So richten Sie einen Kassenschalter ein – Checkliste für die Hardware kleiner Unternehmen

Ein Kassensystem wirkt für den Kunden simpel: Bildschirm, Scannersignal, Beleg. Doch hinter diesem System müssen mindestens fünf Hardwaregeräte korrekt angeschlossen sein und miteinander kommunizieren, bevor die erste Transaktion verarbeitet werden kann. Fehler dabei können zu einer Kassenschublade führen, die sich nicht öffnen lässt, einem Papierstau im Drucker oder einem Scanner, der Barcodes liest, die die Software nicht erkennt. Dieser Leitfaden erklärt Ihnen alle Hardwarekomponenten eines Kassensystems für kleine Unternehmen, deren Anschlüsse und häufige Einrichtungsfehler, die gleich am ersten Tag Probleme verursachen.

Welche Hardware gehört an einen Kassenschalter?

Ein vollständiges Kassensystem verfügt über einen Kernsatz an Hardwarekomponenten. Jede Komponente erfüllt eine spezifische Funktion, und das Weglassen einer Komponente erfordert in der Regel eine Notlösung, die jede Transaktion verlangsamt.

Kassenterminal – Die Haupteinheit mit Touchscreen-Display, Prozessor, Speicher und I/O-Anschlüssen. Dies ist die zentrale Anlaufstelle, an die alle anderen Geräte angeschlossen werden. Für einen fest installierten Tresen eignet sich ein 15-Zoll-All-in-One-Desktop-Terminal mit … Gehäuse aus Aluminiumlegierung ist die Standardwahl – lüfterlos, langlebig und für einen 12- bis 16-stündigen Dauerbetrieb ausgelegt.

Belegdrucker – Ein Thermodrucker, der Papierbelege ausdruckt. Er hat außerdem eine zweite Funktion: Er öffnet die Kassenschublade über ein RJ11-Durchgangskabel. Die meisten gewerblichen Belegdrucker werden über USB oder eine serielle Schnittstelle (COM) mit dem Terminal verbunden. Thermodrucker arbeiten mit Hitze statt mit Tinte, daher müssen keine Patronen ausgetauscht werden – nur Papierrollen.

Barcode-Scanner Der Scanner liest Produkt-Barcodes und sendet die Daten an das Kassenterminal. Für fest installierte Kassen ist ein kabelgebundener USB-Scanner zuverlässiger als ein drahtloser – kein Akku muss geladen werden, keine Bluetooth-Verbindungsprobleme und die Daten werden sofort verarbeitet. Handscanner eignen sich für die meisten Einzelhandelsgeschäfte; Präsentationsscanner (freihändige Scanner) sind schneller für Kassen mit hohem Kundenaufkommen in Supermärkten oder Convenience-Stores.

Kassenschublade — Zur Aufbewahrung von Bargeld, Münzen und gelegentlich Schecks. Die Schublade ist über ein RJ11-Kabel mit dem Belegdrucker (nicht mit dem Terminal) verbunden. Nach Abschluss einer Transaktion sendet die Kassensoftware einen Druckbefehl, und der Drucker gibt gleichzeitig einen elektrischen Impuls aus, um die Schublade zu öffnen. Es wird kein separates Netzteil benötigt.

Netzwerkverbindung – Ein Ethernet-Kabel verbindet den RJ45-Anschluss des Terminals mit Ihrem Router oder Switch. Über dieses Kabel werden die Transaktionsdaten an den Server oder die Cloud-Lösung Ihrer Kassensoftware übertragen. Kabelgebundenes Ethernet ist für einen fest installierten Kassenbereich stabiler als WLAN – keine Verbindungsabbrüche während der Stoßzeiten, keine Störungen durch Küchengeräte.

Optionale Hardware (je nach Geschäftsart hinzufügen)

Kundenseitiges Display – Ein zweiter kleiner Bildschirm (7–10 Zoll) oder ein einfaches VFD-Display an einem Mast zeigt dem Kunden den Gesamtbetrag der Transaktion an. Nützlich für Transparenz und schnellere Abwicklung an der Kasse, aber nicht für jedes Geschäft unerlässlich. Ein VFD-Display an einem Mast kostet 10–15 US-Dollar und wird über einen COM-Anschluss verbunden; ein LCD-Bildschirm kostet 30–80 US-Dollar und verwendet einen Videoausgang (VGA oder HDMI).

Zahlungsterminal – Ein Kartenlesegerät für Kredit-/Debitkarten und kontaktloses Bezahlen. Dieses Gerät wird üblicherweise von Ihrem Zahlungsdienstleister (nicht vom Hersteller des Kassenterminals) bereitgestellt und entweder über USB mit dem Terminal verbunden oder verfügt über eine eigene Netzwerkverbindung. Ihre Kassensoftware muss das vom Zahlungsdienstleister bereitgestellte Zahlungsterminalmodell unterstützen.

Küchendisplay oder Küchendrucker In Restaurants und Cafés müssen Bestellungen die Küche erreichen. Ein Küchenanzeigesystem (KDS) zeigt die Bestellungen auf einem Bildschirm an; ein Küchendrucker druckt Papierbons. Beide Systeme sind über Ihr lokales Netzwerk verbunden. Das KDS ist die moderne Lösung – kein Papierverschwendung, Bestellungen können direkt auf dem Bildschirm priorisiert und nach vorne verschoben werden.

Selbstbedienungskiosk – Für Schnellrestaurants oder Einzelhandelsgeschäfte mit hoher Kundenfrequenz, ein Selbstbedienungskiosk Ermöglicht es Kunden, Bestellungen aufzugeben oder den Bezahlvorgang selbstständig abzuschließen. Es handelt sich dabei um eine separate Hardwareeinheit mit eigenem Bildschirm, Zahlungsleser und Belegdrucker – diese ist nicht mit dem Kassenterminal verbunden.

Wie alles miteinander verbunden ist

Das Kassenterminal bildet das Herzstück des Systems. Alle Peripheriegeräte werden daran angeschlossen (außer der Kassenschublade, die über den Drucker verbunden wird). Hier ist die Standardverkabelung für einen typischen Ladentisch in einem kleinen Unternehmen:

Ein wichtiger Punkt, der in den meisten Einrichtungsanleitungen fehlt: Die Kassenschublade wird an den Belegdrucker und nicht an das Kassenterminal angeschlossen. Wenn Ihr Terminal keinen direkten RJ11-Anschluss hat, ist das normal – die Schublade erhält ihr Signal vom Drucker. Besitzt Ihr Terminal jedoch einen RJ11-Anschluss, kann dieser die Schublade ebenfalls direkt ansteuern. Informationen zur unterstützten Methode finden Sie in der Dokumentation Ihrer Kassensoftware.

Fünf Einrichtungsfehler, die am ersten Tag Probleme verursachen

1. Vor der Eröffnung keinen vollständigen Test durchführen. Jedes Gerät mag einzeln einwandfrei funktionieren, aber der eigentliche Test ist ein kompletter Transaktionszyklus: Barcode scannen, Verkauf abwickeln, Beleg drucken, Kassenschublade öffnen. Führen Sie diesen Test mindestens fünfmal durch. Wenn ein Schritt fehlschlägt, bemerken Sie es mitten im ersten Ansturm und nicht in einer ruhigen Einrichtungsphase.

2. Falscher Anschluss des RJ11-Kabels der Kassenschublade. Einige Belegdrucker verfügen über zwei RJ11-Anschlüsse – einen Eingang (vom Terminal, selten verwendet) und einen Ausgang (zur Kassenschublade). Wird das Schubladenkabel an den Eingang angeschlossen, empfängt die Schublade kein Öffnungssignal. Prüfen Sie im Druckerhandbuch, welcher RJ11-Anschluss die Schublade auslöst.

3. Nutzung von WLAN für eine fest installierte Theke. WLAN erscheint einfacher, da kein Kabel verlegt werden muss, führt aber zu Verbindungsabbrüchen, Latenzspitzen und Störungen – insbesondere in Restaurants, wo Mikrowellen und Metallgeräte das Signal beeinträchtigen. Ein einzelnes Ethernet-Kabel vom Terminal zum Router beseitigt all diese Probleme.

4. Fehlende Installation von Peripheriegerätetreibern vor dem Anschließen der Geräte. Die meisten Windows-Kassenterminals benötigen Treiber für Belegdrucker und teilweise auch für Scanner. Wird ein Drucker vor der Treiberinstallation angeschlossen, kann das Betriebssystem einen generischen Treiber zuweisen, der die Kassenschubladenfunktion des Druckers nicht unterstützt. Installieren Sie daher zuerst den Treiber des Herstellers und schließen Sie anschließend die Hardware an.

5. Vergessen, den Tastaturmodus des Barcode-Scanners einzustellen. Viele USB-Barcode-Scanner sind standardmäßig im „Tastatur-Modus“ eingestellt, der die Barcode-Ziffern so eingibt, als würde man über eine Tastatur tippen. Die meisten Kassensysteme erwarten diesen Modus, einige erfordern jedoch die Einstellung auf serielle Emulation oder ein bestimmtes Datenformat. Erscheinen gescannte Barcodes im falschen Feld oder mit zusätzlichen Zeichen, muss der Kommunikationsmodus des Scanners neu konfiguriert werden – üblicherweise durch Scannen eines Konfigurations-Barcodes aus dem Handbuch.

Mindestanforderungen des Hafens an Ihr Terminal

Bevor Sie ein Kassenterminal kaufen, zählen Sie die Peripheriegeräte, die Sie anschließen möchten, und prüfen Sie, ob das Terminal über genügend Anschlüsse verfügt. Hier die Mindestausstattung für einen Standard-Kasten in einem kleinen Unternehmen:

USB-Anschlüsse: Mindestens 3 – einer für den Barcode-Scanner, einer für den Belegdrucker (falls USB-Anschluss vorhanden), einer für das Zahlungsterminal oder ein zusätzlicher Anschluss. Vier bis sechs USB-Anschlüsse bieten die Möglichkeit, später ohne Hub weitere Peripheriegeräte anzuschließen.

COM-Anschluss (seriell): Mindestens 1 – für ältere Drucker, VFD-Kundendisplays oder spezielle Peripheriegeräte. Selbst wenn Sie jetzt ausschließlich USB-Geräte verwenden möchten, beugt ein verfügbarer COM-Anschluss späteren Kompatibilitätsproblemen vor.

RJ45 Ethernet: 1 — für kabelgebundene Netzwerkverbindungen.

Videoausgang (VGA oder HDMI): 1 – nur erforderlich, wenn Sie ein kundenseitiges LCD-Display verwenden möchten. Überspringen Sie diesen Schritt, wenn Sie ein VFD-Mastdisplay (mit COM-Anschluss) oder gar kein Kundendisplay verwenden.

Eine detaillierte Aufschlüsselung der Portanzahl finden Sie hier: Das Gehäusematerial und andere Spezifikationen beeinflussen den Preis des Terminals. Siehe den Einkaufsleitfaden für günstige POS-Terminals. Bei der Beschaffung von Terminals von einem Hersteller Bitte fordern Sie vor der Bestätigung Ihrer Bestellung immer das vollständige Datenblatt der I/O-Spezifikationen an.

Häufig gestellte Fragen