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Come configurare un banco POS: lista di controllo per l'hardware delle piccole imprese
Dal punto di vista del cliente, un banco POS può sembrare semplice: uno schermo, il bip dello scanner, lo scontrino. Dietro a questo bancone, però, cinque o più dispositivi hardware devono essere collegati correttamente e comunicare tra loro prima che la prima transazione possa essere elaborata. Un errore in questa fase può causare problemi come un cassetto contanti che non si apre, una stampante che si inceppa o uno scanner che legge codici a barre non riconosciuti dal software. Questa guida illustra ogni componente hardware di un banco POS per piccole imprese, le relative connessioni e gli errori di configurazione più comuni che possono causare problemi fin dal primo giorno.
Quale hardware va su un bancone POS?
Un sistema POS completo è composto da una serie di componenti hardware fondamentali. Ciascuno svolge una funzione specifica e, se ne manca anche solo uno, di solito si ricorre a una soluzione alternativa che rallenta ogni transazione.
Terminale POS : l'unità principale con display touchscreen, processore, memoria e porte I/O. Questo è l'hub a cui si collegano tutti gli altri dispositivi. Per un bancone fisso, un terminale desktop all-in-one da 15 pollici con un contenitore in lega di alluminio è la scelta standard: senza ventola, resistente e progettato per 12-16 ore di funzionamento continuo al giorno.
Stampante per scontrini : una stampante termica che produce scontrini cartacei. Svolge anche una seconda funzione: azionare l'apertura del cassetto contanti tramite un cavo RJ11 passante. La maggior parte delle stampanti per scontrini professionali si collega al terminale tramite USB o porta seriale (COM). Le stampanti termiche utilizzano il calore anziché l'inchiostro, quindi non ci sono cartucce da sostituire, ma solo rotoli di carta.
Scanner di codici a barre — Legge i codici a barre dei prodotti e invia i dati al terminale POS. Per un bancone fisso, uno scanner USB cablato è più affidabile di uno wireless: non necessita di batteria da caricare, non presenta problemi di abbinamento Bluetooth e offre una risposta immediata. I modelli portatili sono adatti alla maggior parte dei punti vendita; gli scanner a mani libere (da presentare) sono più veloci per i banconi di supermercati o minimarket ad alto volume di vendita.
cassetto contanti — Contiene contanti, monete e talvolta assegni. Il cassetto si collega alla stampante per scontrini (non al terminale) tramite un cavo RJ11. Al termine di una transazione, il software POS invia un comando di stampa e la stampante invia simultaneamente un impulso elettrico per aprire il cassetto. Non è necessario un alimentatore esterno.
Connessione di rete : un cavo Ethernet collega la porta RJ45 del terminale al router o allo switch. Questo cavo trasmette i dati delle transazioni al server del software POS o al backend cloud. La connessione Ethernet cablata è più stabile del Wi-Fi per un bancone fisso: nessuna interruzione di connessione durante le ore di punta, nessuna interferenza da parte delle apparecchiature della cucina.
Hardware opzionale (da aggiungere in base al tipo di attività)
Display rivolto al cliente : un secondo piccolo schermo (7-10 pollici) o un semplice display a colonna VFD che mostra il totale della transazione al cliente. Utile per la trasparenza e la velocità di pagamento, ma non essenziale per tutte le attività commerciali. Un display a colonna VFD costa tra i 10 e i 15 dollari e si collega tramite porta COM; uno schermo LCD completo costa tra i 30 e gli 80 dollari e utilizza un'uscita video (VGA o HDMI).
Terminale di pagamento : un lettore di carte per carte di credito/debito e pagamenti contactless. Questo dispositivo è in genere fornito dal fornitore del servizio di pagamento (non dal produttore del terminale POS) e si collega al terminale tramite USB o tramite una propria connessione di rete. Il software POS deve supportare lo specifico modello di terminale di pagamento fornito dal fornitore.
Display da cucina o stampante da cucina — Per ristoranti e bar, gli ordini devono arrivare in cucina. Un sistema di visualizzazione in cucina (KDS) mostra gli ordini su uno schermo, mentre una stampante in cucina produce scontrini cartacei. Entrambi si connettono tramite la rete locale. Il KDS è la soluzione moderna: niente sprechi di carta, gli ordini possono essere aggiornati e classificati in base alla priorità direttamente sullo schermo.
Chiosco self-service — Per ristoranti a servizio rapido o negozi al dettaglio con elevato flusso di persone, un chiosco self-service Consente ai clienti di effettuare ordini o di pagare in modo indipendente. Si tratta di un'unità hardware separata con schermo, lettore di pagamento e stampante per scontrini propri, non collegata al terminale di cassa.
Come tutto è collegato
Il terminale POS è il fulcro del sistema. Tutte le periferiche si collegano ad esso (ad eccezione del cassetto contanti, che si collega tramite la stampante). Ecco lo schema di cablaggio standard per un tipico bancone di una piccola attività commerciale:
| Dispositivo | Si collega a | Cavo / Porta |
|---|---|---|
| Scanner di codici a barre | terminale POS | USB |
| Stampante per ricevute | terminale POS | USB o COM (seriale) |
| cassetto contanti | Stampante per scontrini (non il terminale) | RJ11 |
| Rete / Internet | terminale POS | Connettore Ethernet RJ45 |
| Display per il cliente (VFD) | terminale POS | COM (seriale) |
| Display per il cliente (LCD) | terminale POS | VGA o HDMI |
| Terminale di pagamento | Terminale POS o rete proprietaria | USB o Ethernet (a seconda del processore) |
Il dettaglio fondamentale che la maggior parte delle guide di configurazione omette è il seguente: il cassetto contanti si collega alla stampante per scontrini, non al terminale POS. Se il terminale non dispone di una porta RJ11 diretta, è normale: il cassetto riceve il segnale dalla stampante. Se invece il terminale è dotato di una porta RJ11, anche questa è progettata per azionare direttamente il cassetto; consultare la documentazione del software POS per verificare quale metodo supporta.
Cinque errori di configurazione che causano problemi fin dal primo giorno
1. Non eseguire un test completo prima dell'apertura. Ogni dispositivo potrebbe accendersi correttamente singolarmente, ma il vero test consiste in un ciclo di transazione completo: scansionare un codice a barre, elaborare una vendita, stampare la ricevuta, verificare che il cassetto contanti si apra. Eseguire questo test almeno cinque volte. Se una qualsiasi fase fallisce, lo si scoprirà durante il primo picco di clienti anziché durante una fase di configurazione più tranquilla.
2. Collegare il cavo RJ11 del cassetto contanti alla porta sbagliata. Alcune stampanti per scontrini hanno due porte RJ11: una di ingresso (dal terminale, usata raramente) e una di uscita (verso il cassetto contanti). Collegando il cavo del cassetto alla porta di ingresso, il cassetto non riceverà mai il segnale di apertura. Consultare il manuale della stampante per individuare la porta RJ11 corrispondente al segnale di apertura del cassetto.
3. Utilizzo del Wi-Fi per un contatore fisso. Il Wi-Fi sembra più semplice perché non c'è bisogno di posare cavi, ma introduce interruzioni di connessione, picchi di latenza e interferenze, soprattutto nei ristoranti dove forni a microonde e apparecchiature metalliche disturbano il segnale. Un singolo cavo Ethernet dal terminale al router elimina tutti questi problemi.
4. Non installare i driver delle periferiche prima di collegare i dispositivi. La maggior parte dei terminali POS con sistema operativo Windows richiede driver per le stampanti di scontrini e talvolta anche per gli scanner. Collegare una stampante prima di aver installato il relativo driver può comportare l'assegnazione da parte del sistema operativo di un driver generico che non supporta la funzione di attivazione del cassetto contanti della stampante. Installare prima il driver del produttore, quindi collegare l'hardware.
5. Dimenticare di impostare la modalità tastiera dello scanner di codici a barre. Molti scanner di codici a barre USB sono impostati di default sulla modalità "keyboard wedge", che digita le cifre del codice a barre come se qualcuno stesse digitando su una tastiera. La maggior parte dei software POS si aspetta questa modalità, ma alcuni richiedono che lo scanner sia impostato sull'emulazione seriale o su uno specifico formato dati. Se i codici a barre scansionati appaiono nel campo sbagliato o con caratteri aggiuntivi, è necessario riconfigurare la modalità di comunicazione dello scanner, solitamente scansionando un codice a barre di configurazione dal manuale dello scanner.
Requisiti minimi delle porte per il tuo terminale
Prima di acquistare un terminale POS, conta le periferiche che intendi collegare e verifica che il terminale disponga di un numero sufficiente di porte. Ecco il minimo indispensabile per un bancone standard di una piccola attività commerciale:
Porte USB: minimo 3 — una per lo scanner di codici a barre, una per la stampante di scontrini (se USB), una per il terminale di pagamento o una di riserva. Da quattro a sei porte USB offrono la possibilità di aggiungere periferiche in seguito senza bisogno di un hub.
Porta COM (seriale): minimo 1 — per stampanti legacy, display VFD per clienti o periferiche specializzate. Anche se si prevede di utilizzare solo dispositivi USB al momento, avere una porta COM disponibile previene problemi di compatibilità in futuro.
RJ45 Ethernet: 1 — per la connettività di rete cablata.
Uscita video (VGA o HDMI): 1 — necessaria solo se si prevede di utilizzare un display LCD rivolto al cliente. Saltare questo passaggio se si utilizza un display a palo VFD (che utilizza COM) o nessun display per il cliente.
Per una ripartizione dettagliata del conteggio delle porte, Il materiale dell'involucro e altre specifiche influiscono sul prezzo del terminale. , consultare la guida all'acquisto di terminali POS economici. Quando si acquistano terminali da un produttore Richiedi sempre la scheda tecnica completa degli I/O prima di confermare l'ordine.
Domande frequenti
Di quale hardware ho bisogno per un banco POS di base?
Un sistema POS di base richiede cinque componenti hardware: un terminale POS (l'unità principale con touchscreen), una stampante per scontrini (USB termica o seriale), uno scanner di codici a barre (USB cablato per i banconi fissi), un cassetto contanti (collegato tramite RJ11 alla stampante per scontrini) e una connessione di rete (cavo Ethernet alla porta RJ45 del terminale). Tra le opzioni aggiuntive figurano un display rivolto al cliente, un terminale di pagamento del fornitore di servizi di pagamento e una stampante per la cucina, se si opera nel settore della ristorazione.
Come si collega un cassetto contanti a un terminale POS?
Nella maggior parte delle configurazioni, il cassetto contanti non si collega direttamente al terminale POS. Si collega invece alla stampante per scontrini tramite un cavo RJ11. Al termine di una transazione, il software POS invia un comando di stampa alla stampante per scontrini, che a sua volta invia simultaneamente un segnale elettrico tramite il cavo RJ11 per aprire il cassetto contanti. Questa configurazione a catena richiede una stampante per scontrini dotata di una porta pass-through RJ11, presente nella maggior parte delle stampanti termiche professionali.
Per le periferiche del POS devo utilizzare connessioni USB o seriali?
La porta USB è lo standard per la maggior parte delle nuove periferiche: scanner, stampanti e terminali di pagamento utilizzano comunemente connessioni USB. Le connessioni seriali (porta COM) sono ancora utilizzate per alcune stampanti di scontrini meno recenti e periferiche specializzate. Se stai configurando un nuovo banco da zero, la connessione USB è più semplice e più ampiamente supportata. Se stai integrando il tuo terminale POS con apparecchiature esistenti che utilizzano connessioni seriali, assicurati che disponga di almeno una porta COM per evitare di dover utilizzare un adattatore.
Posso utilizzare il Wi-Fi al posto dell'Ethernet per il mio terminale POS?
È possibile, ma per le installazioni fisse al banco si consiglia una connessione Ethernet cablata. Il Wi-Fi introduce latenza, è vulnerabile alle interferenze di forni a microonde e altri dispositivi (soprattutto negli ambienti di ristorazione) e può perdere la connessione durante le ore di punta, quando la rete è congestionata. Un cavo Ethernet collegato alla porta RJ45 del terminale fornisce una connessione stabile e dedicata per i dati delle transazioni. Riservate il Wi-Fi ai dispositivi POS mobili o palmari che devono spostarsi all'interno del negozio o della sala da pranzo.
Qual è l'errore più comune nella configurazione dell'hardware POS?
L'errore più comune è non testare tutte le periferiche insieme prima di iniziare l'attività. Spesso le aziende estraggono ogni dispositivo dalla confezione, verificano che si accenda e danno per scontato che la configurazione sia completa. Poi, il primo giorno di lavoro intenso, il cassetto contanti non si apre perché il cavo RJ11 è collegato alla porta sbagliata della stampante, oppure lo scanner legge i codici a barre ma il software POS non ne riconosce il formato. Eseguite sempre un test completo end-to-end – scansionate un prodotto, elaborate una transazione di prova, stampate una ricevuta e verificate che il cassetto contanti si apra – prima di aprire al pubblico.
