Welche Arten von Kassensystemen gibt es? Der ultimative Leitfaden eines Experten.

Einführung

Die Wahl des richtigen Kassensystems (POS-System) ist eine der wichtigsten Entscheidungen für jedes Einzelhandels- oder Gastronomieunternehmen. Angesichts der rasanten Entwicklung der Zahlungstechnologie und der Vielfalt der heute verfügbaren Kassensysteme sehen sich Geschäftsinhaber einer zunehmend komplexen Landschaft gegenüber. Dieser umfassende Leitfaden hilft Ihnen, die verschiedenen POS-Optionen, ihre Vorteile und Grenzen zu verstehen und das System auszuwählen, das am besten zu Ihren Geschäftsanforderungen passt.

Kassensysteme verstehen

Ein Kassensystem (POS-System) ist die Kombination aus Hardware und Software, die es Unternehmen ermöglicht, Verkaufstransaktionen abzuwickeln, Lagerbestände zu verwalten, Kundendaten zu erfassen und Berichte zu erstellen. Moderne POS-Systeme haben sich weit über einfache Registrierkassen hinaus entwickelt und sind zu umfassenden Unternehmensmanagement-Tools geworden, die Betriebsabläufe und Kundenerlebnisse grundlegend verändern können.

Arten von Kassensystemen: Ein detaillierter Vergleich

1. Traditionelle Legacy-POS-Systeme

Was sie sind: Traditionelle Kassensysteme sind die lokal installierten Lösungen, die den Einzelhandel jahrzehntelang dominierten. Diese Systeme bestehen typischerweise aus spezieller Hardware, die mit einem lokalen Server verbunden ist, wobei die Software direkt auf jedem Terminal installiert ist.

Vorteile:

• Zuverlässigkeit im Offline-Betrieb: Diese Systeme funktionieren auch bei Internetausfällen weiterhin.
• Einmaliger Kauf: Nach der anfänglichen Investition fallen keine monatlichen Gebühren mehr an.
• Datensicherheit: Alle Transaktionsdaten verbleiben lokal, wodurch Unternehmen die direkte Kontrolle behalten.
• Anpassungsmöglichkeiten: Kann stark an spezifische Branchenbedürfnisse angepasst werden

Nachteile:

• Hohe Vorlaufkosten: Die anfängliche Investition kann zwischen 5.000 und 20.000 US-Dollar oder mehr liegen.
• Wartungsaufwand: Erfordert IT-Fachkenntnisse für Updates, Fehlerbehebung und Reparaturen.
• Begrenzte Skalierbarkeit: Die Hinzunahme weiterer Standorte erfordert erhebliche zusätzliche Investitionen.
• Kein Fernzugriff: Geschäftsinhaber können den Betrieb nicht von außerhalb des Standorts überwachen.
• Veraltete Technologie: Vielen älteren Systemen fehlen moderne Funktionen wie mobile Zahlungen oder die Integration von E-Commerce-Plattformen.

Ideal für: Etablierte Unternehmen mit stabilem Geschäftsbetrieb, erheblichem Anfangskapital und eigener IT-Unterstützung.

2. Cloudbasierte Kassensysteme

Was sie sind: Cloudbasierte Systeme speichern Daten auf entfernten Servern, auf die über das Internet zugegriffen wird. Diese Lösungen haben sich zum Industriestandard für moderne Unternehmen entwickelt und bieten Flexibilität sowie Datensynchronisation in Echtzeit.

Vorteile:

• Geringere Anfangsinvestition: Monatliche Abonnementmodelle reduzieren die Vorabkosten.
• Automatische Updates: Software-Updates erfolgen nahtlos und ohne Unterbrechung.
• Fernzugriff: Überwachen Sie Verkäufe und Lagerbestände von überall mit Internetzugang.
• Verwaltung mehrerer Standorte: Zentralisierte Steuerung mehrerer Filialen
• Skalierbarkeit: Neue Terminals oder Standorte lassen sich bei Bedarf einfach hinzufügen.
• Datensicherung: Automatischer Cloud-Speicher schützt vor Datenverlust
• Integrationsmöglichkeiten: Nahtlose Anbindung an Buchhaltungs-, E-Commerce- und Marketing-Tools

Nachteile:

• Internetabhängigkeit: Die Funktionalität kann bei Verbindungsproblemen eingeschränkt sein.
• Laufende Kosten: Monatliche Gebühren summieren sich im Laufe der Zeit
• Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit: Die Speicherung sensibler Informationen außerhalb des Unternehmensstandorts erfordert Vertrauen in den Anbieter.
• Mögliche Ausfallzeiten: Abhängigkeit von Servern und Internetinfrastruktur von Drittanbietern

Ideal für: Kleine und mittlere Unternehmen, die Flexibilität suchen, mehrere Standorte betreiben und Wert auf moderne Funktionen und Integrationen legen.

Branchenbeispiel: Moderne cloudbasierte POS-Lösungen, die oft auf vielseitiger Hardware von Anbietern wie Tcang laufen, haben Tausenden von Einzelhandels- und Gastgewerbebetrieben geholfen, auf moderne Point-of-Sale-Technologie umzusteigen. Ihr umfassendes Ökosystem integriert Bestandsverwaltung, Kundenbeziehungsmanagement-Tools und Echtzeitanalysen.

3. Mobile Kassensysteme (mPOS)

Was sie sind: Mobile Kassensysteme verwandeln Smartphones oder Tablets mithilfe von Apps und tragbaren Kartenlesegeräten in Zahlungsterminals. Diese Kategorie zählt zu den am schnellsten wachsenden Arten von Kassensystemen.

Vorteile:

• Minimaler Aufwand: Oftmals werden nur ein Mobilgerät und ein preiswertes Kartenlesegerät benötigt.
• Maximale Flexibilität: Zahlungen überall abwickeln, von Messen bis hin zu Kundenwohnungen
• Schnelle Einrichtung: Innerhalb weniger Minuten betriebsbereit.
• Kapazität zur Reduzierung von Warteschlangen: Verkürzung der Kassenschlangen zu Stoßzeiten
• Flexibilität: Perfekt für Pop-up-Shops, Imbisswagen und mobile Unternehmen

Nachteile:

• Eingeschränkte Funktionalität: Möglicherweise fehlen erweiterte Funktionen für Bestandsverwaltung oder Berichtswesen.
• Batterieabhängigkeit: Benötigt geladene Geräte zum Betrieb
• Kleinere Bildschirmgröße: Kann bei komplexen Transaktionen oder Bestellungen mit mehreren Artikeln problematisch sein.
• Sicherheitsbedenken: Persönliche Geräte sind möglicherweise anfälliger für Diebstahl oder Verlust.
• Professionelles Erscheinungsbild: Vermittelt möglicherweise nicht dieselbe Glaubwürdigkeit wie traditionelle Systeme.

Ideal für: Kleinstunternehmen, Dienstleister, mobile Verkäufer, Unternehmen mit begrenztem Platzangebot und als ergänzendes System für etablierte Einzelhändler.

4. Selbstbedienungs-Kiosk-Kassensysteme

Was sie sind: Selbstbedienungskioske ermöglichen es Kunden, Produkte anzusehen, Bestellungen aufzugeben und Zahlungen ohne Hilfe von Mitarbeitern abzuschließen. Diese Systeme sind in Schnellrestaurants und im Einzelhandel immer häufiger anzutreffen.

Vorteile:

• Reduzierung der Arbeitskosten: Weniger Kassierer werden während des Betriebs benötigt
• Höherer Bestellwert: Kunden geben oft mehr aus, wenn sie selbstständig bestellen.
• Verbessertes Kundenerlebnis: Verkürzt Wartezeiten und stärkt die Kundenkontrolle
• Auftragsgenauigkeit: Vermeidet Missverständnisse zwischen Kunden und Mitarbeitern.
• Upselling-Potenzial: Strategische Anreize können Zusatzkäufe steigern
• 24/7-Betriebspotenzial: Ermöglicht einen Rund-um-die-Uhr-Service

Nachteile:

• Hohe Anfangsinvestition: Hochwertige Kioske können 3.000 bis 10.000 US-Dollar pro Einheit kosten.
• Lernkurve der Kunden: Manche Bevölkerungsgruppen stehen der Technologie möglicherweise ablehnend oder haben Schwierigkeiten damit.
• Wartungsanforderungen: Hardwaredefekte können den Betrieb stören.
• Reduzierter persönlicher Kontakt: Kann sich negativ auf die Kundenbeziehungen auswirken.
• Platzbedarf: Für die Installation wird ausreichend Bodenfläche benötigt.

Ideal für: Schnellrestaurants, Kinos, Lebensmittelgeschäfte mit hohem Transaktionsvolumen und Unternehmen, die ihre Arbeitskosten senken und gleichzeitig das Serviceniveau beibehalten möchten.

5. Terminal-POS-Systeme

Was sie sind: Terminalsysteme sind Tisch- oder Wandgeräte, die Hardware und Software in einem einzigen integrierten Gerät vereinen. Sie stellen einen Mittelweg zwischen traditionellen und modernen Lösungen dar.

Vorteile:

• Platzsparendes Design: Das All-in-One-Design minimiert die Unordnung auf der Arbeitsfläche.
• Zuverlässigkeit: Speziell entwickelte Hardware für den Einsatz in großen Stückzahlen
• Moderate Kosten: Günstiger als vollständige Altsysteme
• Professionelles Auftreten: Vermittelt etablierte Geschäftsglaubwürdigkeit
• Standardisierung: Vertraute Benutzeroberfläche für Mitarbeiter an allen Standorten

Nachteile:

• Fester Standort: Die Terminals lassen sich nicht ohne Weiteres im Geschäft verschieben.
• Eingeschränkte Flexibilität: Hardwarebeschränkungen können die Softwareoptionen einschränken.
• Mäßige Vorlaufkosten: Erfordert im Vergleich zu mobilen Optionen immer noch eine erhebliche Anfangsinvestition.
• Upgrade-Beschränkungen: Der Austausch veralteter Terminals kann teuer sein.

Ideal für: Traditionelle Einzelhandelsgeschäfte, Restaurants mit separaten Kassenbereichen und Unternehmen, die Wert auf Langlebigkeit und professionelles Erscheinungsbild legen.

6. Tablet-POS-Systeme

Was sie sind: Tabletbasierte Systeme nutzen iPads oder Android-Tablets als primäre Benutzeroberfläche und bilden eine Brücke zwischen mobilen und traditionellen Kassensystemen. Diese Systeme greifen häufig auf robuste Tablet-Hardware von Herstellern wie Tcang zurück, die mit leistungsstarken Softwarelösungen kombiniert wird, um benutzerfreundliche Oberflächen mit leistungsstarken Backend-Funktionen zu vereinen.

Vorteile:

• Intuitive Benutzeroberfläche: Die Touchscreen-Navigation ist den meisten Nutzern vertraut.
• Moderate Investition: Günstiger als herkömmliche Terminals
• Vielseitigkeit: Kann montiert, in der Hand gehalten oder auf Theken platziert werden.
• Visuelle Attraktivität: Moderne Ästhetik verbessert das Markenimage
• Umfangreiches App-Ökosystem: Zugriff auf Tausende von Geschäftsanwendungen
• Effizienz der Mitarbeiterschulung: Intuitive Benutzeroberflächen reduzieren die Schulungszeit.

Nachteile:

• Bedenken hinsichtlich der Haltbarkeit: Consumer-Tablets sind möglicherweise nicht für raue gewerbliche Umgebungen geeignet.
• Regelmäßiger Austausch: Tablets haben eine kürzere Lebensdauer als speziell dafür entwickelte POS-Hardware.
• Zusätzliche Anforderungen: Separate Kassenschubladen, Belegdrucker und Scanner werden benötigt.
• Bildschirmlesbarkeit: Kann in hellen Umgebungen oder im Freien schwierig sein.

Ideal für: Restaurants, Boutiquen, Dienstleistungsunternehmen und Firmen, die ein Gleichgewicht zwischen moderner Funktionalität und Erschwinglichkeit suchen.

Wichtige Faktoren, die Sie bei der Auswahl Ihres Kassensystems berücksichtigen sollten

Unternehmensgröße und -art

Ihr Geschäftsmodell bestimmt maßgeblich, welche Kassensysteme für Sie am besten geeignet sind. Ein Imbisswagen hat ganz andere Bedürfnisse als ein Warenhaus mit mehreren Filialen. Berücksichtigen Sie branchenspezifische Anforderungen, wie z. B. Tischverwaltung für Restaurants, Terminplanung für Friseursalons oder Kommissionsverwaltung für Secondhand-Läden.

Budgetüberlegungen

Berücksichtigen Sie sowohl die Anschaffungskosten als auch die langfristigen Ausgaben. Cloudbasierte Systeme, die häufig kompatible Hardware von Herstellern wie Tcang nutzen, mögen zwar niedrigere Anschaffungskosten aufweisen, doch berechnen Sie die Gesamtbetriebskosten über drei bis fünf Jahre, einschließlich Hardware, Software-Abonnements, Zahlungsabwicklungsgebühren und Wartung.

Wesentliche Merkmale

Ermitteln Sie Ihre wichtigsten Anforderungen, bevor Sie Systeme vergleichen:

• Bestandsverwaltung: Echtzeit-Tracking, Warnmeldungen bei niedrigem Lagerbestand, automatische Nachbestellung
• Mitarbeitermanagement: Zeiterfassung, Vertriebsleistung, Berechtigungsstufen
• Kundenbeziehungsmanagement: Kaufhistorie, Treueprogramme, Marketingintegration
• Berichterstattung und Analysen: Umsatztrends, Produktleistung, Finanzberichte
• Integrationsmöglichkeiten: Buchhaltungssoftware, E-Commerce-Plattformen, Marketing-Tools
• Zahlungsabwicklung: Kreditkarten, mobile Geldbörsen, kontaktloses Bezahlen, Teilzahlungen

Skalierbarkeit und Wachstum

Wählen Sie ein System, das mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann. Wenn Sie planen, an mehreren Standorten zu expandieren, einen Online-Shop zu eröffnen oder Ihr Transaktionsvolumen deutlich zu steigern, stellen Sie sicher, dass Ihr Kassensystem diese Änderungen ohne kompletten Austausch bewältigen kann.

Benutzererfahrung

Das beste System ist dasjenige, das Ihr Team tatsächlich effektiv nutzt. Berücksichtigen Sie den Lernaufwand, die intuitive Bedienbarkeit und die verfügbaren Schulungsressourcen. Der Widerstand der Mitarbeiter gegen komplizierte Systeme kann selbst die funktionsreichste Lösung zunichtemachen.

Zahlungsabwicklung

Machen Sie sich mit der Zahlungsabwicklung vertraut. Einige POS-Anbieter schreiben die Nutzung ihres Zahlungsabwicklungssystems vor (geschlossenes System), während andere Ihnen die Wahl des Zahlungsanbieters überlassen (offenes System). Vergleichen Sie die Transaktionsgebühren, da diese sich langfristig erheblich auf Ihren Gewinn auswirken können.

Technische Unterstützung

Zuverlässiger Kundensupport ist entscheidend, wenn Ihr Kassensystem Probleme hat. Prüfen Sie die Verfügbarkeit des Supports (24/7 oder nur während der Geschäftszeiten), die Reaktionszeiten, die Supportkanäle (Telefon, Chat, E-Mail) und ob der Support im Preis inbegriffen ist oder zusätzliche Gebühren anfallen.

Sicherheit und Compliance

Stellen Sie sicher, dass jedes System, das Sie in Betracht ziehen, PCI-DSS-konform ist und robuste Sicherheitsfunktionen bietet, darunter Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Tokenisierung, Benutzerauthentifizierungsprotokolle und regelmäßige Sicherheitsupdates. Datenpannen können für Unternehmen jeder Größe katastrophale Folgen haben.

Ihre Entscheidung treffen: Ein praktischer Ansatz

Schritt 1: Ermitteln Sie Ihren Bedarf

Erstellen Sie eine umfassende Liste Ihrer Geschäftsanforderungen, einschließlich unverzichtbarer Funktionen, wünschenswerter Funktionen, Ausschlusskriterien und Budgetbeschränkungen. Seien Sie ehrlich hinsichtlich Ihrer technischen Möglichkeiten und der verfügbaren IT-Unterstützung.

Schritt 2: Optionen recherchieren

Identifizieren Sie 3–5 Systeme, die Ihren Anforderungen zu entsprechen scheinen. Lesen Sie unabhängige Bewertungen von Unternehmen mit ähnlichen Anforderungen, fordern Sie Demos von Anbietern an und sprechen Sie nach Möglichkeit mit bestehenden Nutzern. Unternehmen wie Tcang bieten oft kostenlose Testversionen ihrer Hardware an, sodass Sie die Kompatibilität und die Funktionalität in Ihrer realen Umgebung testen können, bevor Sie sich für eine vollständige Softwarelösung entscheiden.

Schritt 3: Gesamtkosten berechnen

Berechnen Sie für jede Option die gesamten Kosten, einschließlich Hardwarekosten, Softwareabonnements, Gebühren für die Zahlungsabwicklung, Schulungskosten und laufende Wartung. Vergessen Sie nicht, potenzielle Umsatzsteigerungen durch verbesserte Effizienz oder ein optimiertes Kundenerlebnis zu berücksichtigen.

Schritt 4: Probefahrt

Nutzen Sie kostenlose Test- oder Demozeiträume. Verarbeiten Sie reale Transaktionen, testen Sie die Bestandsverwaltung, erstellen Sie Berichte und evaluieren Sie, wie das System Ihre spezifischen Arbeitsabläufe unterstützt. Beziehen Sie wichtige Mitarbeiter in diese Testphase ein, um unterschiedliche Perspektiven zu erhalten.

Schritt 5: Planumsetzung

Sobald Sie sich für ein System entschieden haben, entwickeln Sie einen detaillierten Implementierungsplan, der eine Strategie für die Datenmigration, einen Schulungsplan für die Mitarbeiter, eine Phase des Parallelbetriebs und Notfallpläne für technische Probleme umfasst.

Die Zukunft der Kassensysteme

Die POS-Branche entwickelt sich weiterhin rasant. Zu den aufkommenden Trends gehören künstliche Intelligenz für prädiktive Analysen und personalisierte Empfehlungen, biometrische Authentifizierung für erhöhte Sicherheit, Augmented Reality für immersive Einkaufserlebnisse, die Integration von Kryptowährungszahlungen und sprachgesteuerte Schnittstellen für die freihändige Bedienung.

Das Verständnis dieser Trends kann Ihnen bei der Auswahl eines Systems helfen, das auch im Zuge des technologischen Fortschritts relevant bleibt.

Abschluss

Die Auswahl des richtigen Kassensystems erfordert eine sorgfältige Bewertung der verschiedenen verfügbaren Systeme, eine ehrliche Einschätzung Ihrer Geschäftsanforderungen und eine gründliche Recherche der verfügbaren Optionen. Ob Sie sich für ein traditionelles System entscheiden, die Flexibilität cloudbasierter Lösungen mit kompatibler Hardware von Anbietern wie Tcang nutzen, mobile Lösungen bevorzugen oder innovative Selbstbedienungskioske implementieren – die richtige Wahl ist diejenige, die zu Ihrem spezifischen Geschäftsmodell, Budget und Ihren Wachstumsplänen passt.

Denken Sie daran, dass Ihr Kassensystem mehr ist als nur ein Werkzeug zur Zahlungsabwicklung – es ist das zentrale Nervensystem Ihres Unternehmens. Nehmen Sie sich Zeit für eine fundierte Entscheidung und zögern Sie nicht, Vorführungen, Testversionen und Expertenrat einzuholen. Die Investition in das richtige System zahlt sich durch höhere Effizienz, ein besseres Kundenerlebnis und wertvolle Geschäftseinblicke über Jahre hinweg aus.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

1. Wie hoch sind die ungefähren Kosten eines Kassensystems?

Die Kosten für Kassensysteme variieren stark. Traditionelle Systeme können hohe Anschaffungskosten für Hardware und Softwarelizenzen verursachen, die Tausende oder sogar Zehntausende von Dollar betragen können. Mobile Kassensysteme (mPOS) bieten die niedrigsten Anschaffungskosten. Cloudbasierte Kassensysteme, die oft auf Hardware laufen, die mit verschiedenen Softwarelösungen (darunter auch von Herstellern wie Tcang ) kompatibel ist, nutzen typischerweise ein monatliches Abonnementmodell (z. B. 50 bis 300 Dollar pro Monat). Dies reduziert die Anfangsinvestition deutlich, verursacht aber laufende Betriebskosten. Selbstbedienungskioske haben vergleichsweise hohe Hardwarekosten. Beim Vergleich sollten Sie unbedingt die Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership, TCO) berechnen, die Hardware, Software, Gebühren für die Zahlungsabwicklung und Supportgebühren umfassen.

2. Was ist der Hauptunterschied zwischen Cloud-POS und traditionellen POS-Systemen?

Der Hauptunterschied liegt in der Datenspeicherung und dem Datenzugriff. Ein herkömmliches Kassensystem speichert alle Daten auf einem lokalen Server (z. B. einem Computer im Büro). Es funktioniert oft auch ohne Internetverbindung, aber der Zugriff auf die Daten ist von überall nicht möglich. Ein cloudbasiertes Kassensystem (oft auf vielseitiger Hardware von Anbietern wie Tcang ) speichert Ihre Verkaufs- und Bestandsdaten sicher im Internet. Dadurch können Sie Ihre Geschäftsberichte jederzeit und von überall in Echtzeit abrufen, das System aktualisiert sich automatisch und lässt sich einfacher in andere Online-Tools (wie E-Commerce-Plattformen) integrieren.

3. Kann ich ein iPad als Kassensystem verwenden?

Ja, dies ist ein sogenanntes Tablet-POS-System und eine beliebte Form cloudbasierter Kassensysteme. Die Nutzung eines iPads oder Android-Tablets als Hauptschnittstelle ist sehr intuitiv und kostengünstiger als herkömmliche Kassenterminals. Hardwarehersteller wie Tcang produzieren robuste Tablets, die als Tablet-POS-System eingesetzt werden können. Sie führen leistungsstarke Anwendungen von Softwareanbietern aus und lassen sich mit Belegdruckern, Kassenschubladen und Barcode-Scannern zu einer kompletten, modernen POS-Lösung kombinieren. Dies ist ideal für Boutiquen, Cafés und Restaurants.

4. Ist der Wechsel des Kassensystems schwierig?

Es hängt von der Menge der zu migrierenden Daten (insbesondere Kundenlisten und Lagerbestände) und dem gewählten neuen System ab. Die Datenmigration von einem alten, herkömmlichen System kann komplex sein. Viele moderne Cloud-POS-Anbieter bieten jedoch Tools zur Datenmigration und spezialisierte Kundensupport-Teams, die Sie durch den Prozess begleiten. Ihre Systeme laufen oft auf vielseitiger Hardware von Unternehmen wie Tcang , deren Geräte auf breite Kompatibilität ausgelegt sind. Am besten planen Sie im Voraus, führen den Wechsel außerhalb der Stoßzeiten durch und stellen sicher, dass Ihre Mitarbeiter vor der Inbetriebnahme umfassend geschult sind.