какое решение лучше всего соответствует вашим потребностям.

FAQ

Что такое POS-система?

POS-система позволяет обрабатывать продажи, отслеживать запасы и управлять данными клиентов. Она используется для обработки транзакций и организации вашего бизнеса.

Сколько стоит POS-система?

Вы платите авансом за оборудование и ежемесячно за программное обеспечение. Стоимость варьируется от 60 до 150 долларов в месяц. Некоторые провайдеры предлагают бесплатные базовые тарифы. Всегда проверяйте наличие скрытых платежей.

Можно ли использовать POS-систему с имеющимся у вас оборудованием?

Многие облачные POS-системы работают на планшетах и ​​смартфонах. Перед покупкой следует проверить совместимость. Для некоторых систем требуются специальные устройства или аксессуары.

Как получить поддержку, если у вас возникнут проблемы?

Вы можете связаться со службой поддержки по телефону, электронной почте или в чате. Поставщики услуг предлагают онлайн-ресурсы, такие как ответы на часто задаваемые вопросы и видеоуроки. Быстрая поддержка поможет вам быстро решить проблемы.