Полное руководство по обучению персонала: как пользоваться POS-терминалом

Медленная работа кассирши или неуклюжие действия на экране POS-терминала обходятся вам гораздо дороже, чем просто потеря времени — это подрывает доверие клиентов и напрямую влияет на выручку. Независимо от того, обучаете ли вы нового кассира или проводите обновление знаний всей команды, умение пользоваться POS-терминалом — это самый важный операционный навык в торговом зале.

Это руководство охватывает все этапы: идентификацию оборудования, ежедневную настройку, оформление продаж, обработку всех типов платежей, обработку аннулирований и возвратов, закрытие дня и исправление ошибок, которые действительно возникают в реальных условиях работы. Используйте его в качестве учебного пособия, справочника или основы для ваших стандартных операционных процедур.

Краткий ответ: Как пользоваться POS-терминалом?

Вкратце: включить терминал → войти в систему, используя учетные данные сотрудника → ввести начальный остаток наличных → отсканировать товары → проверить итоговую сумму → обработать платеж (наличными, картой или бесконтактной оплатой) → выдать чек → закрыть кассу. В конце дня сформировать ежедневный отчет, пересчитать и сверить наличные, а также заблокировать кассу.

1. Что такое POS-терминал?

POS-терминал (Point of Sale machine) — это комбинация аппаратного и программного обеспечения, которая обрабатывает платежи клиентов и регистрирует транзакции в тот самый момент и в том месте, где происходит продажа. Современные POS-системы делают гораздо больше, чем традиционные кассовые аппараты: они отслеживают запасы в режиме реального времени, генерируют подробную аналитику продаж, управляют правами доступа персонала и поддерживают множество способов оплаты.

Распространенные типы POS-терминалов

Ищете надежное POS-оборудование для своего бизнеса? Ознакомьтесь с полным ассортиментом POS-терминалов и аксессуаров TCANG →

2. Ключевые аппаратные компоненты, которые вам необходимо знать.

Прежде чем уверенно начать работу с POS-терминалом, каждый сотрудник должен уметь идентифицировать каждый элемент оборудования и описывать его функцию.

• POS-терминал / Сенсорный экран — «мозг» системы. На нем работает программное обеспечение POS-терминала и отображается каждая транзакция.
• Терминал для приема платежей по картам — считывает кредитные и дебетовые карты с помощью чипа, магнитной полосы или бесконтактной/NFC-технологии.
• Сканер штрихкодов/QR-кодов — автоматически заполняет название товара и цену при сканировании. Может быть портативным или интегрированным в устройство.
• Термопринтер чеков — печатает бумажные чеки с помощью тепла; требует использования рулонов термобумаги, картриджи с чернилами не требуются.
• Денежный ящик — пружины автоматически открываются при оплате наличными. Подключается к терминалу через принтер чеков или напрямую.
• Витрина, обращенная к покупателю , — демонстрирует покупателю детализированный заказ для обеспечения прозрачности и укрепления доверия.

3. Настройка и открытие кассового аппарата

Контрольный список включения питания

• Перед включением питания подключите все периферийные устройства — сканер, принтер чеков, устройство чтения карт.
• Подключите кабель Ethernet или подключитесь к корпоративной сети Wi-Fi через сетевые настройки.
• Удерживайте кнопку питания в течение 3 секунд. Дождитесь полной загрузки операционной системы (60–90 секунд).
• Запустите POS-программу. Установите все ожидающие обновления, прежде чем обслуживать первого клиента.

Как открыть кассу

1. Вход в систему: выберите свой профиль сотрудника и введите свой уникальный PIN-код. Никогда не передавайте учетные данные третьим лицам — каждый вход в систему регистрируется в журнале аудита.
2. Введите начальную сумму: укажите точную сумму наличных, подсчитанную в кассу (например, 200 долларов).
3. Проверьте главный экран: перед обслуживанием клиента подтвердите правильность даты, названия магазина и номера кассы.

Рекомендации: Всегда пересчитывайте начальный остаток средств в присутствии коллеги и получайте подтверждение от обеих сторон. Если сумма не соответствует ожиданиям, немедленно сообщите о расхождении — никогда не корректируйте ее молча.

4. Как оформить стандартную продажу на POS-терминале

Это основной рабочий процесс, который ваша команда будет повторять сотни раз в день. Каждый шаг должен стать интуитивно понятным.

1. Отсканируйте каждый товар. Поднесите товар к сканеру. Убедитесь, что название товара и цена правильно отображаются на экране.
2. Ввод данных для несканированных товаров вручную. Нажмите «Ввод вручную» → введите код PLU (поиск цены) или выполните поиск по названию товара.
3. Изменение количества. Чтобы изменить количество товара, коснитесь строки заказа, вместо того чтобы сканировать один и тот же товар несколько раз.
4. Примените скидки или промокоды. Нажмите на товар → Скидка → введите процент или фиксированную сумму в долларах, или отсканируйте штрихкод купона.
5. Проверьте общую сумму заказа. Перед списанием средств подтвердите с клиентом промежуточную сумму, налог и общую сумму.
6. Выберите способ оплаты. Нажмите «Списать» или «Оплатить» (все типы платежей описаны в разделе 5).
7. Выдайте чек. Распечатайте или предложите отправить по электронной почте. Закройте кассовый ящик. Поблагодарите клиента.

5. Как принимать различные способы оплаты

Наличные

1. Нажмите «Наличные» . Введите сумму, которую вы хотите внести (например, 50,00 за купюру в 50 долларов).
2. Система мгновенно рассчитывает сдачу. Отсчитайте её из кассы.
3. Поместите купюры лицевой стороной вверх в соответствующие ячейки для банкнот соответствующего номинала. Плотно закройте ящик.

Совет по распознаванию подделок: перед тем как положить купюры крупного номинала в ящик, проверьте их с помощью специальной ручки для проверки фальшивых банкнот или ультрафиолетового фонарика.

Кредитные и дебетовые карты (с чипом / считыванием / бесконтактная оплата)

1. Прикосновение к карте . Терминал автоматически отправляет сумму транзакции на считыватель карт.
2. Предложите клиенту вставить чип, приложить карту или устройство, или провести ими по считывающему устройству — в зависимости от того, что доступно.
3. Дождитесь подтверждения или отклонения заявки . Никогда не извлекайте карту во время обработки.
4. Если требуется ввести PIN-код или подпись, терминал напрямую запрашивает это у клиента.

Если карта отклонена: вежливо сообщите клиенту: «Ваша карта отклонена; это решение вашего банка». Предложите альтернативный способ оплаты. Не пытайтесь использовать отклоненную карту более двух раз.

Бесконтактные платежи / NFC-платежи

На терминале для карт должен отображаться символ NFC-волны. Клиент подносит свою карту или устройство на расстояние 1–4 см от считывателя до тех пор, пока не раздастся звуковой сигнал и не отобразится зеленое подтверждение. Для транзакций в пределах регионального лимита бесконтактной оплаты (обычно 100–200 долларов США) PIN-код не требуется.

Раздельные платежи

• Нажмите «Разделенная оплата» → выберите первый способ и введите частичную сумму.
• Система автоматически отображает оставшийся баланс. Для получения оставшейся суммы воспользуйтесь вторым методом.

Оплата подарочными картами и QR-кодом

Подарочные карты: Приложите подарочную карту → проведите картой или введите номер карты → доступный баланс будет автоматически зачислен. Любой недостаток будет зачислен на счет для оплаты другим способом.

Оплата с помощью QR-кода: выберите соответствующий способ мобильной оплаты, отобразите QR-код на экране и дождитесь подтверждения платежа на терминале.

6. Как обрабатывать аннулирования и возвраты средств

Как аннулировать транзакцию

1. Перейдите в раздел «История транзакций» → найдите заказ по номеру чека или времени.
2. Нажмите «Аннулировать» → при необходимости подтвердите действие с помощью PIN-кода менеджера.
3. Распечатайте подтверждение аннулирования и сохраните его.

Как оформить возврат средств

1. Перейдите в раздел «Возврат/Обмен» → введите номер оригинального чека или отсканируйте штрихкод чека.
2. Выберите товар(ы) для возврата. При частичном возврате скорректируйте количество.
3. Выберите способ возврата средств — предпочтительнее использовать первоначальный способ оплаты. Подтвердите PIN-код у менеджера.
4. Распечатайте квитанцию ​​о возврате. Поместите возвращаемые товары в специально отведенное место для проверки менеджером.

Напоминание: возврат средств, превышающий установленный порог, требует разрешения менеджера. Возврат средств на карту обычно занимает 3–5 рабочих дней — всегда сообщайте об этом клиенту заранее.

7. Процедура закрытия рабочего дня

Дисциплинированный распорядок дня в конце дня предотвращает несоответствия, на выявление которых уходят часы. Следуйте каждому шагу каждый вечер.

1. Убедитесь, что открытых заявок нет. Перед началом работы в конце рабочего дня проверьте, что на экране «Открытые заявки» отображается ноль.
2. Сформируйте ежедневный отчет. Перейдите в раздел «Отчеты» → «Отчет за конец дня». Это завершит отчетный период и сформирует официальную ежедневную отчетность. Распечатайте или сохраните его.
3. Пересчитайте деньги в кассовом ящике. Достаньте ящик и пересчитайте деньги по номиналам. Запишите результаты в лист сверки кассовых операций.
4. Выполните сверку. Начальный остаток денежных средств + Продажи за наличные − Возвраты наличных = Ожидаемый остаток денежных средств. Сравните с результатами инвентаризации.
5. Проведите расследование отклонений. Любая разница, превышающая 5 долларов, должна быть задокументирована и зафиксирована. Не вносите изменения в записи без ведома руководителя.
6. Подготовьте банковский депозит. Отделите средства, предназначенные для открытия счета завтра. Запечатайте депозит в банковский пакет.
7. Закройте и заблокируйте кассовый аппарат. Нажмите «Закрыть кассовый аппарат» в POS-системе. Выйдите из всех профилей сотрудников. Заблокируйте терминал в соответствии с протоколом вашего магазина.

8. Распространенные ошибки POS-терминалов и способы их быстрого устранения

9. Контрольный список для подтверждения прохождения обучения персоналом

Имя сотрудника: ___________________________ Подпись руководителя: ___________________________ Дата: _______________

Нужен POS-терминал, рассчитанный на большой объем ежедневной работы?

Компания TCANG разрабатывает и производит POS-терминалы промышленного класса, комплексные системы и аксессуары для POS-терминалов, разработанные с учетом потребностей предприятий розничной торговли, гостиничного бизнеса и сферы услуг. Наше оборудование рассчитано на длительный срок службы — доступны варианты на базе Android и Windows, полная OEM/ODM-настройка и специализированная послепродажная поддержка.

• Посмотреть POS-терминалы и аксессуары TCANG →
• Свяжитесь с TCANG для получения индивидуального предложения по оборудованию →