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Kosten von Kassensystemen für Restaurants: Ein vollständiger Leitfaden bis 2025
2025-11-17
Bei der Eröffnung eines neuen Lokals oder der Modernisierung Ihrer technischen Ausstattung stellt sich eine Frage besonders: „Wie viel kostet ein Kassensystem für Restaurants?“
Die Antwort ist nicht immer einfach, aber wir haben die Zahlen für 2025 analysiert, um Ihnen eine definitive Antwort zu geben.
Kurzantwort (Marktdurchschnitt 2025):
Für die meisten kleinen und mittelgroßen Restaurants kostet ein Kassensystem zwischen 69 und 250 US-Dollar pro Monat für Software-Abonnements. Die anfänglichen Hardwarekosten liegen in der Regel zwischen 600 und 1.500 US-Dollar (einmalige Gebühr), je nachdem, ob Sie sich für ein mobiles Kassensystem (iPad/Android) oder herstellereigene Terminals entscheiden. Beachten Sie, dass die Gebühren für die Zahlungsabwicklung (durchschnittlich 2,5 % + 0,10 ¢ pro Transaktion) oft den größten langfristigen Kostenfaktor darstellen.
1. Die zwei Hauptkostenkomponenten: Software vs. Hardware
Moderne Kassensysteme werden üblicherweise als „SaaS“-Lösung (Software as a Service) angeboten. Das bedeutet, dass Sie zwar geringere Anschaffungskosten haben, dafür aber eine monatliche Gebühr zahlen.
Kosten für POS-Software (0 – 200+ US-Dollar pro Monat)
Die Software ist das „Gehirn“ Ihres Systems. Die Preisstaffelung sieht üblicherweise wie folgt aus:
- Kostenlose Tarife (0 €/Monat): Einige Anbieter stellen kostenlose Software zur Verfügung, verlangen aber in der Regel die Nutzung ihres Zahlungsabwicklungsdienstes zu einem höheren Tarif (z. B. 3 % oder mehr). Dies ist oft ein gutes Kassensystem für Kleinunternehmer mit geringem Umsatzvolumen, die gerade erst anfangen.
- Standard-Pakete (69–99 $/Monat): Beinhaltet Kernfunktionen wie Menüverwaltung, Tischplanung und grundlegende Berichtsfunktionen. Ideal für Restaurants mit einem Standort.
- Enterprise-Pläne (ab 150 $/Monat): Erforderlich für Franchise-Unternehmen mit mehreren Standorten. Beinhaltet erweiterte Bestandsverwaltung, API-Integrationen und Treueprogramme.
Kosten für die POS-Hardware (einmalig: 599 – 3.000 US-Dollar)
Ihre Investition in POS-Hardware hängt stark von der gewählten Konfiguration ab. Im Jahr 2025 gibt es zwei Hauptwege:
- Legacy-/Proprietäre Systeme: Robust, langlebig, aber teuer. Rechnen Sie mit Kosten von über 1000 US-Dollar pro Terminal .
- Tablet-/Mobile Kassensysteme: Nutzen handelsübliche Tablets (iPads oder Android-Geräte). Diese sind kostengünstiger und flexibler. Ein komplettes Set (Ständer, Tablet, Kartenleser) kann bereits ab wenigen Kosten erhältlich sein.$600 Die
2. Detaillierte Aufschlüsselung der Hardwarepreise
Bei der Budgetplanung für ein Kassensystem in der Gastronomie müssen Sie mehr als nur den Bildschirm berücksichtigen. Hier ist eine typische Preisliste für wichtige Peripheriegeräte:
| Hardwarekomponente | Geschätzte Kosten (USD) | Notwendigkeit |
|---|---|---|
| Touchscreen-Terminal (iPad/Android) | $300 - $800 | Essentiell |
| Kartenleser / Terminal | $0 - $299 | Essentiell |
| Belegdrucker | $200 - $400 | Essentiell |
| Küchenanzeigesystem (KDS) | $300 - $700 | Empfohlen |
| Kassenschublade | $50 - $150 | Optional |
| Handheld-Bestellgerät | $200 - $500 | Hohe Effizienz |
Für einen Schnellimbiss reicht unter Umständen ein einfaches mobiles Kassensystem mit einem Tablet und einem Kartenlesegerät aus. Ein Restaurant mit Bedienung benötigt hingegen mehrere Terminals und Küchendrucker, was die Kosten in die Höhe treibt.
3. Versteckte Kosten, auf die Sie achten sollten
Viele Restaurantbesitzer sind schockiert, wenn die Endrechnung kommt. Um ein erschwingliches Kassensystem zu finden, das auch wirklich erschwinglich bleibt, sollten Sie diese „versteckten“ Gebühren im Auge behalten:
- Kreditkartenbearbeitungsgebühren: Dies ist langfristig der größte Kostenfaktor. Die Gebührensätze variieren zwischen 2,3 % und 3,5 % . Ein Unterschied von nur 1 % kann Sie jährlich Tausende von Dollar an Umsatzeinbußen kosten.
- Installation & Onboarding: Bei älteren Systemen können Gebühren anfallen.$500 - $1,000 Für die professionelle Installation. Cloudbasierte Systeme sind in der Regel DIY (Do It Yourself) und kostenlos einzurichten.
- Zusätzliche Funktionen (Add-ons):
- Online-Bestellmodul: +50 $/Monat
- Treueprogramm: +40 $/Monat
- Geschenkgutscheine: +20 €/Monat
- Gebühren pro Terminal: Manche Softwarelizenzen decken nur eine Kasse ab. Die Hinzufügung eines zweiten iPads kann Ihre monatliche Softwarerechnung um 30 bis 50 US-Dollar erhöhen.
4. Reale Kostenszenarien (2025)
Um Ihnen die Investition besser vor Augen zu führen, finden Sie hier drei gängige Szenarien, basierend auf der Art des Unternehmens:
Szenario A: Der kleine Kaffeeladen / Imbisswagen
- Ziel: Geschwindigkeit und Einfachheit.
- Ausstattung: 1 iPad-Ständer, 1 Kartenleser, kein Küchendrucker.
- Hardwarekosten: ~$600
- Softwarekosten: ca. 50 €/Monat
- Urteil:
Ein mobiles Kassensystem ist hier die perfekte, kostengünstige Wahl.
Szenario B: Das gut besuchte Schnellrestaurant (QSR)
- Ziel: Hohes Durchsatzvolumen, Warteschlangenabbau.
- Ausstattung: 2 Thekenterminals, 1 Küchendrucker.
- Hardwarekosten: ~$1,500
- Softwarekosten: ca. 120 €/Monat
- Fazit: Benötigt einen leistungsstarken Prozessor, um die Spitzenzeiten zu bewältigen.
Szenario C: Gehobene Gastronomie mit vollem Service
- Ziel: Tischmanagement, mehrgängiges Menü.
- Ausstattung: 3 Fest installierte Terminals, 2 Handhelds für die Kellner, KDS-Bildschirme in der Küche.
- Hardwarekosten: ~$3,500+
- Softwarekosten: ca. 250 €/Monat
- Fazit: Die Investition in das beste Kassensystem für Restaurants mit Handheld-Geräten amortisiert sich durch die schnellere Tischbelegung.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
1. Wie viel kostet ein Kassensystem für Restaurants im Jahr 2025?
Für die meisten kleinen bis mittelgroßen Restaurants liegen die Kosten für Kassensoftware zwischen 69 und 250 US-Dollar pro Monat . Die Hardwarekosten belaufen sich in der Regel auf 600 bis 1.500 US-Dollar (einmalige Gebühr), je nachdem, ob man sich für ein schlankes mobiles Kassensystem oder robuste, herstellereigene Terminals entscheidet.
2. Welche versteckten Kosten bergen Kassensysteme?
Die bedeutendsten versteckten Kosten sind die Kreditkartenbearbeitungsgebühren , die zwischen 2,3 % und 3,5 % pro Transaktion liegen können. Weitere mögliche versteckte Kosten sind Installationskosten (ab 500 US-Dollar), Kündigungsgebühren und monatliche Zusatzkosten für Funktionen wie Online-Bestellungen oder Treueprogramme.
3. Ist ein mobiles Kassensystem günstiger als ein herkömmliches?
Ja. Ein mobiles Kassensystem läuft auf handelsüblichen Tablets wie iPads oder Android-Geräten, die deutlich günstiger sind als herstellereigene Hardware. Ein komplettes mobiles System kostet oft um die 600 US-Dollar, während ein herkömmliches Terminal über 1.000 US-Dollar pro Stück kosten kann.
4. Welche Hardware benötige ich für ein Kassensystem in einem Restaurant?
Sie benötigen mindestens ein Touchscreen-Terminal (oder Tablet) und ein Kartenlesegerät . Die meisten Restaurants benötigen außerdem einen Belegdrucker und eine Kassenschublade. Für eine höhere Effizienz empfehlen wir die Anschaffung eines Küchenmonitorsystems (KDS) anstelle von Papierbons.
5. So wählen Sie das richtige System für Ihr Budget
Suchen Sie nicht einfach nach der günstigsten Option. Ein gutes Kassensystem für kleine Unternehmen zeichnet sich durch einen hohen Return on Investment (ROI) aus.
Wenn ein etwas teureres System eine Bestandsverwaltung beinhaltet, die Ihnen 5 % Lebensmittelverschwendung erspart, oder eine mobile Bestellfunktion , mit der Sie 10 % mehr Kunden bedienen können, dann ist es die zusätzliche monatliche Gebühr wert.
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