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द्वारा प्रकाशितTCANG · tcang.net · मार्च 2026 को अपडेट किया गया
धीमी चेकआउट प्रक्रिया या पीओएस स्क्रीन को समझने में असमर्थ कैशियर से न केवल समय की बर्बादी होती है, बल्कि इससे ग्राहकों का भरोसा भी कम होता है और राजस्व पर सीधा असर पड़ता है। चाहे आप किसी नए कैशियर को काम पर रख रहे हों या अपनी पूरी टीम को प्रशिक्षित कर रहे हों, पीओएस मशीन का सही इस्तेमाल करना सीखना सबसे महत्वपूर्ण परिचालन कौशल है।
यह गाइड हार्डवेयर की पहचान, दैनिक सेटअप, बिक्री दर्ज करना, सभी प्रकार के भुगतानों को संसाधित करना, रद्द किए गए लेनदेन और धनवापसी को संभालना, दिन का समापन करना और वास्तविक संचालन में होने वाली त्रुटियों को ठीक करना - इन सभी चरणों को कवर करती है। इसे प्रशिक्षण पुस्तिका, त्वरित संदर्भ पुस्तिका या अपनी मानक संचालन प्रक्रियाओं के आधार के रूप में उपयोग करें।
संक्षिप्त उत्तर: पीओएस मशीन का उपयोग कैसे किया जाता है?
संक्षेप में: टर्मिनल चालू करें → अपने कर्मचारी पहचान पत्र से लॉग इन करें → शुरुआती नकदी दर्ज करें → वस्तुओं को स्कैन करें → कुल राशि की समीक्षा करें → भुगतान प्रक्रिया पूरी करें (नकद, कार्ड या कॉन्टैक्टलेस) → रसीद जारी करें → कैश रजिस्टर बंद करें। दिन के अंत में, दैनिक रिपोर्ट चलाएं, नकदी गिनें और मिलान करें, और कैश रजिस्टर को लॉक करें।
1. पीओएस मशीन क्या है?
पीओएस मशीनों के सामान्य प्रकार
| पीओएस प्रकार | के लिए सर्वश्रेष्ठ | मुख्य विशेषताएं |
|---|---|---|
| पारंपरिक / फिक्स्ड पीओएस | खुदरा दुकानें, सुपरमार्केट | डेस्कटॉप टर्मिनल, संपूर्ण पेरिफेरल सूट, उच्च थ्रूपुट |
| मोबाइल / एमपीओएस | पॉप-अप, टेबलसाइड सर्विस | टैबलेट या स्मार्टफोन + कार्ड रीडर; पोर्टेबल और कम लागत वाला |
| स्व-सेवा कियोस्क | क्यूएसआर, सिनेमाघर, टिकट बुकिंग | ग्राहक द्वारा संचालित; कतार की लंबाई और श्रम लागत को कम करता है |
| क्लाउड-आधारित पीओएस | बहु-स्थान वाले व्यवसाय | सभी साइटों पर डेटा सिंक्रोनाइज़ होता है; कहीं से भी एक्सेस किया जा सकता है। |
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2. आपको जिन प्रमुख हार्डवेयर घटकों के बारे में जानना आवश्यक है
किसी पीओएस मशीन को आत्मविश्वास से संचालित करने से पहले, प्रत्येक कर्मचारी को हार्डवेयर के प्रत्येक भाग की पहचान करने और उसके कार्य का वर्णन करने में सक्षम होना चाहिए।
- पीओएस टर्मिनल/टचस्क्रीन - यह सिस्टम का मस्तिष्क है। यह पीओएस सॉफ्टवेयर चलाता है और प्रत्येक लेनदेन को प्रदर्शित करता है।
- कार्ड भुगतान टर्मिनल — चिप, स्वाइप या कॉन्टैक्टलेस/एनएफसी के माध्यम से क्रेडिट और डेबिट कार्ड पढ़ता है।
- बारकोड/क्यूआर स्कैनर — स्कैन करने पर आइटम का नाम और कीमत स्वतः भर देता है। इसे हाथ में पकड़ा जा सकता है या सिस्टम में एकीकृत किया जा सकता है।
- थर्मल रसीद प्रिंटर — गर्मी का उपयोग करके कागज की रसीदें प्रिंट करता है; इसके लिए थर्मल पेपर रोल की आवश्यकता होती है, स्याही कार्ट्रिज की नहीं।
- कैश ड्रॉअर — नकद भुगतान होने पर स्वचालित रूप से खुल जाता है। रसीद प्रिंटर के माध्यम से या सीधे टर्मिनल से जुड़ा होता है।
- ग्राहक-केंद्रित डिस्प्ले — पारदर्शिता और विश्वास के लिए ग्राहक को ऑर्डर की विस्तृत जानकारी दिखाता है।
3. रजिस्टर स्थापित करना और खोलना
पावर-ऑन चेकलिस्ट
- पावर ऑन करने से पहले सभी पेरिफेरल डिवाइस - स्कैनर, रसीद प्रिंटर, कार्ड रीडर - को कनेक्ट करें।
- ईथरनेट केबल लगाएं, या नेटवर्क सेटिंग्स के माध्यम से व्यावसायिक वाई-फाई से कनेक्ट करें।
- पावर बटन को 3 सेकंड तक दबाए रखें। ऑपरेटिंग सिस्टम को पूरी तरह से बूट होने दें (60-90 सेकंड)।
- पीओएस सॉफ्टवेयर लॉन्च करें। पहले ग्राहक को सेवा देने से पहले सभी लंबित अपडेट इंस्टॉल करें।
रजिस्टर कैसे खोलें
- लॉग इन करें: अपनी स्टाफ प्रोफाइल चुनें और अपना विशिष्ट पिन दर्ज करें। अपनी पहचान कभी भी साझा न करें — हर लॉगिन का रिकॉर्ड रखा जाता है।
- शुरुआती नकदी दर्ज करें: दराज में गिनी गई नकदी की सटीक राशि दर्ज करें (उदाहरण के लिए, $200.00)।
- होम स्क्रीन की जांच करें: किसी भी ग्राहक को सेवा देने से पहले सही तारीख, स्टोर का नाम और कैशियर नंबर की पुष्टि करें।
सर्वोत्तम अभ्यास: हमेशा किसी सहकर्मी के सामने शुरुआती नकदी की गिनती करें और दोनों पक्षों से हस्ताक्षर करवाएं। यदि राशि अपेक्षा के अनुरूप नहीं है, तो विसंगति की सूचना तुरंत दें — इसे कभी भी चुपचाप समायोजित न करें।
4. पीओएस मशीन पर सामान्य बिक्री प्रक्रिया कैसे करें
यह वह मूलभूत कार्यप्रणाली है जिसे आपकी टीम दिन में सैकड़ों बार दोहराएगी। प्रत्येक चरण सहज होना चाहिए।
- प्रत्येक वस्तु को स्कैन करें। उत्पाद को स्कैनर के ऊपर से गुजारें। स्क्रीन पर वस्तु का नाम और कीमत सही ढंग से दिखाई दे रहे हैं या नहीं, इसकी पुष्टि करें।
- स्कैन न किए गए आइटमों के लिए मैन्युअल एंट्री करें। मैन्युअल एंट्री पर टैप करें → पीएलयू (प्राइस लुक-अप) कोड टाइप करें या उत्पाद के नाम से खोजें।
- मात्रा समायोजित करें। मात्रा बदलने के लिए किसी आइटम लाइन पर टैप करें, एक ही उत्पाद को बार-बार स्कैन करने की आवश्यकता नहीं है।
- छूट या प्रोमोशन का लाभ उठाएं। आइटम पर टैप करें → छूट → प्रतिशत या निश्चित डॉलर राशि दर्ज करें, या कूपन बारकोड स्कैन करें।
- ऑर्डर के कुल योग की समीक्षा करें। भुगतान करने से पहले ग्राहक से उप-योग, कर और कुल योग की पुष्टि कर लें।
- भुगतान विधि चुनें। चार्ज या पे पर टैप करें (सभी प्रकार के भुगतानों के लिए अनुभाग 5 देखें)।
- रसीद जारी करें। प्रिंट करें या ईमेल करने का विकल्प दें। कैश ड्रॉअर बंद करें। ग्राहक को धन्यवाद दें।
5. विभिन्न भुगतान विधियों को कैसे स्वीकार करें
नकद
- कैश पर टैप करें। दी जाने वाली राशि दर्ज करें (उदाहरण के लिए, 50 डॉलर के नोट के लिए 50.00 डॉलर)।
- यह सिस्टम तुरंत बकाया राशि की गणना कर देता है। इसे दराज से गिन लें।
- नोटों को सही मूल्यवर्ग के खानों में सीधा करके रखें। दराज को अच्छी तरह बंद कर दें।
नकली नोटों से बचाव का सुझाव: बड़े मूल्यवर्ग के नोटों को दराज में रखने से पहले उन्हें नकली नोटों की पहचान करने वाले पेन या यूवी लाइट से जांच लें।
क्रेडिट और डेबिट कार्ड (चिप / स्वाइप / कॉन्टैक्टलेस)
- कार्ड टैप करें। टर्मिनल स्वचालित रूप से लेनदेन की राशि कार्ड रीडर को भेज देता है।
- ग्राहक से कहें कि वह चिप डाले, कार्ड या डिवाइस को टैप करे या स्वाइप करे - जो भी विकल्प उपलब्ध हो।
- स्वीकृति या अस्वीकृति की प्रतीक्षा करें। प्रक्रिया के दौरान कार्ड को कभी भी बाहर न निकालें।
- यदि पिन या हस्ताक्षर की आवश्यकता होती है, तो टर्मिनल सीधे ग्राहक से पूछता है।
यदि कार्ड अस्वीकृत हो जाता है: ग्राहक को विनम्रतापूर्वक सूचित करें — "आपका कार्ड अस्वीकृत हो गया है; यह आपके बैंक का निर्णय है।" भुगतान का कोई वैकल्पिक तरीका सुझाएँ। अस्वीकृत कार्ड से दो बार से अधिक भुगतान का प्रयास न करें।
संपर्क रहित / एनएफसी भुगतान
कार्ड टर्मिनल पर NFC वेव सिंबल दिखना चाहिए। ग्राहक अपने कार्ड या डिवाइस को रीडर से 1-4 सेंटीमीटर की दूरी पर तब तक रखते हैं जब तक कि बीप की आवाज़ न आए और हरे रंग का कन्फर्मेशन सिग्नल न दिखे। क्षेत्रीय कॉन्टैक्टलेस लिमिट (आमतौर पर $100–$200) से कम के लेनदेन के लिए पिन की आवश्यकता नहीं होती है।
किस्तों में भुगतान
- स्प्लिट पेमेंट पर टैप करें → पहली विधि चुनें और आंशिक राशि दर्ज करें।
- सिस्टम स्वचालित रूप से शेष राशि प्रदर्शित करता है। शेष राशि के लिए दूसरी विधि का उपयोग करें।
गिफ्ट कार्ड और क्यूआर कोड भुगतान
गिफ्ट कार्ड: गिफ्ट कार्ड पर टैप करें → कार्ड स्वाइप करें या कार्ड नंबर दर्ज करें → उपलब्ध राशि स्वतः लागू हो जाएगी। यदि राशि कम पड़ती है, तो वह दूसरे भुगतान विकल्प के लिए विभाजित भुगतान में जुड़ जाएगी।
क्यूआर कोड से भुगतान: उपयुक्त मोबाइल भुगतान विकल्प चुनें, स्क्रीन पर क्यूआर कोड प्रदर्शित करें और टर्मिनल पर भुगतान पुष्टिकरण सूचना की प्रतीक्षा करें।
6. रद्द किए गए लेनदेन और धनवापसी को कैसे संभालें
| कार्रवाई | कब उपयोग करें | रिकॉर्ड पर प्रभाव |
|---|---|---|
| खालीपन | लेनदेन पूरा होने से पहले ही त्रुटि पकड़ी गई | जैसे कुछ हुआ ही नहीं, वैसे ही हटा दिया गया; पेमेंट गेटवे पर कोई असर नहीं पड़ा। |
| उसी दिन धनवापसी | लेनदेन पूरा हुआ; ग्राहक उसी दिन वापस आ गया। | कार्ड से किए गए शुल्क को रद्द करता है या दराज से नकदी वापस करता है |
| अगले दिन रिफंड | ग्राहक दिन समाप्त होने के बाद लौटता है। | नया रिफंड लेनदेन; रिपोर्ट में अलग से ट्रैक किया गया |
किसी लेन-देन को रद्द कैसे करें
- लेनदेन इतिहास पर जाएं → रसीद संख्या या समय के आधार पर ऑर्डर ढूंढें।
- वॉइड पर टैप करें → यदि आवश्यक हो तो मैनेजर पिन से पुष्टि करें।
- रद्द करने की पुष्टि रसीद का प्रिंटआउट लें और उसे फाइल में रख दें।
रिफंड की प्रक्रिया कैसे करें
- रिफंड/रिटर्न पर जाएं → मूल रसीद संख्या दर्ज करें या रसीद बारकोड को स्कैन करें।
- लौटाने के लिए आइटम चुनें। आंशिक रूप से लौटाने पर मात्रा समायोजित करें।
- रिफंड का तरीका चुनें — मूल भुगतान विधि को प्राथमिकता दी जाती है। मैनेजर पिन से पुष्टि करें।
- वापसी रसीद प्रिंट करें। लौटाई गई वस्तुओं को प्रबंधक द्वारा निरीक्षण के लिए निर्धारित भंडारण क्षेत्र में रखें।
ध्यान दें: एक निर्धारित सीमा से अधिक की वापसी राशि के लिए प्रबंधक की अनुमति आवश्यक है। कार्ड से प्राप्त राशि में आमतौर पर 3-5 कार्यदिवस लगते हैं - ग्राहक को हमेशा पहले से सूचित करें।
7. दिन के अंत में समापन प्रक्रियाएँ
नियमित रूप से दिन के अंत में नियमित दिनचर्या अपनाने से उन गड़बड़ियों से बचा जा सकता है जिन्हें ठीक करने में घंटों लग जाते हैं। हर रात, हर चरण का पालन करें।
- सुनिश्चित करें कि कोई भी टिकट खुला न हो। कार्य दिवस समाप्त होने से पहले जांच लें कि खुले टिकट स्क्रीन पर शून्य दिख रहा हो।
- दैनिक रिपोर्ट चलाएँ। रिपोर्ट → दिन के अंत की रिपोर्ट पर जाएँ। इससे बिक्री अवधि समाप्त हो जाएगी और आपका आधिकारिक दैनिक रिकॉर्ड तैयार हो जाएगा। इसे प्रिंट करें या सहेजें।
- कैश ड्रॉर में पैसे गिनें। ड्रॉर को बाहर निकालें और प्रत्येक नोट को अलग-अलग मूल्यवर्ग में गिनें। कैश मिलान पत्रक पर रिकॉर्ड करें।
- मिलान करें। प्रारंभिक नकदी + नकद बिक्री - नकद वापसी = अपेक्षित नकदी। अपने वास्तविक गणना से तुलना करें।
- विसंगतियों की जांच करें। 5 डॉलर से अधिक के किसी भी अंतर को दस्तावेज़ में दर्ज करें और रिपोर्ट करें। प्रबंधक की जानकारी के बिना रिकॉर्ड में कोई बदलाव न करें।
- बैंक में जमा राशि तैयार करें। कल के लिए शुरुआती धनराशि अलग कर लें। जमा राशि को एक बैंक बैग में सील कर दें।
- रजिस्टर बंद करें और लॉक करें। पीओएस में 'रजिस्टर बंद करें' पर टैप करें। सभी स्टाफ प्रोफाइल से लॉग आउट करें। अपने स्टोर के प्रोटोकॉल के अनुसार टर्मिनल को लॉक करें।
8. पीओएस मशीन की सामान्य त्रुटियाँ और उनके त्वरित समाधान
| संकट | जल्दी ठीक |
|---|---|
| बारकोड स्कैन नहीं हो रहा है | स्कैनर की खिड़की साफ करें। बारकोड को झुकाएं। वैकल्पिक उपाय के रूप में मैन्युअल प्रविष्टि का उपयोग करें। |
| रसीद प्रिंटर प्रिंट नहीं कर रहा है | सुनिश्चित करें कि थर्मल पेपर प्रिंट हेड की ओर चमकदार सतह के साथ लोड किया गया है। परीक्षण के लिए फीड बटन दबाएं। |
| कार्ड टर्मिनल: "कोई कनेक्शन नहीं" | ईथरनेट केबल या वाई-फाई सिग्नल की जांच करें। कार्ड टर्मिनल को रीस्टार्ट करें। |
| कैश ड्रॉअर नहीं खुल रहा है | नीचे की ओर दिए गए आपातकालीन कुंजी का उपयोग करें। या सेटिंग्स → कैश ड्रॉअर खोलें पर जाएं। |
| स्क्रीन फ्रीज हो गई / पीओएस काम नहीं कर रहा है | 30 सेकंड प्रतीक्षा करें। सॉफ्ट रीस्टार्ट करें (पावर बटन को 5 सेकंड तक दबाए रखें → रीस्टार्ट)। सक्रिय लेनदेन के दौरान कभी भी हार्ड पावर-ऑफ न करें। |
| "आइटम नहीं मिला" त्रुटि | मूल्य मैन्युअल रूप से दर्ज करें, सही विभाग का चयन करें और किसी प्रबंधक को उत्पाद डेटाबेस में आइटम जोड़ने के लिए चिह्नित करें। |
9. कर्मचारी प्रशिक्षण अनुमोदन चेकलिस्ट
हार्डवेयर और सेटअप
- सभी हार्डवेयर घटकों को नाम से पहचानता है
- टर्मिनल को चालू करता है और पीओएस सॉफ्टवेयर लॉन्च करता है
- रसीद के कागज़ को सही ढंग से लोड करता है
- लॉग इन करता है और ओपनिंग फ्लोट सेट करता है
बिक्री लेनदेन
- वस्तुओं को स्कैन करता है और मात्राओं को समायोजित करता है
- स्कैन न किए गए आइटमों के लिए मैन्युअल पीएलयू प्रविष्टि का उपयोग करता है
- प्रतिशत और निश्चित डॉलर की छूट लागू करता है
- कूपन या प्रोमो कोड लागू करता है
भुगतान प्रसंस्करण
- नकदी का लेन-देन करता है और सही छुट्टा देता है
- चिप, स्वाइप और कॉन्टैक्टलेस कार्ड से भुगतान की प्रक्रिया करता है।
- अस्वीकृत कार्ड को पेशेवर तरीके से संभालता है
- यह स्प्लिट पेमेंट और गिफ्ट कार्ड लेनदेन को प्रोसेस करता है।
रद्द करना और धनवापसी
- सत्र के दौरान हुए लेनदेन को रद्द करता है
- यह सेवा उसी दिन और अगले दिन रिफंड की प्रक्रिया करती है।
दिन का अंत
- दिन के अंत की रिपोर्ट चलाता है और नकदी मिलान पूरा करता है।
- रजिस्टर को सही ढंग से बंद और लॉक करता है
कर्मचारी का नाम: ___________________________ प्रबंधक द्वारा अनुमोदन: ___________________________ तारीख: _______________
क्या आपको उच्च मात्रा में दैनिक संचालन के लिए निर्मित पीओएस मशीन की आवश्यकता है?
TCANG खुदरा, आतिथ्य और सेवा व्यवसायों की आवश्यकताओं के अनुरूप औद्योगिक स्तर के POS टर्मिनल, ऑल-इन-वन सिस्टम और POS सहायक उपकरण डिजाइन और निर्मित करता है। हमारा हार्डवेयर टिकाऊ है और इसमें Android और Windows विकल्प, पूर्ण OEM/ODM अनुकूलन और समर्पित बिक्री पश्चात सहायता उपलब्ध है।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न: पीओएस मशीन का उपयोग कैसे करें
मैं पहली बार पीओएस मशीन का उपयोग कैसे करूं?
टर्मिनल को चालू करें, सभी पेरिफेरल (स्कैनर, रसीद प्रिंटर, कार्ड रीडर) कनेक्ट करें, पीओएस सॉफ्टवेयर लॉन्च करें, अपने स्टाफ क्रेडेंशियल से लॉग इन करें, शुरुआती कैश फ्लो दर्ज करें और होम स्क्रीन पर सही तारीख और टिल नंबर दिखाई दे रहे हैं या नहीं, इसकी पुष्टि करें। अब आप अपना पहला लेनदेन करने के लिए तैयार हैं।
पीओएस मशीन पर वॉइड और रिफंड में क्या अंतर है?
लेन-देन पूरा होने से पहले ही उसे रद्द कर दिया जाता है—ऐसा लगता है जैसे वह कभी हुआ ही नहीं था। लेन-देन पूरा होने के बाद रिफंड की प्रक्रिया की जाती है, जिससे ग्राहक के मूल भुगतान विधि में राशि वापस कर दी जाती है। लेन-देन रद्द करना तेज़ और आसान होता है; रिफंड का उपयोग तब किया जाता है जब बिक्री पूरी हो चुकी होती है।
एक पीओएस मशीन भुगतान के कौन-कौन से तरीके स्वीकार करती है?
आधुनिक पीओएस मशीन नकद, क्रेडिट और डेबिट कार्ड (चिप, स्वाइप और कॉन्टैक्टलेस/एनएफसी), क्यूआर कोड आधारित मोबाइल भुगतान, गिफ्ट कार्ड और दो या दो से अधिक तरीकों से भुगतान करने की सुविधा देती है। उपलब्ध विकल्प आपके पीओएस हार्डवेयर और आपके व्यवसाय से जुड़े भुगतान प्रोसेसर पर निर्भर करते हैं।
अगर बारकोड स्कैनर किसी आइटम को रीड नहीं कर पा रहा है तो मुझे क्या करना चाहिए?
सबसे पहले, स्कैनर की खिड़की को सूखे कपड़े से साफ करें और बारकोड को थोड़ा तिरछा करके स्कैन करने का प्रयास करें। यदि फिर भी स्कैन नहीं होता है, तो मैन्युअल प्रविष्टि विकल्प का उपयोग करें: कीबोर्ड आइकन पर टैप करें, उत्पाद पर मुद्रित PLU (मूल्य खोज कोड) टाइप करें और परिणामों में से मिलान करने वाला आइटम चुनें।
मैं पीओएस मशीन पर दिन के अंत में रजिस्टर कैसे बंद करूं?
सभी लंबित टिकटों के बंद होने की पुष्टि करें, फिर बिक्री अवधि को आधिकारिक रूप से बंद करने के लिए रिपोर्ट्स मेनू से दिन के अंत की रिपोर्ट चलाएँ। कैश ड्रॉअर में जमा राशि की गणना करें, उसकी तुलना अपेक्षित कुल राशि (प्रारंभिक फ्लोट + नकद बिक्री - नकद रिफंड) से करें, किसी भी अंतर को दर्ज करें, बैंक में जमा करने की तैयारी करें और पीओएस में 'रजिस्टर बंद करें' पर टैप करें। सभी स्टाफ प्रोफाइल से लॉग आउट करें और टर्मिनल को लॉक करें।
